De gemeente Molenwaard heeft nu ook het proces rond het beheren en versturen van uitgaande facturen volledig digitaal. In 2012 startte de gemeente uit de Alblasserwaard al met het digitaal verwerken van inkomende facturen. Voor beide oplossingen heeft Molenwaard de hulp ingeroepen van softwareleverancier Lucom Benelux.
Molenwaard staat hoog (nummer 3) op de ranglijst van gemeentes met de beste digitale dienstverlening en is bekend om het een virtuele gemeentehuis. Alleen al daarom wilde zij haar uitgaande facturen ook digitaal kunnen versturen. Lucom is hiermee begin dit jaar begonnen en heeft het proces van uitgaande facturatie inmiddels ingericht en gedigitaliseerd.
De Lucom-oplossing voor elektronisch factureren kon volledig integreren met de bestaande omgeving en systemen van Molenwaard. Het voordeel daarvan is dat er weinig wijzigingen in de bestaande infrastructuur of het beheer hoefde te worden doorgevoerd.
Drie invoerkanalen
De facturen worden nu vanuit drie invoerkanalen aangemaakt en via de Lucom-applicatie automatisch ingelezen in het financieel systeem (Decade) van Molenwaard. De drie kanalen zijn het zaaksysteem, de interactieve aanmaak in de Lucom-applicatie zelf en een applicatie voor begraafadministratie.
Lucom Elektronisch Factureren zorgt voor lay-out en opmaak van de factuur. Waar voorheen verschillende workflows nodig waren, wordt nu één basisworkflow gebruikt, met kleine verschillen afhankelijk van het invoerkanaal. Desgewenst kunnen zowel intern als extern bijlagen worden toegevoegd. Daarna wordt de factuur digitaal verzonden. De facturen worden verzegeld om ‘spookfacturen’ uit te sluiten.
Privaatrechtelijk en publieksrechtelijk?
In het project is ook rekening gehouden met het type van de factuur; is deze privaat-, dan wel publieksrechtelijk. Gemeentelijke belastingen kunnen namelijk ook op de Lucom-factuurapplicatie worden aangesloten. Verder kan de ontvanger met één muisklik een interactief reactieformulier activeren voor het stellen van vragen over de factuur. Alle communicatie wordt vervolgens opgeslagen en bewaard bij de factuur. Er wordt in eigen beheer een archief aangemaakt met zoek- en verzendopties.
