Process mining en task mining zijn krachtige instrumenten om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Beide technologieën visualiseren processen van begin tot eind en bieden dankzij geavanceerde algoritmen een als het ware een röntgenfoto van de bedrijfsprocessen binnen organisatie.
Precies kunnen zien welke taken en stappen zijn uitgevoerd, en hoeveel tijd ermee gemoeid was, is onmisbaar voor het voltooien van een digitaal transformatieproject of uitrol van bedrijfsbrede automatisering. Voor het slagen van process mining moeten er wel een tweetal valkuilen vakkundig omzeild worden. Mijn advies klinkt misschien contra-intuïtief, maar laat u niet afschrikken.
- Geef it niet eenzijdig de leiding over process mining
Terwijl de betrokkenheid van de it-afdeling onmisbaar is bij het voor process mining benodigde benaderen van de opgeslagen logdata van applicaties, moet die onmisbaarheid niet automatisch vertaald worden naar de beslissing om it de kar te laten trekken. Grondige kennis van specifieke bedrijfsprocessen is essentieel voor het slagen van een proces mining-project. Over het algemeen zit deze kennis bij business analisten, niet bij it. Geen twee bedrijven voeren een doorsnee-proces precies op dezelfde manier uit. Sterker, binnen dezelfde afdeling voeren medewerkers hetzelfde proces vaak nog verschillend uit – alle pogingen om te standaardiseren ten spijt. Laat voor het beste resultaat dus de meest ervaren business-analisten samen werken met de proces-eigenaren en businesstransformatie-experts waarbij it voornamelijk de data-ontsluiting ondersteunt.
- Process mining is geen eenmalig project
Waar task mining – via een actieve opname vanaf een desktop vaststellen hoe medewerkers een proces daadwerkelijk doorlopen – nog als project is te betitelen en uit te voeren, sla je met eenzelfde aanpak voor process mining de plank mis. In plaats van een eenmalig proces is process mining een voortdurende ontdekkingsreis. Zodra er veranderingen zijn gemaakt in een via process mining doorgelicht proces, moet je het proces opnieuw onder de loep nemen. Om te verifiëren of de veranderingen het gewenste resultaat opleveren en geen ongewenste bijeffecten hebben.
Achterhoofd
Organisaties, teams en prioriteiten veranderen constant, en dus ook het eindresultaat van processen. Daarom is het belangrijk om in het achterhoofd te houden dat resultaten niet aan het eind van het project behaald worden, want processen verbeteren met Process Mining kent niet echt een einde. Het is een voortdurende activiteit. Benader Process Mining als een continue verbeter cyclus en zet de organisatie in de juiste mind-set.
Project mining is te vergelijken met het opvoeden van kinderen. Zodra je denkt dat je het in de vingers hebt, verandert er iets en moet je opnieuw je weg vinden. Complexe bedrijfsprocessen zijn niet anders. Process mining geeft je de voortdurende feedback-loop die nodig is om op koers te blijven en bij te stellen wanneer dat nodig is.
Krijg een déjà vu naar de hype rond Business Process Modelling (BPM) zo’n 15 tot 20 jaar geleden waar process mining tools voor het analyseren en automatiseren van proces ketens een optimalisatie beloofde. Valkuil in die tijd ging om de mens want vooral de (middle) management lagen lieten zich niet weg automatiseren met tot gevolg de omgekeerde hiërarchische piramides van too many chiefs and not enough indians. Business-analisten die samen werken met de proces-eigenaren en business transformatie experts klinkt niet als luisteren naar de werkvloer. Voortdurende ontdekkingsreis van veranderingen leidde tot hierdoor tot nogal wat ‘olifantenpaadjes’ van de gewoonten in plaats van processen.