Nederlanders vergaderen veel, en daar gaat veel tijd inzitten. Gemeenten zijn hierin geen uitzondering. Overleg is belangrijk, maar het liefst vergaderen we wel zo efficiënt mogelijk. Hoe je dat doet? Geen paperassen meer op tafel; digitalisering, dat is mijn devies. Met de volgende vijf tips kan misschien het leed worden verzacht.
Duurzaamheid is een belangrijk thema voor gemeenten en daarvan is zo min mogelijk papierverspilling een cruciaal onderdeel. De term ‘paperless office’ komt uit de jaren ’70, we zijn er dus al jaren mee bezig. Toch is het nog steeds een toekomstdroom. Technologieën zoals smartphones, cloud en vergaderen op afstand en trends zoals flexwerken zorgen ervoor dat het wél steeds dichterbij komt. Digitaal werken vergroot het werkgemak, digitaal vergaderen idem dito: niet langer slepen met mappen en dossiers en niet meer duimendraaien naast de printer tot deze klaar is met een kopie van de agenda voor alle deelnemers. Waarom vergaderen we dan toch nog niet allemaal zonder papier?
Digitaal vergaderen
Organisaties zien uitdagingen in de overstap naar digitaal vergaderen. We Airdroppen, slaan bestanden op in Dropbox en de iCloud en delen onze schermen moeiteloos tijdens een Webex- of Gotomeeting-sessie. Maar hoe veilig is dat eigenlijk? Veiligheid wordt door veel organisaties gezien als een van de uitdagingen als het gaat om digitaal vergaderen, net als it-falen en weerstand vanuit het team. Hieronder geef ik vijf tips om digitaal vergaderen te laten slagen:
- Veiligheid: bedrijfskritische documenten die besproken worden tijdens vergaderingen moeten veilig opgeslagen en gedeeld worden, zodat derden geen toegang hebben. Maak hier als organisatie goede afspraken over en communiceer wat wel en niet op welke locatie mag worden opgeslagen. Maak gebruik van software die verschillende beveiligingsniveaus aankan. Pas op met vergaderapps, want deze voldoen lang niet altijd aan de wet- en regelgeving.
- Techniek: de it-infrastructuur is de sleutel tot succes. Om daadwerkelijk een efficiëntieslag te realiseren is beschikbaarheid van techniek, beheer en cloud-service cruciaal. Zorg ervoor dat informatie op ieder moment en met elke device beschikbaar is. Maak daarnaast gebruik van krachtige, bewezen informatiemanagementsoftware die aan de behoeften voldoet.
- Draagvlak: op de werkvloer kan weerstand ontstaan tegen een nieuwe manier van vergaderen. Creëer draagvlak onder de medewerkers. Niet iedereen is even digitaal onderlegd en niet iedereen ziet direct de voordelen. Zorg ervoor dat medewerkers de voordelen zien van deze werkvorm.
- Adoptie: ict-projecten mislukken veelvuldig door gebrek aan adoptie bij de gebruikers. Maak deze fout niet bij het digitaliseren van vergaderingen. Geef bijvoorbeeld een workshop of training over de nieuwe werkwijze; maak ze wegwijs.
- Orde en overzicht: aangezien er veel wordt vergaderd, zijn er ook veel documenten in omloop. Voorkom wildgroei en chaos door te werken met een document management systeem. Zorg dat alle deelnemers van de vergadering beschikken over de benodigde documenten, maar ook dat zij deze achteraf kunnen terugvinden. Besteed niet alleen aandacht aan documenten, maar ook aan het feit dat relevante informatie uit agenda’s, workflows, et cetrera kan worden betrokken.
Beren op de weg
De term bestaat al decennia. Er wordt veelvuldig over gepraat, maar organisaties zien beren op de weg als het gaat om de daadwerkelijke overstap op digitaal vergaderen. Het is tijd om de daad bij het woord te voegen, in het kader van duurzaamheid en efficiëntie. 2020 is het jaar dat de papieren op vergadertafels vervangen zijn door digitale documenten, deal?
