Lucom Benelux heeft Cars&Cargo uit Breda geholpen met het digitaliseren van het gehele proces van aanvraag tot factuur. Geen papier in bakjes of oeverloze zoektochten naar een document meer. Naast een efficiëntere manier van werken bespaart de digitalisering van de orderadministratie het transportbedrijf ruim 120.000 vellen papier. Jaarlijks krijgt Cars&Cargo zo'n dertigduizend orders van gemiddeld vier vellen papier.
Bij Cars&Cargo konden klanten al hun orders digitaal aanleveren en de status van het transport online volgen. De afhandeling van een dergelijke opdracht verliep echter nog volledig op papier. Een dergelijk transportdossier bestaat onder andere uit de opdracht van de klant, de vrachtbrief en de factuur en levert een flinke papierstroom op. Toen Lucom Benelux met Cars&Cargo in gesprek raakte, was het oorspronkelijke doel dan ook de transportdossiers te digitaliseren en archiveren.
Tijdens de voorbereidingen raakte het transportbedrijf ook geïnteresseerd in de uitgebreidere oplossing van de documentbeheerspecialist uit Groot-Ammers. Ieder dossier wordt voortaan digitaal verwerkt via een workflow (met rollen en rechten). Alle documenten van aanvraag tot transportopdracht tot in- en verkoopfactuur komen nu in één digitaal transportdossier. Bovendien verloopt het hele proces via het zogeheten Lucom Interaction Platform, waardoor het juiste document op het juiste moment bij de juiste medewerker op het scherm verschijnt. Er is dus altijd inzicht in de status van het proces. Door de koppeling met het boekhoudsysteem van Cars&Cargo kunnen facturen ook meteen geboekt worden, stelt Lucom.
Minder fouten
Daarnaast is het digitale proces minder foutgevoelig dan de papieren afhandeling, claimt het bedrijf. Data hoeven maar één keer te worden ingevoerd of gescand en kunnen daarna worden hergebruikt. Door de toevoeging van een barcode aan elke dossier worden papieren documenten van externe partijen eenvoudig aan het juist dossier toegevoegd.
‘Onze medewerkers moesten uiteraard wel even wennen dat zij een dossier niet meer fysiek in handen hebben. Inmiddels ervaren zij de voordelen van de Lucom-oplossing. Wilde je vroeger bijvoorbeeld iets weten, dan was dat soms behoorlijk zoeken. Dat is nu verleden tijd, omdat het hele dossier digitaal direct oproepbaar is en de papierstapels verdwenen zijn. Verder werkt het veel efficiënter, waardoor er meer tijd overblijft voor klanten en leveranciers’, aldus Bob Snijder, directeur van Cars&Cargo.
