Hoe bepaal je als mkb’er of outsourcing van bepaalde it-activiteiten voordelig kan zijn? Als je afgaat op de marketing van allerlei aanbieders, zou je bijna denken dat je als mkb’er niets meer zelf zou moeten doen. Besteed alles uit en je krijgt gouden bergen. Helaas is dat de halve waarheid. Als het gaat om it-outsourcing en cloud, moet je bewuste keuzes maken en beginnen bij het begin.
Stap 1 is een stevige analyse van je kernprocessen en bepalen voor welke processen jouw it cruciaal is. Met andere woorden: hoelang kun je zonder bepaalde it-voorzieningen voordat het geld gaat kosten? Een geautomatiseerd ordersysteem dat per dag een handvol grote orders verwerkt, is in principe minder kritisch dan een systeem dat een paar duizend orders per dag verwerkt. In het eerste geval kun je eventueel korte tijd zonder het systeem door over te stappen op handmatige verwerking. Dat is niet ideaal, maar kan wel. In het tweede geval is handmatig verwerken uiteraard geen optie. Beschrijf je processen en deel ze in categorieën van zeer kritisch tot minst kritisch in. Dan heb je de basis gelegd voor stap 2.
Stap 2 is een it-partner zoeken, die vervolgens met jou kan meedenken over de vraag wat je zelf wilt doen en welke activiteiten je beter kunt uitbesteden. Zoek een partner die proactief kan meedenken en die je op zowel telecommunicatiegebied als it-gebied kan adviseren en kan voorzien van diensten. Als het dan misgaat, heb je in ieder geval ‘one throat to choke’, zoals de Amerikanen zeggen. Positief uitgelegd: je hebt één loket voor spraak en data. Een proactieve partner is een partner die altijd een plan B heeft voor de echt kritische diensten. Die bijvoorbeeld een extra lijn van een tweede leverancier laat aanleggen als je afhankelijkheid van een optimale connectie heel groot is. Maak samen met je it-partner keuzes over wat je zelf blijft doen en wat je uitbesteedt op basis van de inzichten die je in stap 1 hebt verkregen.
Stap 3 Voer één keer per jaar een open gesprek met je it-partner over wat je bezighoudt en wat er beter kan. Probeer niet alles in een keer voor elkaar te krijgen. Dat gaat niet lukken. Maak een wensenlijst en maak een reële tijdplanning om een bepaald doel te realiseren. Zorg voor focus op een bepaald onderwerp.
Op deze manier is het een stuk makkelijker manoeuvreren tussen wat goed is en wat technisch mogelijk is, en kom je sneller tot de juiste keuzes.
