Afval Energie Bedrijf (AEB) heeft enige tijd geleden, als vervolgstap op een volledige upgrade van JD Edwards, de oplossing van ISProjects voor digitalisering van de inkomende factuurverwerking geïmplementeerd. 'De budgethouders zijn zeer tevreden,' zegt, Floris van Loon, manager financiën bij AEB. 'Deze oplossing bespaart hen heel veel tijd en moeite. Verder zien wij nu al een sterke verbetering in de kwaliteit van de verwerking, doorlooptijd en uiteraard ook in de efficiencyslag die we daardoor hebben gemaakt.'
Afval Energie Bedrijf (AEB) is onderdeel van de gemeente Amsterdam. Door het verwerken van afval, het opwekken van energie en het terugwinnen van materialen, leveren zij een bijdrage aan een schone stad en dragen zij bij aan een duurzaam Amsterdam. AEB verwerkt zijn 18.000 inkomende facturen in één administratie van JD Edwards. In totaal zijn ongeveer 45 medewerkers betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de inkomende facturenstroom. Digitalisering van de inkomende factuurverwerking was voor AEB een logische vervolgstap na de volledige upgrade van JD Edwards. AEB wilde met de digitalisering enkele knelpunten in de administratie oplossen.
Kostenbesparing op personeel
'AEB kende een lange doorlooptijd onder andere doordat facturen niet altijd direct bij de financiële afdeling aangeleverd werden en doordat budgethouders zelf naar de administratie moesten komen om hun facturen in te zien', zegt Floris van Loon. 'Wij wilden daarom de factuurverwerking gaan digitaliseren zodat wij de facturen sneller konden verwerken en deze digitaal voor goedkeuring aan konden leveren bij de budgethouders, cq. goedkeurders. Een ander knelpunt was de bezuinigingen waar wij mee werden geconfronteerd. Een efficiencyslag door een kostenbesparing op personeel was daarom ook wenselijk.'
'Allereerst hebben wij aan de hand van informatie van organisaties die hun inkomende facturen al digitaliseren en publicaties op internet een lijst gemaakt van onze eisen en wensen', vervolgt Van Loon. 'Uiteraard hebben wij tijdens deze fase ook al contact opgenomen met onze it-partner Ordina. Al snel bleek dat slechts enkele leveranciers alle drie de verschillende procesgangen die wij wensen, konden bieden. Wij verwerken namelijk directe kostenfacturen, facturen die tegen een order afgeboekt worden en facturen die 3-way matchen, dus tegen zowel order als ontvangstbevestiging. Daarnaast zochten wij bewezen technologie; de oplossing moest al draaien op een JD Edwards-omgeving in Nederland. Slechts twee partijen bleven uiteindelijk over. Deze twee aanbieders hebben voor ons speciale 'proof of concept'-demo's gemaakt. Dit is een speciale kleine demo-omgeving waarin wij onze eigen facturen van scanning tot verwerking konden zien. Verder gaven klanten van ISProjects ons een goed gevoel over zowel het implementatietraject als de praktijkervaringen. In combinatie met de meest gunstige prijs en exact passende oplossing gaf dit de doorslag tot de keuze voor ISProjects.'
Open en eerlijke communicatie
De oplossing voor digitalisering van de inkomende facturenstroom wordt in fases geïmplementeerd bij AEB. Inmiddels werkt een groot deel van de organisatie met de oplossing van ISProjects voor digitale verwerking van de inkomende facturen. Binnenkort zullen de laatste afdelingen overgezet worden. 'Tijdens het implementatietraject blijkt altijd al dat een open en eerlijke communicatie, waarbij je gezamenlijk gericht bent op een succesvolle implementatie zeer belangrijk is', aldus Van Loon. 'Het project is over het algemeen zeer soepel verlopen. Zo nu een dan hadden we een overleg op locatie en alle partijen konden weer verder met het project met als gezamelijk doel een succesvolle implementatie.'
'De budgethouders zijn zeer tevreden', meent Van Loon. 'Deze oplossing bespaart hen heel veel tijd en moeite. Ze krijgen de factuur nu via mail aangeleverd en hoeven dus niet meer naar de financiële administratie te komen. Verder zien wij nu al een sterke verbetering in de kwaliteit van de verwerking, doorlooptijd en uiteraard ook in de efficiencyslag die we daardoor hebben gemaakt. Kortom, tot nu toe zijn de resultaten zeer positief en wij gaan vol vertrouwen de laatste grote afdeling overzetten.'
