Samenwerken in 2016 vraagt om vernieuwend content management. Het goede nieuws? De technologie is beschikbaar en functioneert uitstekend. Centraal content delen en bewerken kan veilig, eenvoudig en controleerbaar met Box. Dit bedrijf staat voor ‘samenwerken 2.0’ en geeft zelf het goede voorbeeld. Want kent u één ander bedrijf dat door Microsoft èn Google wordt omarmd? Wij niet. In dit artikel: Box’ visie op samenwerken binnen en buiten de bedrijfsmuren –en hoe de CIO daarvan gaat profiteren.
Hoe is het toch mogelijk dat grote, internationaal opererende onderzoeksbureaus zo positief zijn over clouddienstleverancier Box? Gartner (enterprise synchronization and sharing), Forrester (business content services), Aragon Research (mobile content management) en Nucleus Research (enterprise content management) zijn lovend over dit bedrijf. En daar moet een reden voor zijn. Ook grote Nederlandse bedrijven spreken zich positief uit over dit moderne content management platform, ontwikkeld in het hart van Silicon Valley.
Eric Overvoorde, CIO bij Royal HaskoningDHV, een internationaal opererend ingenieursbureau, legt in een videoboodschap de keuze voor Box uit: “Wij liepen tegen de grenzen aan van wat we wilden met delen en bewerken van zakelijke documenten. Tegelijkertijd constateerden we dat we de controle over content kwijtraakten omdat mensen uiteraard ook een privéleven hebben en computers, laptops en tablets gebruiken voor andere doeleinden. We wilden toe naar een ‘consumentenproduct’ dat ook geschikt is voor de enterprise.”
Businesscase
Royal HaskoningDHV heeft kantoren in 35 landen. De 7.000 medewerkers moeten hun data altijd en overal bij zich hebben en kunnen delen met collega’s en klanten, waar die zich ook bevinden. Daarbij zijn ‘veiligheid’ en ‘gebruikersgemak’ doorslaggevend. Overvoorde: “Box is een veilige omgeving die onze mensen kennen en gewend zijn. De instapdrempel is laag. Dat bleek uit de pilot die we hebben uitgevoerd. We begonnen met 50 gebruikers, zaten al snel op 500 en later 1.000. Vervolgens hebben we een business-case geschreven, die aan de directie werd gepresenteerd. Dat heeft goed uitgepakt.”
Ook grote bouwbedrijven, zorginstellingen, banken, transportbedrijven, retailers en mediabedrijven ontdekken Box. Multinationals als General Electric, Astra Zeneca en Wallmart gebruiken Box bij al hun bedrijfsprocessen, van logistiek tot callcenter, van administratie tot HR. Ook steeds meer Nederlandse bedrijven kiezen voor deze Silicon Valley-unicorn. En waarom ook niet? Salesconsultant Sander Hofman: “Eigenlijk iedere organisatie die op een eenvoudige, veilige en controleerbare manier content wil verwerken en delen, kan met Box uit de voeten. Dat verhaal dragen we uit.”
Level of permission
De technologie is geavanceerd maar het gebruik is simpel, en de adoptie gaat vloeiend. Bedrijven kunnen de standaard-programma’s van Box gebruiken, maar desgewenst ook met behulp van een API hun eigen applicaties aan Box koppelen. Dit vraagt overigens wel overredingskracht van de salesconsultants. Hofman: “Nederlandse bedrijven willen veel zelf oplossen door maatwerk te bouwen. Nou, dat hoeft echt niet. We proberen die omslag in het denken voor elkaar te krijgen. Ons werk bestaat voor 75 procent uit changemanagement en voor 25 procent uit technologie. Als bedrijven zien hoe snel en makkelijk het werkt, volgt de rest vaak vanzelf.”
David Benjamin, sinds kort de nieuwe algemeen-directeur van Box Europa, benadrukt dat Box zowel geschikt is voor samenwerken met collega’s als met externen (klanten, leveranciers, stakeholders) voor 170 veelgebruikte documenttypes. Benjamin: “Gebruikers kennen zelf het level of permission toe. Denk aan ‘downloaden’, ‘uploaden’, ‘alleen lezen’, ‘samen bewerken’ of ‘tracken’ van het document. Deze vernieuwende manier van samenwerken bespaart onze klanten tientallen miljoenen euro’s. Ze hebben lagere hostingkosten, besparen petabytes aan storage, en tonnen aan papier door geautomatiseerde processen. En medewerkers zijn maar liefst 10 procent productiever doordat content sneller wordt gevonden en niet steeds opnieuw wordt gecreëerd als die al beschikbaar is.”
Datalekken voorkomen
Sander Hofman: “De meesten bedrijven op het gebied van Enterprise File Sync and Share (EFSS) doen weinig aan veiligheid en controle. Daar zijn wij juist sterk in. Volgens ons is die controle essentieel. Digitale content is net water, het gaat waar het wil. Datalekken zijn niet te voorkomen en strategische informatie komt op straat, met hoge boetes als gevolg. Wij denken dat EFSS in de huidige vorm zijn langste tijd heeft gehad. Wij gaan een stap verder met ons gecontroleerde eco-systeem, maken samenwerken eenvoudig en leggen de verantwoordelijkheid daar neer waar die hoort: bij de business-managers.”
