De provincie Overijssel besteedt het technisch applicatiebeheer van zijn SAP-systeem Civision uit aan Ctac. De beheertaken lagen bij een gezamenlijk servicecentrum dat ook taken deed voor de gemeenten Zwolle en Kampen. Daarvoor lag het beheer sinds 2007 bij SAP-dienstverlener myBrand, dat het contract echter ontbonden zag worden door de oprichting van het servicecentrum. Het contract met Ctac is vier jaar met een waarde van 2.696 euro per maand.
De provincie heeft SAP-Civision draaien voor zijn backofficeprocessen. Het is een SAP-oplossing van PinkRoccade Local Government die toegesneden is op de lokale en provinciale overheden. In de afgelopen jaren heeft PinkRoccade nog een aantal vernieuwingen doorgevoerd, zoals Workflow 2.0 en een Simple Finance-tool.
In 2011 verlengde de provincie nog voor vier jaar het contract met myBrand voor het technisch beheer van de SAP-omgeving. Het contract was een verlenging van de overeenkomst die de dienstverlener en de provincie de afgelopen vier jaar hadden.
SSC
De overeenkomst werd echter ontbonden doordat de provincie samen met de gemeenten Zwolle en Kampen per 1 januari 2013 een zogeheten shared service center (ssc) oprichtten voor het bundelen van ict en andere facilitaire zaken. Ook het technisch beheer van SAP werd teruggehaald (alleen voor de provincie; Zwolle en Kampen hebben geen SAP-Civision draaien).
Dit bleek in de praktijk geen handige zet. ‘Binnen de eigen organisatie was er te weinig technische SAP-kennis om het beheer op het gewenste hoge niveau te houden’, zegt Maarten Prins, teamleider Backoffice Financiën bij provincie Overijssel.
Massa
De provincie schreef een meervoudige, onderhandse offerteaanvraag uit met als doel een partner te vinden die gespecialiseerd is in SAP en haar ontzorgt. ‘De keuze viel op Ctac vanwege de uitgebreide SAP-expertise en zijn sterke positie in de markt’, zegt Prins.
‘Feit is gewoon dat de massa van een bedrijf als Ctac veel groter is op het gebied van technisch SAP-beheer dan bij ons. Dit biedt allerlei voordelen: hoger kennisniveau van medewerkers, meer backup aanwezig indien er personen ziek zijn en/of op vakantie gaan, etcetera. Dit, in combinatie met een reële prijs heeft ons doen besluiten de opdracht aan Ctac te gunnen.’
Hernieuwde start
Er gaan geen personeelsleden vanuit het ssc over naar Ctac. ‘Dankzij de uitbesteding kunnen wij ons nu meer richten op onze kernactiviteiten, iets waar krimpende budgetten ons toe dwingen’, vervolgt Prins. ‘Onze it-professionals kunnen zich nu meer focussen op de alignment van organisatie en it. Het functionele beheer van SAP-Civision vindt overigens nog steeds plaats in mijn team.’
‘Dat provincies hun technisch applicatiebeheer uitbesteden, komt zelden voor’, zegt Henny Hilgerdenaar, bestuursvoorzitter van Ctac. Hij noemt dit in zijn ogen belangrijke contract ‘een hernieuwde start van onze SAP-dienstverlening aan provincies.’
