Stel, u komt ‘s ochtends aan op kantoor en moet tientallen facturen verwerken. Gelukkig heeft u software die deze facturen herkent, uitleest en verwerkt. Het netto totaalbedrag of de stukprijs van iedere factuurregel wordt automatisch gevalideerd, een afwijking wordt direct herkend en ter correctie aangeboden, en ook een incompleet IBAN-nummer komt niet door de keuring. Vrijwel alles is gedigitaliseerd en geautomatiseerd.
Juist die kleine administratieve handelingen waar stiekem zoveel tijd in gaat zitten, worden automatisch voor u opgelost en de informatie wordt naar de juiste persoon of applicatie doorgezet. Het maakt uw werk een stuk makkelijker en efficiënter. Kunt u zich mooi bezig houden met écht belangrijke zaken. Klinkt goed toch? Hoe is het mogelijk dat dagelijkse processen zo soepel verlopen? Het antwoord ligt in geautomatiseerde inputmanagementoplossingen.
Inputmanagement is het omzetten van tekst naar informatie die vervolgens geautomatiseerd beschikbaar wordt in processen. Uiteindelijk levert dit kennis waarmee u als organisatie de juiste beslissingen kunt nemen op het juiste moment. Iets concreter biedt inputmanagement bedrijven en organisaties de mogelijkheid om de registratie en de verwerking van informatie vanuit verschillende bronnen in hun bedrijfssystemen te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan brieven, e-mails en digitale documenten die binnenkomen uit onder andere case- en erp-systemen. Dat klinkt heel eenvoudig, maar hier komt wel het een en ander bij kijken. Samengevat bestaat het proces uit informatie herkennen, classificeren en extraheren.
Herkennen is logischerwijs het identificeren van informatie. Om even bij het voorbeeld van de facturen te blijven, kunt u denken aan het herkennen van een document als zijnde een factuur op basis van bepaalde typische eigenschappen. Dit kunnen uiteraard ook talloze andere documenten zijn. Tijdens het classificeren onderscheidt de software verschillende documenttypes op basis van de inhoud van het bestand, zoals de bedragen en de afzender van de factuur. De laatste stap is extraheren, waarbij de software bepaalt waar de informatie naartoe moet voor verdere verwerking. Met de kennis van het herkennen, classificeren en extraheren, weet de software wat de geschikte applicatie of wie de aangewezen persoon is om het document te verwerken. In het geval van de factuur is dit de crediteurenadministratie. De informatie wordt dus direct doorgezet naar de juiste locatie. Vergelijk het met een digitale postkamer, waarbij alle brieven automatisch in het juiste postvak terecht komen. Dit scheelt veel handmatig en administratief werk.
Slechts één proces
Voor sommige organisaties klinkt het als volkomen logisch dat deze processen geautomatiseerd zijn, maar voor velen is dat nog niet het geval. In veel sectoren gebeurt het beoordelen en doorzetten van (digitale) informatie nu nog grotendeels handmatig. Sommige organisaties zijn al wel bekend met inputmanagement, maar zij automatiseren vaak maar één bepaald proces. Er wordt dan een compleet systeem aangeschaft voor bijvoorbeeld enkel het onderdeel factuurverwerking. Jammer, want waarom zou u maar focussen op één onderdeel, als u het voor veel meer processen kunt gebruiken?
Ik denk het antwoord wel te weten. Ondanks dat ik merk dat er het afgelopen jaar meer aandacht voor inputmanagement is, wordt het nog niet als generiek gemeengoed gezien, terwijl de technologie juist breed inzetbaar is. Dat is enorm zonde, want het maakt ieders leven een stuk gemakkelijker. Zoals gezegd wint de technologie gelukkig wel aan populariteit. Steeds meer organisaties zien de toegevoegde waarde en de tijdswinst die het ze kan opleveren. Zij beginnen te begrijpen dat het onlosmakelijk verbonden is met de digitale transformatie waar veel organisaties in zitten. Het digitaal beschikbaar maken van informatie binnen organisaties is dan ook een absolute must.
AVG-proof
In de volgende volwassenheidsfase wordt inputmanagement ook gebruikt om de informatiebeveiliging te verhogen. Zo kan metadata aan een inkomend document worden toegevoegd waardoor er in het DMS een beveiligingsniveau wordt toegekend. Hier komen uiteraard wel een aantal AVG-restricties bij kijken. Het is door de metadata gelukkig mogelijk om keurig aan de regels te voldoen. Zo kunnen alleen daartoe bevoegde personen bepaalde informatie of documenten inzien. Ook het bewerken of wijzigen van deze documenten kan alleen gebeuren door diegenen die gekwalificeerd zijn. Als kers op de taart is er ook al een functie ontwikkeld om bepaalde informatie weg te filteren. Denk aan persoonsgegevens die niet voor iedereen relevant zijn. Er komen dan twee versies van het bestand: één met alle gegevens en één waarvan de gegevens deels versleuteld zijn.
Daar ligt een kans voor partners, want de behoefte en noodzaak om meer te focussen op je primaire taak is er al. Zelf zijn wij continu bezig om ons netwerk van samenwerkingspartners uit te bouwen om innovatie en onderscheidend vermogen te stimuleren. Iedere reseller heeft een corebusiness die complementair is aan de onze. We kunnen een samenwerking aangaan door onze software te integreren bij oem-partners of door onze software toe te voegen aan hun systeem. Samen kunnen we diensten beter laten aansluiten op de wens van de klant en hen daardoor beter bedienen.
Digitale transformatie is bij veel organisaties in volle gang. Steeds meer informatie komt digitaal de organisatie binnen. Er komt zoveel data binnen via zoveel kanalen, dat het wel geautomatiseerd moét worden. Digitale transformatie is echter pas haalbaar als je informatie digitaal beschikbaar hebt, op de juiste plek, op het juiste moment en binnen de juiste context. Als u inputmanagement juist inzet kunt u efficiënt en foutloos digitaliseren. Dan is de medewerker niet meer de persoon die de informatie verwerkt of kwalificeert, maar degene die de kennis daadwerkelijk inzet om betere beslissingen mee te maken.
