Hunter Douglas verwerkt ongeveer veertigduizend inkomende facturen per jaar in SAP. Deze facturen worden voor zes locaties op één centrale plaats verwerkt in drie verschillende administraties (SAP bedrijven). In totaal zijn ongeveer 175 medewerkers binnen de gehele organisatie betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de facturenstroom.
Hunter Douglas heeft een traditie opgebouwd waarin al meer dan 80 jaar baanbrekende zonwering- en bouwproducten worden ontwikkeld en vermarkt. De producten van Hunter Douglas zijn te vinden in miljoenen huishoudens en gebouwen over de hele wereld. Eén van de bekendste merken van Hunter Douglas is Luxaflex.
Audit-trail en factuur flow
Marinka van Ree, Manager Invoice Audit bij Hunter Douglas vertelt: ‘Wij hebben nu inzicht in de inkomende factuurstroom doordat, de audit-trail nu vastligt, wij direct zicht hebben op waar de factuur zich nu bevindt, wat de factuurflow is geweest en het digitale archief. De oplossing van ISProjects zorgt hiervoor op een gebruiksvriendelijke wijze met een prettige ‘look & Feel en voor een investering die ook het management aansprak!’
Naast een functioneel ontwerp aan de hand van de workflow is er ook een speciale interface geschreven voor de SAP QM module die Hunter Douglas gebruikt. ‘Eén van onze vier interne SAP-consultants heeft samen met ISProjects deze interface ontwikkeld. We hebben de samenwerking daarin als prettig ervaren en het heeft geleidt tot een solide koppeling’, vervolgt Van Ree.
Testen en communiceren
‘We hebben twee maanden lang uitgebreid getest, met name op uitzonderingen. Verder is er regelmatig intern gecommuniceerd over dit project en zijn er trainingen gegeven. Daardoor verliep de live-gang soepel en was er intern veel draagvlak voor de overgang. Dit kan ik echt aanraden voor anderen die over willen stappen op digitaliseren van de inkomende facturen. Na een half jaar hebben we een herhalingssessie georganiseerd zodat men nog eens gewezen werd op alle mogelijke functionaliteit van de oplossing. Naar aanleiding daarvan kwamen er vanuit de gebruikers suggesties die aan de hand van ‘change requests’ door ISProjects zijn verwerkt’, gaat Van Ree verder.
‘ISProjects is een stabiele, klantgerichte organisatie en daardoor zeer toegankelijk. De lijnen zijn kort en onze contactpersonen wisselen zelden waardoor je een band op kunt bouwen. Daarnaast hebben we ook al eens deelgenomen aan een meedenksessie over functionaliteit van up-dates en nieuwe producten van ISProjects. Dit zorgt voor een wederzijdse betrokkenheid en het gevoel dat wiein de juiste oplossing hebben geïnvesteerd. Het mooiste compliment ontvingen wij vanuit de organisatie: De medewerker van wie de grootste weerstand werd verwacht, vertelde enige tijd geleden enthousiast dat hij vond dat Hunter Douglas de juiste investering had gedaan!’
