BLOG – Een kapotte lamp, een niet-werkende televisie of een defect bed: het meldingsproces van dit soort ongemakken leiden in ouderenzorginstellingen tot frustraties. Zorgmedewerkers merken deze problemen vaak zelf op tijdens hun dienst, maar zijn niet de aangewezen personen om deze te verhelpen. Ook ontvangen ze vanuit betrokken bezoekers dezelfde soort meldingen, die allemaal doorgegeven moeten worden aan de juiste afdeling. Dit kost kostbare tijd, terwijl het veel efficiënter kan.
De inzet van qr-codes kan het meldingsproces vereenvoudigen, waardoor problemen sneller worden opgepakt en zorgmedewerkers meer tijd overhouden voor wat écht telt: warme en persoonlijke zorg. Ofwel, hoe qr-codes de ouderenzorg efficiënter maken.
Van mondeling naar digitaal
In veel ouderenzorginstellingen worden (facilitaire) meldingen mondeling gedeeld met zorgmedewerkers, die deze vervolgens moeten communiceren naar de juiste afdeling. Naast dat dit tijd kost, komen meldingen ook niet altijd gelijk op de juiste plek terecht. Als gevolg ontstaan er vertragingen in het oplossen van deze problemen, wat vervelend is voor bewoners, zorgmedewerkers en naasten. Door qr-codes in te zetten, welke zijn op te hangen (en te scannen) in de kamers van bewoners, kunnen verzorgers en zelfs bezoekers, eenvoudig een digitale melding maken.
Een voorbeeld: er moet een nieuwe afstandsbediening aangevraagd worden. Een zorgmedewerker scant de qr-code in de desbetreffende kamer om dit verzoek te verwerken, welke vervolgens direct bij de juiste afdeling terechtkomt. Daarnaast worden alle betrokken personen bij deze melding (zoals de zorgmedewerker en de familie van de bewoner) automatisch voorzien van updates. Hierdoor wordt kostbare tijd bespaard en blijft er meer aandacht en tijd over voor de bewoners.
Minder e-mails, meer zorg
Een voordeel van de inzet van qr-codes, is dat het de communicatie tussen alle betrokkenen bevordert. Zo blijkt uit onderzoek dat 24 procent van de zorgprofessionals taken zoals het verwerken van e-mails regelmatig laat liggen. Door de inzet van qr-codes voorkomen we dat zorgmedewerkers onnodige e-mails ontvangen over (facilitaire) meldingen. Om de status van een melding te bekijken, loggen ze in in het systeem. Op deze centrale plek vinden ze vervolgens alle meldingen binnen het pand. Wanneer een medewerker van een bepaalde melding graag updates per mail ontvangt, kunnen ze dit instellen in het systeem. Zo ontvangen zorgmedewerkers alleen meldingen die ze zelf als belangrijk bestempelen, en blijft de mailbox overzichtelijk.
Ook voor locatiemanagers biedt het systeem flexibiliteit. Het meldingssysteem is volledig aanpasbaar aan de voorkeuren van het zorgteam. Zo kunnen meldingen worden geprioriteerd: meldingen die urgent zijn, zoals een defect bed, krijgen sneller aandacht en worden binnen no-time opgelost. Een win-winsituatie voor iedereen.
Verder dan voordeuren
Het inzetten van qr-codes kan veel verder gaan dan alleen de voordeuren van patiënten. Zo kunnen ze ook worden opgehangen in kantoorruimtes, op medische apparatuur, of in wachtkamers en andere publieke ruimtes. Stel je voor dat een printer of computer niet goed werkt: in plaats van eindeloos e-mails te sturen, kan een zorgmedewerker simpelweg de qr-code scannen en het probleem direct melden.
Dit gaat ook op voor defect medische apparatuur of het onderhoud van publieke ruimtes. Het bespaart tijd, leidt tot snellere oplossingen en voorkomt vertragingen, terwijl het tegelijkertijd de werkdruk van zorgmedewerkers verlaagt. Zo worden alle processen veel efficiënter, met tevreden bewoners, medewerkers en bezoekers als resultaat.
Zorgen voor morgen
Qr-codes zijn een gamechanger voor de (ouderen)zorg. Ze versnellen het meldingsproces, verminderen administratieve lasten en maken dat zorgmedewerkers meer tijd kunnen besteden aan hun kerntaak: zorg verlenen. Door eenvoudig een code te scannen, geven zorgmedewerkers en bezoekers direct meldingen door, die zonder vertraging bij de juiste afdeling terechtkomen. Dit verkort wachttijden, voorkomt frustraties en verhoogt de efficiëntie binnen zorginstellingen. Het resultaat is niet alleen een efficiëntere werkplek, maar het draagt ook bij aan een toekomstbestendig en mensgericht zorgsysteem – en dat is precies wat we nodig hebben voor de zorg van morgen.
Max Veenhof, business consultant Topdesk
Van registreren naar signaleren kun je de stap van een QR-code ook overslaan door te automatiseren.