Hoe overleef je in een tijd van digitalisering is een vraag van alle tijden en is in alle sectoren relevant. Als ervaringsdeskundige in de verhuur en beheer van woningportefeuilles (property-management) probeer ik hier deze vraag te beantwoorden.
De beste keuze voor een bedrijf hangt af van verschillende factoren. Van hoe de vastgoedportefeuille eruit ziet van de eigenaren voor wie je werkt. Of hoe je specialistische kennis weet in te zetten en of je die kennis zelf in huis hebt, vrij beschikbaar is of moet inkopen. Andere zaken die meespelen: kennis op het gebied van online processen, marketing, huurrecht, fiscaliteiten, prijsvorming en vastgoed (onderhoud), maar ook als het gaat om financiële en rapportage-eisen.
Ook bedrijven die zich bezig houden met verhuur en beheer van vastgoed moeten niet te lang wachten met de vraag hoe te overleven. Wat ga je doen? Zoveel mogelijk voor een bedrijf als one-stop-shop? Van de screening van een potentiële huurder van een winkelpand tot het schoonmaken van de gemeenschappelijke ruimte in een bejaardencomplex? Of kies je voor een niche? Bijvoorbeeld door uitsluitend buitenlandse studenten te matchen aan beschikbare woonruimte.
Veranderende omgevingsfactoren
De woninghuurmarkt verandert continu. Bijvoorbeeld op het gebied van wetgeving en rapportage-eisen van toezichthouders. Maar dat niet alleen. De technologische vooruitgang (en digitalisering) zorgt ervoor dat huurders andere wensen hebben.
Een property-manager dient met beide factoren rekening te houden. Als je bijvoorbeeld niet weet welke kansen nieuwe huur-contractsvormen bieden, word je vanzelf ingehaald door betrokkenen die dat wel weten. En als je aan je huurders nog steeds een visitekaartje geeft met een fax nummer, moet je jezelf de vraag stellen of je met je klant wel communiceert zoals hij dat verwacht. De huurder verwacht met zijn smartphone vragen te kunnen stellen en status updates te ontvangen.
Diversiteit
De huurmarkt is zeer divers: de doelgroepen variëren van studenten tot senioren. In de ene regio is sprake van krimp, terwijl in de andere regio de wachtlijsten enorm zijn. De woningen zijn nieuw of juist aan renovatie toe. Zelfs de huurprijzen lopen sterk uiteen. Dit betekent dat je als verhuurder & beheerder van woningen met een groot aantal processen te maken kan hebben. De kunst zit hem er in om deze processen voor je medewerkers eenvoudig uitgevoerd te kunnen laten worden. Houd de software en de interface voor de gebruikers dus ook eenvoudig.
Veel softwarepakketten in de sector zijn echter zinloos complex. Ze zijn ontwikkeld voor vele sectoren waarvan de Nederlandse verhuur & beheer markt er slechts één is. Dat resulteert in een te complexe interface met teveel irrelevante mogelijkheden. Denk aan wat Cruijff zei; ‘Voetbal is simpel. Het is echter moeilijk om simpel te voetballen’
Iedere organisatie heeft de noodzaak om continu te blijven verbeteren. Normale bedrijven worden vanzelf weggeconcurreerd als ze dat niet doen. Andere organisaties zoals woningcorporaties hebben toezichthouders en benchmarks die voor de nodige scherptezorgen.
Digitalisering en kpi’s
Bezettingsgraad, betaalmoraal, bedrijfslasten en huurderstevredenheid zijn de essentiële indicatoren (kpi’s) om te voorspellen hoe toekomstbestendig je als property-manager bent. Al deze kpi’s zijn door digitalisering positief te beïnvloeden. De bezettingsgraad en betaalmoraal zijn niet alleen het resultaat van ouderwets mensenwerk, maar ook van de kwaliteit van de processen en datamanagement.
En de bedrijfslasten zijn grotendeels opgebouwd uit personeelslasten en it-kosten. De juiste keuzes ten aanzien van digitalisering zal niet alleen leiden tot lagere it-kosten. Het zal er met name aan bijdragen dat de administratie beter en minder arbeidsintensief wordt. Dat biedt twee kansen: het verlagen van personeelslasten en meer tijd voor andere werkzaamheden waarmee de huurderstevredenheid verder bevorderd wordt.
Kansen op synergie
Ondanks alle veranderingen die momenteel in de branche gaande zijn en de diversiteit van de huurmarkt, komen de verhuur- en beheersprocessen van menig property-manager en woningcorporatie sterk met elkaar overeen. In een digitaliserende wereld biedt dat de sector kansen op synergie.
Momenteel worstelen namelijk vele van deze organisaties samen met hun it-leveranciers hoe zij ten behoeve van hun eigen organisatie processen het beste kunnen inrichten. Bijvoorbeeld als gevolg van wetswijzigingen. Als dit soort generieke processen echter op één centrale plaats (in de cloud) worden uitgewerkt, denk ik dat het wiel veel minder vaak uitgevonden hoeft te worden. Het resultaat? Organisaties zijn beter in staat zich continu te verbeteren.
Ik denk dat nog veel meer oude bedrijven de komende jaren van het toneel verdwijnen. Dat geldt ook voor mijn vakgebied. Ze zullen plaats maken voor nieuwe spelers die innovatief en flexibel met de genoemde factoren om kunnen gaan.
Frank van Min, oprichter en directeur van Wolf Huisvestingsgroep
