OSN is een snelgroeiende organisatie die zich bezighoudt met levering en onderhoud van multifunctionele printers. Ook richt OSN zich op het adviseren, installeren en onderhouden van software op het gebied van digitale documentverwerking. Karen den Braven, teamleider administratie bij OSN, vertelt waarom OSN koos voor 20/20 Xspend, hoe het project verliep en welke voordelen zij nu hebben.
Bij OSN werkte administratieteamleider Keren den Braven al met een systeem voor digitale factuurverwerking. ‘Het systeem voldeed niet meer aan de eisen. De workflow was statisch, facturen raakten kwijt, de factuurherkenning was slecht en het programma was heel traag.’ Het systeem was na drie jaar toe aan vervanging. Dit was ook de reden voor OSN om te kijken wat de markt te bieden had.
In 2015 sloten 20/20 vision Software en OSN een partnership. Dat zorgde bij den Braven voor een dilemma. ‘We hebben toen nagedacht over wat we zouden doen. Maken we eerst een selectie van softwareleveranciers of gaan we direct met 20/20 praten? We besloten uiteindelijk om eerst met 20/20 te praten. Uiteraard hebben we wel gezegd dat we naar andere partijen zouden kijken als 20/20 Xspend niet aan onze wensen zou voldoen. Maar dat is niet het geval geweest.’
Demonstratie van 20/20 Xspend
‘Door de demonstratie werd ik enthousiast. De kleurtjes, de indeling, het zag er allemaal veel moderner en makkelijker uit.’ Den Braven zag direct een paar voordelen van 20/20 Xspend. ‘In het oude systeem moesten wij per factuur boeken op de grootboekrekening. Een voordeel van 20/20 Xspend is dat de factuur ook op kostenplaats te boeken is. Daarnaast is het ook makkelijker om facturen heen en weer te sturen tussen mensen. Je kunt heel snel om akkoord vragen. En alles wordt gelogd, waardoor je altijd de geschiedenis van de factuur ziet.’
‘Er is nu te boeken op kostenplaats en de goedkeuring is geautomatiseerd.’ Het proces is volgens Den Braken in grote lijnen hetzelfde gebleven. OSN kreeg facturen al digitaal binnen en een enkeling per post. Toch zijn er een paar verbeteringen in het proces.
‘In het oude systeem moest je per factuur kijken onder welke grootboekrekening hij geboekt moest worden en naar wie de factuur toe moest. We hadden twee mensen met daarnaast allemaal second opinion goedkeurders. Die bepaalden waar een factuur heen moest. Facturen raken niet meer kwijt en zijn makkelijk terug te vinden.’ Dit was volgens Den Braven vooral lastig bij goedkeuren. ‘Soms was het niet helemaal duidelijk wie de factuur moest goedkeuren. Als de factuur dan bij de verkeerde persoon terecht kwam ontstond er veel onduidelijkheid. Dan werd de factuur gekilled en begon het hele proces opnieuw.’
Den Braven geeft aan dat met 20/20 Xspend OSN facturen kan boeken op kostenplaats. Ook is het goedkeuren van facturen nu volledig geautomatiseerd. In het oude systeem moest men nog zelf kiezen wie de factuur moest goedkeuren. Door de goedkeurmatrix van 20/20 Xspend gaat dit nu volledig automatisch. Facturen worden door vooraf gestelde regels nu aangeboden aan de juiste persoon. Een flinke vooruitgang.
Duidelijke communicatie
Over de projectaanpak zegt Den Braven het volgende: ‘Ik vond dat er meer bij het project kwam kijken dan ik in eerste instantie dacht. Gelukkig werd er vanuit 20/20 vision Software duidelijk gecommuniceerd. Ik kreeg een document waarin helder stond omschreven wat ik allemaal moest regelen op zowel functioneel als technisch vlak. Zo kon ik punt voor punt afstrepen. Op basis van de interviews heeft de 20/20 consultant een opleverdocument gemaakt waarin staat hoe wij op de oude manier werken en wat de nieuwe manier wordt.’
Den Braven geeft aan tevreden te zijn over de behaalde doelstellingen en resultaten: ‘Onze doelstelling was om een duidelijke workflow te hebben die makkelijk te wijzigen is. Dat is gelukt. Ik zie voordelen in gebruiksgemak, delegeren bij afwezigheid, betere logging, de moderne look & feel, een sneller archief, automatisch voorcoderen en daarom niet nadenken over naar wie de factuur gaat; de flow is vooraf bepaald!’
Den Braven sluit af met een advies voor andere organisaties: ‘Denk na over hoeveel facturen je gemiddeld ontvangt, hoeveel verschillende workflows en goedkeurders je hebt, wat de uitzonderingen zijn, welke facturen/leveranciers voor problemen in herkenning kunnen zorgen, et cetera. Als je dit al in kaart gebracht hebt, dan kun je makkelijk samen met de consultant tot de beste inrichting komen. ‘Een goede inventarisatie helpt je om een demonstratie te krijgen die zoveel mogelijk op jouw wensen is toegespitst. En dat is echt een aanrader.’
