In negen maanden een volledig nieuw erp-platform uitrollen, bij Manutan Nederland is het gelukt. Met een rechtdoorzee-aanpak en nadruk op change management bleef het project netjes binnen planning en budget, vertelt Erik Koenraads. De adjunct algemeen directeur van Manutan Benelux en Duitsland is samen met al zijn collega’s trots op de nominatie voor de Computable Award ict-project van het Jaar in het Grootbedrijf.
Manutan Nederland is een distributeur binnen de B2B van artikelen voor magazijn, werkplaats en kantoor. Het is onderdeel van een Europese organisatie die de automatisering momenteel vernieuwt en gelijktrekt. Voor het Nederlandse bedrijfsonderdeel betekende dit vervanging van de oude Baan erp-omgeving door Microsoft Dynamics AX. Ook negen aanpalende softwaretoepassingen kregen een nieuwe versie.
Het genomineerde ict-project kreeg de naam Business Processes and Systems Alignment. BPSA zorgt voor meer efficiëntie op de werkvloer en meer slagkracht in de snel veranderende markt, zegt Koenraads. Het resultaat? Een betere dienstverlening en grotere klanttevredenheid doordat de klant nu nog beter kan worden bediend. De Net Promotor Score (NPS) van Manutan is dan ook beduidend hoger dan die van de concurrenten.
Change management
De aanpak van het BPSA-project was afwijkend ten opzichte van die in andere landen, vertelt Koenraads. Dat had volgens hem onder meer te maken met de Nederlandse directheid. Zo zette hij zwaar in op change management, samen met de Franse ict-directeur van de Manutan Group en de projectmanager van Prodware. Prodware is de dienstverlener die de vernieuwing eerder in zeven andere landen had begeleid.
‘De factor Mens staat centraal in onze organisatie en door goede communicatie en korte lijntjes was er vanaf het begin veel draagvlak voor het project’, aldus Koenraads. Hij vertelt dat het bedrijf gedurende het project dertig key users vrijmaakte van hun reguliere werk. Er werd veel tijd ingeruimd voor interne communicatie, zowel via wekelijkse stand-ups als via online nieuwsbrieven. Ook ontving iedereen een training, assessment en zelfs een certificaat. De flexibiliteit van de medewerkers was van doorslaggevend belang voor de succesvolle implementatie, aldus Koenraads.
Jongleren met olifanten
BPSA was bepaald geen eenvoudige klus. Koenraads noemt het ook wel jongleren met olifanten. ‘Behalve de grote erp-omgeving moesten we ook zorgen dat negen gekoppelde toepassingen werden vernieuwd. Zoals de tools voor bevoorrading, credit management en marketing. Die voor bevoorrading hadden we vooraf al aangepakt. De anderen vervingen we nadat het nieuwe erp-systeem in de lucht was. Dit vergde wel wat planning, maar ging uiteindelijk goed.’
Inmiddels staat de volgende ict-klus voor de deur. Binnen een jaar rolt Manutan Europawijd namelijk een nieuw warehouse management systeem uit. Opnieuw een flinke uitdaging, maar Koenraads heeft er vertrouwen in. Met zijn rechtdoorzee-aanpak en de flexibiliteit van alle medewerkers komt dat vast in orde, besluit de directeur.
