Overheid onderschat digitaal informatiebeheer

De digitalisering van de documenthuishouding bij de rijksoverheid verloopt moeizaam. Uitstel van projecten, verkeerde prioriteitstelling en managers die het belang van digitaal informatiebeheer niet inzien, zijn veelvoorkomende problemen. Dit blijkt uit onderzoek van LogicaCMG naar enterprise content management (ecm): het beheren van bedrijfsinformatie.

LogicaCMG heeft de resultaten van het onderzoek 'ECM binnen de Rijksoverheid' gepresenteerd aan beleidsmedewerkers van de rijksoverheid. Een van de conclusies is dat ministeries digitaliseringsprojecten vaak op de lange baan schuiven. Ook verloopt de samenwerking tussen departementen stroef. Volgens onderzoeker Stefan Lefeber heeft digitaal werken binnen de rijksoverheid geen prioriteit. "De overheid is niet voldoende bewust van het belang van digitaal informatiebeheer. Op den duur kan dit tot ernstige fouten leiden, zoals het zoekraken van informatie."

Een senior-administratieadviseur bij Defensie stelde tijdens de discussie na afloop van de presentatie dat de departementen de risico's onderschatten: "Informatiebeheer draait om het veilig bewaren, terugvinden en gebruiken van informatie die belangrijk is voor de bedrijfsvoering. Het management van veel ministeries ziet niet in hoe belangrijk dit beheer van zulke bedrijfskritische gegevens is. De discussie gaat vooral over geld, maar zou meer over veiligheid moeten gaan." Overigens bestaat er een kabinetsplan uit 2006, 'Informatie op Orde', over de vindbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie en is in dit kader extra geld ter beschikking gesteld.

Liever papier

Uit het rapport van LogicaCMG blijkt verder dat veel ministeries een voorkeur hebben voor de traditionele manier van werken. Het archiefbeheer bestaat vooral nog uit papieren informatie. Adriaan Hondelink, management-consultant bij LogicaCMG, heeft zelfs gemerkt dat bij sommige ministeries naast het papieren archief een digitaal archief bestaat. "Ambtenaren weten zo niet welke stukken worden bewaard en waar ze op te vragen zijn. Er moet een gestructureerdere informatiestroom komen, anders groeit de informatie de ambtenaren boven het hoofd." In de ergste gevallen worden documenten helemaal niet bewaard of blijven documenten die juist wel vernietigd hadden moeten worden, wel bestaan. Ook verbrokkeling vormt een barrière om snel toegang te krijgen tot informatie. De Defensie-adviseur wijst bijvoorbeeld op het ontbreken van een digitaal Irak-dossier bij de krijgsmacht. De minister vroeg daarom uitstel bij het beantwoorden van vragen met betrekking tot vermeende misstanden bij ondervragingen in Irak. Omdat er niet één defensiebreed digitaal Irak-dossier bij Defensie bestaat dat centraal te raadplegen valt, kost het relatief veel tijd om de juiste informatie te vinden. "Gezien het toenemend belang van internet en e-mail en daarmee de groei van de informatiestromen is het belangrijk dat hier snel verandering in komt", benadrukte de ambtenaar.

Hij meent dat informatiebeheer meer direct gekoppeld moet worden aan de bedrijfsvoering. Pas dan kunnen de belangen van goed informatiebeheer zichtbaar worden gemaakt. "Momenteel gebeurt dit niet. Niemand kan bijvoorbeeld de huidige kosten van informatiebeheer berekenen. Het management ziet zo ook niet wat 'enterprise contentmanagement' oplevert."

Hondelink van LogicaCMG is voorstander van kleinere ecm-deelprojecten in plaats van de aanpak van veel ministeries om in één project meer problemen op het gebied van archivering en digitalisering te willen oplossen. Hij wijst naar veranderingen als de migratie van de oude archiefapplicatie naar de nieuwe webgebaseerde toepassing, de verschuiving van registratie achteraf door archiefmedewerkers naar registratie vooraf door de ambtenaren zelf, en het werken met nieuwe werkstroomprocessen. "Alle genoemde aspecten kennen hun eigen verandersnelheid en flexibiliteit. Het blijkt telkens lastig om deze aspecten in één groot project de aandacht te geven die ze verdienen."

Tot de succesfactoren van een kleiner 'ecm'-project rekent hij het makkelijker centraal kunnen stellen van het werkproces, de actieve betrokkenheid van medewerkers en de minder directe focus op technologie. "Projecten waarbij beslissingen op basis van proceskennis worden genomen, hebben een grotere kans op acceptatie."

Samenwerking

Ondanks de moeizame voortgang van ecm binnen de rijksoverheid zijn er ook geslaagde voorbeelden te noemen, zoals het 'subsidieplein' bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. In dit proefproject worden de subsidieaanvragen met behulp van FileNet-technologie verwerkt. Ook het Atlas-project bij het ministerie van Economische Zaken loopt goed. Hierbij draait het om de implementatie van een digitaal documentsysteem, dat eind 2007 wordt afgerond.

Aanjager van 'méér ecm' bij de rijksoverheid is het programma InterLab, een interdepartementaal samenwerkingsverband waarbij kennisdeling en het gebruiken van dezelfde software (Filenet) centraal staat. Toch kan de samenwerking tussen ministeries beter en sneller, vindt Hondelink: "In de praktijk blijkt het toch lastig om de gemeenschappelijkheid te benoemen en daar ook gezamenlijk tijd in te steken. InterLab trekt er wel aan: het verzamelt praktijkvoorbeelden, werkdocumenten en onderzoeken en brengt ze onder de attentie van de ministeries."