Dienstverlener Vivium Zorggroep gaat het personeelsplanning-systeem van softwarebedrijf Intus implementeren. De overstap moet de organisatie helpen de overstap naar zelfsturende teams te maken. Naast deze implementatie moet het personeelsplanning-systeem ook nog gekoppeld worden met de flexpool, het hr-systeem en het cliëntenplanningssysteem. Dit moet allemaal per januari 2016 zijn afgerond.
Vanaf november gaat Vivium beginnen met de pilot van het personeelsplanning-systeem van Intus. Een aantal teams dat nu al zelfroostert, kan er dan al mee werken. Tegelijkertijd worden medewerkers getraind over de werking van het systeem en worden op de achtergrond koppelingen gemaakt met twee andere grote systemen. ‘Voor 1 januari moet InPlanning worden geïmplementeerd en moet het systeem aan het hr-systeem van Afas en aan het cliëntenplanning-systeem worden gekoppeld’, aldus Esther Lok, manager Flexbureau Vivium.
Vivium Zorggroep biedt verschillende zorgdiensten, zoals woonzorg en thuiszorg, in de regio Gooi en Vechtstreek. Ongeveer drieduizend medewerkers zijn werkzaam bij de zorgdienstverlener en deze moeten binnenkort allemaal zelf kunnen roosteren. Het huidige personeelsplanning-systeem van Vivium was meer een registratiesysteem dan een systeem dat je daadwerkelijk helpt met inplannen, legt Lok uit.
Zelfsturende teams
Omdat Vivium wil werken met zelfsturende teams, waarbij personeelsplanning juist van belang is, ging het op zoek naar nieuwe software. ‘Onze grootste motivatie om met zelfsturende teams te willen gaan werken, is dat dit meer zeggenschap aan de medewerkers op de werkvloer geeft’, zegt Lok. ‘Personeelsplanning heeft zoveel invloed op het privéleven van onze medewerkers. We kunnen dan ook moeilijk mobiel thuis werken, in vergelijking met andere banen.’ Op deze manier hoopt Vivium ook de tevredenheid van medewerkers te verhogen. Tot slot zegt Lok dat bij de beslissing ook heeft meegespeeld dat de zorg te maken heeft met beperktere budget.
Vivium heeft uiteindelijk gekozen voor het personeelsplanning-systeem InPlanning van softwarebedrijf Intus. ‘De software van Intus sluit aan op het werken met zelfsturende teams en InPlanning lijkt makkelijk te volgen en te gebruiken’, meent Lok.
Centrale flexpool
Ook is het Intus-systeem goed te koppelen met onze andere systemen, zoals de flexpool van Vivium, aldus Lok. Op dit moment zijn de verschillende flexpools van Vivium en de persooneelsplanning van vaste medewerkers gescheiden. ‘Inplanning van de openstaande diensten gebeurt nu via via, of via een Excel-bestand of mailtjes.’ De lokale flexpools worden samengevoegd tot één centrale flexpool. Vervolgens wordt het Intus-systeem aan deze centrale flexpool gekoppeld. De zelfroosterende teams kunnen dan via één systeem hun rooster maken en ook openstaande diensten aanvragen.
Hoe kom je thuis op Intus via de lap top.gr Jolanda