Is een cloudoplossing kostenbesparend?

In de cloud betaalt u een vast maandbedrag. Maar is het goedkoper dan IT in eigen beheer? Daarvoor moet u uw huidige Total Cost of Ownership (TCO) kennen. In 7 stappen lopen we die na.

HARDWARE EN AFSCHRIJVING

Dit is waarschijnlijk de makkelijkste berekening. Stel vast, eventueel met een leverancier, uit welke hardware uw huidige IT landschap bestaat en wat nodig is om dit te laten functioneren. Denk aan servers, RAM, processors, harde schijven, netwerkschakelaars, firewalls, kabels, rekken etc. Maar vraag u ook af of uw huidige capaciteit ook nog voldoende is voor de komende 5 jaar. Hoe staat het met calamiteitenopvang en redundantie van uw systemen en dataopslag? Denk ook aan het gebruik van nieuwe contactkanalen als Whatsapp & Social. Bij cloud systemen is dat meestal inbegrepen. Als u dit in de toekomst ook wilt, wat zou dat dan kosten bij uw bestaande leverancier?

SOFTWARELICENTIES

Softwarelicenties zijn duur, dat weten we wel. Maar met de aankoopkosten van de licentie houdt het niet op. Wat dacht u van het oplappen, repareren, upgraden en onderhouden van de licentie? Dat maakt pas echt het verschil. Alleen het beheren van IT-licenties is voor veel organisaties al tijdrovend. Wat te denken van hypervisorlicenties; virtuele programmatechnologieën als Citrix, XenApp, of Microsoft RDS; IDS dealers SAN of NAS licenties en serverlicenties. Dat allemaal bij elkaar opgeteld kost veel geld. Kijk goed en eerlijk waarvoor u betaalt en neem deze kosten mee in uw vergelijking.
Ontdek uw verborgen IT-kosten.

ENERGIE EN MILIEU

Deze twee factoren ziet het MKB vaak ten onrechte over het hoofd. Want een paar servers een maand lang 24/7 laten draaien kost al snel een paar honderd euro, netwerkschakelaars en UPS. De koeling en HVAC is gemiddeld voor bijna 50% van de energiekosten in datacenters verantwoordelijk!

Waarschijnlijk beschikt u – zoals veel bedrijven – niet over gasgeneratoren. Uw cloud provider heeft die wel. Daar denkt niemand aan tot er een stroomstoring is. Wat deze extra bescherming waard is en hoe u die in uw berekeningen meeneemt, heeft effect. Kijk hier dus goed naar.

ONDERHOUD / SOFTWARE ASSURANCE

Dit is eenvoudiger. Tel de kosten van uw onderhoudscontracten en software verzekeringscontracten bij elkaar op en u weet het antwoord. Gemiddeld is het al gauw 15-20 % van de aanschafwaarde van de apparatuur of de jaarlijkse software licentiekosten. Naarmate hardware en software verouderen, lopen deze kosten op.

Weet u nog wat er laatst gebeurde toen virtual machine host uitviel en u ondersteuning vroeg? Het ondersteuningscontract had u waarschijnlijk niet paraat, waardoor de storing niet direct kon worden verholpen of u kreeg na het herstellen van de storing een astronomisch hoge rekening.

Bij cloudoplossingen is ondersteuning inbegrepen en bent u dus beschermd tegen overbodige technologie. Met het oog op de TCO is het dus belangrijk te berekenen wat u nu betaalt en wat u bespaart door uw inkoopmodel te veranderen.

Downtime is duurder dan je denkt.

ONDERSTEUNING EN TRAINING

Veel mensen denken dat ze, als ze naar de cloud gaan, geen eigen IT-ondersteunings-medewerkers nodig hebben. Natuurlijk, de cloud zorgt dat uw IT-medewerkers geen onnodig en tijdrovend werk meer hoeven te doen, zoals het schoonmaken van een desktop waar een virus in zit, uitzoeken waarom het groene lampje op de server rood is gaan knipperen. Geen systeembeheer meer en als alles goed is ingeregeld wordt het meeste functionele beheer van de applicaties decentraal belegd.

De cloud regelt uw systeembeheer en -ondersteuning centraal. Zo kan uw IT organisatie focussen op de IT strategie van uw onderneming, mobiliteit, webstrategie of waar u ook maar uw aandacht op wilt richten. In de cloud bespaart u ook op overhead, omdat de cloud zorgt dat u beter gebruik maakt van wat u al heeft. Probeer daarom exact de kosten in beeld te brengen van de componenten die bij Cloud oplossingen zijn inbegrepen en stel uzelf de vraag: ‘Als ik dit in eigen huis zou moeten doen, wat zou me dat dan kosten en wie zou ik daarvoor dan moeten inhuren of opleiden?’. Misschien besluit u om het niet te doen, maar het is de enige manier om een eerlijke vergelijking te maken.

HERSTELKOSTEN EN CONTINUÏTEIT

U kunt uw TCO niet effectief berekenen zonder rampscenario. Vraag uzelf dus af: ‘Heb ik eigenlijk wel zo’n plan?’ Hoe zorgt u ervoor dat u hersteldoelen bereikt? Hebt u een tweede site of een die u met anderen deelt? Bewaart u uw back-ups off-site? Kunt u direct telefonisch uitwijken naar een andere locatie? Hebben uw IT-medewerkers het plan getest? En zo ja, hoe lang heeft dat dan geduurd? Neem ook alle overbodige apparatuur mee, de licentiekosten, de extra bandbreedte, de ruimte voor het datacenter, onderhoud en uw testprocedures, en vergelijk dit met het cloudsourcen van een deel of van alles.

Als u die berekening gemaakt heeft, kijk dan wat het u oplevert als u snellere en betere service krijgt waar de redundantie is inbegrepen. Als u tien minuten down bent in plaats van drie keer per jaar vier uur, wat bespaart u dan? Neem dat mee in uw TCO.

BEDRIJFSRISICO KOSTEN

Dit zijn verborgen kosten die de meeste mensen moeilijk vinden om te berekenen. Maar doe het toch maar. Stel eerst vast

• Wat de kosten per werknemer per uur uitval zijn;

• Hoe de stroomzekerheid in uw gebied is. En wat het betekent om dit risico kunt uitsluiten;

• Hoeveel een verloren deal of verkooporder uw bedrijf gemiddeld kost;

• Wat voor risico u loopt als u niet aan de wettelijke standaarden voldoet;

• Of u bezorgd bent over het vastlopen van uw technologie.

Hebt u weleens techniek verkeerd ingekocht die nu nutteloos in de kast staat? Deze vragen helpen u bij uw continuïteitsplan. Heeft u al zo’n plan? Mooi. Dan weet u precies wat deze risico’s u kosten.

Overtuigd van de kostenvoordelen van de cloud?

Lees meer !

Maak gebruik van de jarenlange ervaring van Evolve IP.

www.evolveip.nl ǁ info@evolveip.eu ǁ 088 428 3111