De business intelligence-afdeling van Treant Zorggroep heeft met de hulp van SAS een slim capaciteitsmanagement-systeem ingevoerd, waardoor er real-time zicht is op de beschikbare beddencapaciteit voor al haar drie ziekenhuislocaties. De volgende stap is om de personeelsplanning en de werkdruk op de afdelingen onder te brengen in het systeem, dat werd ontwikkeld door de business intelligence-afdeling in samenwerking met SAS.
Treant Zorggroep is een zorgorganisatie met ziekenhuislocaties in Emmen, Hoogeveen en Stadskanaal en zeventien woonzorgcentra in Zuidoost-Drenthe.
Capaciteitsplanning in de zorg is volgens manager capaciteit en logistiek bij Treant Zorggroep, Pieter Buwalda, van oudsher een handmatige taak geweest, waarbij papieren formulieren, whiteboards of Excel-sheets de informatiedragers waren. Hij geeft aan dat er twee essentiële factoren een rol spelen bij de capaciteitsplanning: het beschikbare personeel en de beddencapaciteit.
In de oude situatie was het de taak van de planningsafdeling in combinatie met de medische afdelingen om zo actueel mogelijk aan te geven waar nieuwe patiënten terecht konden. Daarbij werd door de planners rekening gehouden met de kennis die bij de planners zelf lag. Omdat er met verschillende afdelingen en systemen gewerkt werd, waren er ook verschillende versies van de waarheid. Die maakten het lastig goede beslissingen te nemen over de beschikbare bedden, want wat was nu de actuele stand van zaken? De stand in de systemen was niet altijd de logistieke werkelijkheid. Buwalda licht toe dat het in het verleden is voorgekomen dat twee uur voordat een patiënt uit het ziekenhuis mocht vertrekken, er een ontslag werd doorgevoerd. Zo kreeg de apotheker eerder een signaal om de ontslagmedicatie te regelen. ‘Maar op het moment dat er een spoedopname binnenkwam, stond ditzelfde bed wel open voor ontvangst, terwijl er in werkelijkheid nog iemand lag.’
Centraal planningsysteem met ‘real-time’-data
Het voorbeeld laat volgens hem zien dat er behoefte was aan een centraal planningsysteem met realtime-data, op basis waarvan betere beslissingen zijn te nemen ten aanzien van de beschikbare bedden. De realisatie van dit systeem op basis van SAS-technologie werd de opdracht van de business intelligence-afdeling bij Treant. De zorgorganisatie werkt al langer met SAS en wist dus wat er onder de motorkap aan data wordt gegenereerd en dat dit gebeurt vanuit verschillende on- en offline-bronnen, verspreid over de vestigingen en systemen van Treant. ‘De verbinding leggen tussen de vraag van de gebruikers en het bi-team vormde het startpunt’, aldus Buwalda
De volgende stap in het traject dat Treant doorloopt, is het digitaliseren van de volledige personeelsplanning om beter en sneller inzicht te krijgen in de beschikbaarheid en werkdruk van het personeel. Dit project staat voor 2021 op de planning.
