Fysiogroep Nederland (FGN) werkt met it-dienstverlener Easy Office Online om een gestandaardiseerde it-omgeving in te richten voor zijn tientallen zelfstandig opererende fysiotherapiepraktijken. De stroomlijning van de werkprocessen is ook nodig om overnames goed te kunnen integreren, zoals recent met de overgenomen Logopediegroep Nederland (LGN).
FGN is een snelgroeiende speler in de paramedische zorg. Het Amsterdamse bedrijf is in 2018 opgericht met als missie het samenbrengen van fysiotherapiepraktijken om gezamenlijk sterker te staan en de kwaliteit van de zorgverlening richting patiënten te verbeteren. De fysiotherapiemarkt is versnipperd met zo’n 29.000 fysiotherapeuten in Nederland. Inmiddels bestaat FGN uit tientallen entiteiten met honderden medewerkers. Kortgeleden nam het nog LGN over, dat zes praktijken verspreid over het land kent.
It speelt een belangrijke rol in de groei van de organisatie. Door werkplekken, communicatie en beveiliging centraal te organiseren, ontstaat rust in de organisatie en ruimte voor verdere uitbreiding, stelt financieel directeur Robert Oudshoorn van FGN. Standaardisatie was hard nodig; iedere organisatie had zijn eigen manier van werken. ‘De één werkte volledig in een Google-omgeving, de ander gebruikte Dropbox of lokale opslag. Dat maakte samenwerken en kennisdelen lastig en zorgde voor onnodige variatie in werkprocessen.’ Die verschillen raakten niet alleen de it, maar ook administratieve processen, overlegstructuren en bereikbaarheid.
Maatwerk
FGN zocht daarom een it-partner die niet alleen systemen kon beheren, maar ook kon meedenken over hoe werkprocessen eenvoudiger en consistenter ingericht kunnen worden. Oudshoorn kreeg een sterke aanbeveling voor Easy Office Online vanuit een van de deelnemingen. ‘We zochten een partij die alle it-vraagstukken voor FGN oplost. Door onze landelijke spreiding was maatwerk noodzakelijk. Een grote it-partij maakt de oplossing te duur en onnodig complex. Waar tegenover staat dat een kleine it-partner onze snelle groei en de complexiteit van onze processen niet aan kan. We zochten een partij die in het midden zat. Easy Office Online sloot aan op onze behoeften.’
De it-dienstverlener uit Deventer heeft de verschillende praktijken samengebracht binnen één Microsoft 365-omgeving, waarbij ruimte blijft voor regionale en discipline-specifieke verschillen. Niet iedere medewerker krijgt overigens dezelfde digitale werkplek; voorzieningen worden afgestemd op wat in de praktijk nodig is. ‘Een fysiotherapeut of logopedist heeft andere eisen dan een stafmedewerker’, aldus Oudshoorn. ‘Door dat onderscheid te maken, blijft de omgeving overzichtelijk.’
Gefaseerde aanpak
Ook beveiliging is onderdeel van de gestroomlijnde aanpak. Easy Office Online heeft technische beveiligingsmaatregelen ingericht, zoals multifactorauthenticatie en centrale back-ups, aangevuld met een bewustwordingsprogramma voor de 1300 medewerkers, belangrijk, omdat zorgverleners werken met gevoelige patiëntgegevens.
Easy Office Online ondersteunt daarnaast bij randvoorwaarden zoals internetverbindingen en telefonie, zodat praktijken bereikbaar blijven tijdens veranderingen. Daarmee fungeert het bedrijf als één aanspreekpunt voor it-gerelateerde vragen binnen alle regio’s.
Bij de integratie van LGN-praktijken hanteert FGN een gefaseerde aanpak. Medewerkers stappen niet direct over op nieuwe systemen en werkwijzen. Eerst wordt gekeken hoe bestaande processen verlopen en waar standaardisatie waarde toevoegt. ‘We willen voorkomen dat mensen tegelijk te maken krijgen met een overname én een compleet nieuwe manier van werken’, zegt Oudshoorn. ‘Door het stap voor stap te doen, ontstaat meer begrip en acceptatie.’ De eerste praktijken zijn inmiddels opgenomen in de it-beheeromgeving van Easy Office Online.
