Nikon Europe werkte op het gebied van masterdata al jaren met Catt. Toen de ondersteuning voor de applicatie wegviel, moest het bedrijf echter op zoek naar een alternatief. Een Winshuttle-demo van Ctac gaf de doorslag. Piet-Jan van Egdom, teamleider SAP support bij Nikon Europe, vertelt over de nieuwe oplossing.
Nikon Europe gebruikt sinds 1999 SAP en vanaf 2013 is daar Winshuttle bij gekomen. Het bedrijf heeft het technisch beheer van zijn SAP systemen bij Ctac ondergebracht. Van Egdom: ‘We hebben binnen Europa zo’n zeshonderd SAP-gebruikers. Onder hen bevindt zich een behoorlijke groep gebruikers, die SAP voor slechts een individuele transactie inzet: de ‘single transaction’ users. Een goed voorbeeld hiervan zijn service engineers die alleen hun reiskosten registreren binnen SAP Travel Management.’
‘Deze gebruikers hadden door de complexiteit van de formulieren vaak moeite met het correct invullen van de gegevens. Daarom hebben wij voor onze service engineers een Winshuttle-webformulier ontwikkeld, waarop ze hun reiskosten kunnen invullen. Het proces werkt veel sneller en eenvoudiger, en wordt beter gestuurd dankzij de achterliggende Winshuttle-workflow.’
Vóór Winshuttle gebruikte Nikon voornamelijk Catt voor het uploaden (aanleggen en wijzigen) van masterdata. Eigenlijk is Catt daarvoor niet bedoeld. ‘Na de upgrade van ons R/3-systeem naar ECC 6.0 werd Catt ook niet meer ondersteund en zijn we op zoek gegaan naar een alternatief’, aldus Van Egdom.
Nadat Ctac een demo gaf van Winshuttle Transaction, was Nikon helemaal om. Van Egdom: ‘Winshuttle bleek meer dan een uitstekende vervanger te zijn voor de functionaliteit van Catt. Inmiddels gebruiken we zo’n honderd scripts in Winshuttle. De ervaringen zijn positief. Het is een gebruiksvriendelijke applicatie met veel extra mogelijkheden, validatieslagen en duidelijke logging. Ook zijn records met fouten makkelijk te corrigeren en opnieuw te verwerken, en zijn er goede back-upmogelijkheden.’
Inzicht in voorraad
Naast de functionaliteit van Winshuttle Transaction ontwikkelt Nikon Europe inmiddels ook zelf webformulieren met Winshuttle en publiceert die in de eigen Sharepoint-omgeving. Op dit moment zijn in Europa de volgende workflows in gebruik: offertes maken voor service engineers, voorraadbeheer, crossdock-handling en reiskostenbeheer. Van Egdom: ‘In Zwitserland bijvoorbeeld ontbrak het overzicht van wat we op voorraad hadden. Vaak werden onderdelen zonder registratie aan engineers meegegeven. Met het aanmaken van de formulieren in Winshuttle hebben we de drempel zó laag gemaakt, dat iedere medewerker in het magazijn een formulier eenvoudig invult.’
Van Egdom haalt nog een voorbeeld aan uit Frankrijk. Daar is een Winshuttle-script ontwikkeld voor klantenservice, dat vijf individuele transacties in SAP vervangt. Van Egdom: ‘Het is een enorme vereenvoudiging van onze processen. Bovendien zijn de formulieren zo gemaakt, dat ze de gebruiker dwingen bepaalde informatie in te vullen, zoals landcode, seriecode en artikel. Zo’n dwingend script zorgt voor eenheid van data, maar ook voor meer inzicht in processen. De rapportages vanuit Frankrijk zijn daardoor eindelijk bruikbaar. Het grote voordeel is dat er minder ‘data entry’-fouten worden gemaakt, waardoor we onze service aan leveranciers, klanten en resellers aanzienlijk verbeteren.’
Master data management
Nikon heeft veel geleerd van de implementatie van Winshuttle. Van Egdom: ‘Het is belangrijk om verschillende gebruikersgroepen te onderscheiden, autorisaties goed te definiëren en een testomgeving in te richten. We proberen er scherp op te zijn om niet lukraak allerlei webformulieren te ontwikkelen ter vervanging van diverse transacties binnen SAP, maar alleen wanneer dat duidelijk toegevoegde waarde biedt. Waar we deze toegevoegde waarde vooral zien, is op het gebied van master data management (mdm). Binnen de Nikon Europe-organisatie is het belang van masterdata lange tijd onderschat. Een duidelijke structuur ontbrak en er was gebrek aan onderlinge afstemming tussen het Europese hoofdkantoor en de verschillende landenorganisaties.’
‘We zijn inmiddels begonnen met een project om de processen rondom master data management in kaart te brengen. We zien Winshuttle als dé tool om deze processen er straks mee te ondersteunen. De workflowmogelijkheden binnen Winshuttle zorgen er dan voor dat alle betrokken afdelingen op het juiste moment geïnformeerd zijn over de mdm-taken waarvoor hun input vereist is.’
