Tot voor kort verwerkte aardappelcoöperatie Agrico de inkomende facturen met de hand. Door de marktontwikkelingen werden de facturen steeds vaker aangeleverd in pdf-formaat, waardoor er meer handelingen voor verwerking moesten worden verricht. Tijd dus om te kijken naar een digitale verwerking van de facturen. Die werd gevonden bij ISProjects.
Dirk Zelhorst, coördinator administratie bij Agrico, vertelt: ‘Voorheen verwerkten wij de inkomende kostenfacturen op de ouderwetse manier; poststempel erop en dan de organisatie door. Omdat wij steeds meer facturen digitaal als pdf ontvangen en deze dan ook eerst geprint moeten worden, zijn wij op zoek gegaan naar een digitale factuurverwerkingsoplossing. Via onze erp-partner, Alfa-Beta Solutions kwamen wij in contact met ISProjects. Wij hebben ook nog enkele andere partijen gesproken. De keuze is op ISProjects gevallen omdat zij blijvend investeren in een interface. Na het sluiten van het contract volgde de Kick-off. Daarbij waren ISProjects en de gebruikers en it van Agrico betrokken. Hierop volgde een inventarisatie gesprek met een consultant van ISProjects, John Schouten. Daar kwam een prima functioneel ontwerp uit voort. Na enkele dagen training voor de key-users konden we aan de slag!’
Efficiënt en overzichtelijk
‘In de testomgeving hebben wij veel tijd gestoken in het vullen van de sjablonen voor de veel voorkomende leveranciers. Dankzij dit voorwerk hebben wij na live-gang direct de voordelen ervaren. Er is een korte handleiding gestuurd naar de gebruikers en enkele goedkeurders hebben wij persoonlijk uitleg gegeven. Dat liep dus op rolletjes. Wat wij wilden bereiken is gelukt: Alle pdf facturen gaan nu vanuit de mailbox rechtstreeks het systeem en de routering in. De enkele papieren facturen die wij nog ontvangen scannen wij via een multifunctional naar dezelfde mailbox. Daardoor volgt de complete facturenstroom dezelfde route. Efficiënt en overzichtelijk’, besluit Zelhorst.
Wat is Agrico
In 1973 bundelden groepen aardappeltelers hun krachten tot één nieuwe coöperatie. Zo ontstond Agrico. Nu, jaren later, is die samenwerking uitgegroeid tot een organisatie die wereldwijd aardappelen vermarkt, nieuwe rassen kweekt en innovatieve oplossingen bedenkt. Veel werk, maar men weet bij Agrico waarvoor men het doet: de beste aardappel voor miljoenen consumenten wereldwijd. Agrico is uitgegroeid tot een wereldspeler door de samenwerking tussen telers, kwekers, medewerkers, partners en klanten.
