CNV Vakmensen besloot in 2014 de organisatie te centraliseren en digitaliseren. De activiteiten van de vakbond werden in de loop van 2015 gebundeld, de bestuurders en onderhandelaars gingen van een fysieke naar een digitale werkplek. Winvision richtte voor de vakbond een nieuw centraal platform voor mobiel werken en online samenwerken in.
‘Zowel fysiek als digitaal is CNV Vakmensen gecentraliseerd’, zegt Erik van Esch, projectmanager van Winvision. ‘De bestaande omgeving is vervangen door een Office 365-omgeving waarbij Sharepoint Online als onderdeel van deze omgeving een belangrijke rol speelt. Dit centrale platform ondersteunt het nieuwe ‘activiteitgericht werken’ en maakt online samenwerken, vergaderen en kennisdelen mogelijk. De basis is halverwege dit jaar live gegaan met teamsites, projectsites, samenwerkingsomgevingen en integratie van Yammer als social media-component. We werken op dit moment ook nog aan de digitalisering van de collectieve en individuele dossiers. Al die documenten worden ingescand en in het portaal ondergebracht. Elke dag wordt in Utrecht ook de binnenkomende post gedigitaliseerd en via het portaal gedistribueerd.’
‘Het is wennen voor de medewerkers’, zegt Maartje Kuperus van het CNV. ‘We hebben alle medewerkers vanaf het begin zo goed mogelijk meegenomen in de overstap, zodat ze inbreng hadden en precies wisten wat er ging gebeuren. Dan nog is er natuurlijk een groot verschil in snelheid van adoptie en in digivaardigheden. Maar vrijwel iedereen is enthousiast over wat er nu allemaal digitaal kan. Om een voorbeeld te geven: we maakten gebruik van een enorm Excel-document in onze organisatie, het werkpakkettenoverzicht. Een heel bewerkelijk document dat lastig actueel te houden was. Nu kun je in een paar klikken alle gegevens die je zoekt boven tafel krijgen. Er werden ook nog wel vragen gesteld over de veiligheid van gegevens in de cloud. Daarin hebben we medewerkers gerust kunnen stellen. Het opvallende is dat die vragen over veiligheid vroeger nauwelijks werden gesteld toen bestuurders met vertrouwelijke dossiers in de kofferbak het hele land doorreden.’
