De provincie Utrecht heeft een nieuw enterprise resource planning (erp)-systeem geïmplementeerd, bedoeld om bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever in te richten en zo kostenbesparingen te realiseren. Het gaat om de SAP Civision, een oplossing van Pinkroccade Local Government die toegesneden is op de lokale en provinciale overheden. SAP-dienstverlener Mybrand is aangetrokken als applicatiebeheerder.
De provincie Utrecht startte in 2013 met het project Presto (Proces, Efficiency, Sturing en Organisatie) Doel ervan is kostenbesparingen te realiseren door bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever in te richten. Ter ondersteuning van deze ambities is besloten een standaard erp-systeem aan te schaffen. Na een aanbestedingstraject in 2014 viel de keuze op Pinkroccade Local Government.
Het SAP-systeem helpt de provincie om de interne werkprocessen – onder andere Financiën, In- en Verkoop, Personeelszaken en Facilitaire Diensten – vanuit één informatiesysteem te ondersteunen. In de oude situatie leidt het werken met verschillende applicaties tot dubbele registraties, een overdaad aan interfaces en complexe beheerprocessen. Naast kostenbesparingen door efficiëntere inrichting van die processen, leidt een integrale duiding en opslag van gegevens tot een betere informatievoorziening.
Begin 2015 is gestart met de ‘proof of concept’ van het erp-systeem. De implementatie heeft de provincie in eigen beheer uitgevoerd, in samenwerking met Pinkroccade. Mybrand neemt als SAP-dienstverlener de hosting en het technisch beheer van het SAP-landschap van de provincie voor zijn rekening.
De provincie is per 1 januari 2016 operationeel gegaan met de invoering van het eerste gedeelte; Finance & Projecten en In- en Verkoop. De implementatie verliep binnen tijd en budget.
Provincies
Het contract met Pinkroccade, dat een waarde heeft van 4,5 miljoen euro, loopt tot medio 2018. Daarna kan de provincie de overeenkomst steeds met één jaar te verlengen, tot maximaal 2024. De provincie neemt via een gefaseerde aanschaf tussen de driehonderd en 850 licenties af. Deze bandbreedte wordt toegepast omdat nog niet duidelijk is welke functionaliteiten uiteindelijk wel of niet geïmplementeerd zullen worden. Daarnaast is er nog een gefaseerde aanschaf van tussen de 75 en 150 licenties voor ‘zware’ gebruikers.
Er werken meer provincies met SAP-software, al dan niet van Pinkroccade. Het gaat bijvoorbeeld om Overijssel, Noord-Holland, Gelderland en Noord-Brabant.
