Belastingdienst migreert naar Microsoft365 ondanks zorg over digitale autonomie 

De Belastingdienst kan en wil niet stoppen met de migratie van de kantoorautomatisering naar de cloud-dienst Microsoft365 (M365). Geen van de onderzochte alternatieven kan op afzienbare termijn hetzelfde niveau van functionaliteit, veiligheid, continuïteit en efficiëntie bieden.

Dit stelt staatssecretaris Eugène Heijnen (Financiën) die verantwoordelijk is voor de Belastingdienst, in een brief aan de Tweede Kamer. Premier Dick Schoof maande afgelopen woensdag tijdens de One Conference in Den Haag bedrijven en instellingen nog om minder afhankelijk te worden van Amerikaanse leveranciers. ‘Zonder digitale autonomie is er geen echte veiligheid,’ liet Schoof weten. 

Heijnen is zich ervan bewust dat zijn keuze voor een verdergaande overgang naar Microsoft Azure vragen kan oproepen in de Kamer. Zijn brief bevestigt in alle toonaarden dat de rijksoverheid aan het Microsoft-infuus ligt. Ook Douane en Toeslagen migreren naar de cloud van Microsoft.

Exit-strategie

Wel is een exit-strategie uitgewerkt voor het geval dat bijvoorbeeld de Amerikaanse overheid roet in het eten gooit. Bij een acuut vertrek uit Azure is voorzien in een directe terugvaloptie; een gereduceerde versie van de huidige on-premises omgeving. Daarin zijn alleen primaire functies voor interne en externe communicatie (onder andere mail en videobellen) en het bewerken, delen en opslaan van informatie beschikbaar. 

Bovendien gaat de Belastingdienst een realtime back-up inrichten waarmee data continu wordt opgeslagen op een veilige locatie buiten de cloud-omgeving. Daarnaast heeft het ministerie met Microsoft afspraken gemaakt die het de fiscus op lange termijn gemakkelijker maakt om bij de Amerikaanse leverancier te vertrekken. Zo’n situatie kan zich ook voordoen als bijvoorbeeld een gelijkwaardig Europees alternatief ontstaat. In dat geval krijgt de Belastingdienst, bij het beëindigen van het contract, negen maanden de tijd om alle data vanuit de M365-omgeving over te zetten naar de nieuwe gewenste omgeving.

Maar voorlopig zal het daar niet van komen. De staatssecretaris noemt de keuze voor het scenario om de overstap naar M365 voort te zetten ‘de enige realistische optie op dit moment’. De Belastingdienst wil zeker meewerken aan een meer autonome oplossing voor de langere termijn en daar bijdragen aan leveren.

Workarounds

Heijnen noemt meerdere redenen waarom hij vasthoudt aan de overstap naar Microsoft365. De Belastingdienst is in 2021 begonnen aan het vervangen van de werkplekken bij de Belastingdienst, Douane en Toeslagen. Deze werkplekken zijn grotendeels uitgerold, maar M365 is nog niet geïmplementeerd. Doordat er nu in de verouderde on-premises omgeving wordt doorgewerkt, zou er sprake zijn van productiviteitsverlies. Deze zogenoemde ‘workarounds’ kosten de ambtenaren veel tijd. Ze krijgen daardoor minder werk uit handen. Een schatting is dat het wegvallen van deze workarounds 15 tot 30 minuten per medewerker per dag kan besparen. Ook kan in de huidige werkomgeving niet goed worden samengewerkt, vooral als hybride wordt gewerkt. 

De Belastingdienst heeft ook onderzocht of een on-premises Microsoft Exchange-oplossing mogelijk is. Dit is een hybride oplossing waarbij voor een deel gebruik wordt gemaakt van clouddiensten. Documenten en mail blijven dan op de eigen serveromgeving draaien. Maar dit blijkt niet uitvoerbaar op afzienbare termijn. 

SSC-IT

Verder is een technische verkenning gedaan naar de mogelijkheid om de functionaliteiten voor mail en agenda onder te brengen bij de overheidsdienst SSC-ICT. Dit is echter organisatorisch en technisch complex en daarmee geen oplossing voor de korte of middellange termijn. 

Een andere optie is door te blijven werken in de huidige omgeving, maar dit is onwenselijk. Volgens Heijnen is dit te duur is en drukt het de productiviteit. De migratie naar Azure betreft alleen de kantoorautomatisering; applicaties zoals Teams, OneDrive en Outlook. Het betreft tevens een aantal beheer- en securityapplicaties. De applicaties binnen de primaire processen voor de belastingheffing, -inning en opsporing blijven draaien in hun huidige omgeving in de datacenters in Apeldoorn.