Shurgard is één van de grootste exploitanten van self-storage faciliteiten in Europa. Voor de 189 winkels in zeven landen verwerkt Shurgard 25.000 inkoopfacturen per jaar. Met ISProjects was Shurgard in staat om in zes weken tijd een live-versie in heel Europa uit te rollen. Alle facturen worden nu gescand in één systeem, een groot voordeel met vijf supportcentra waar de facturen lokaal worden ontvangen. De webtool laat goedkeurders eenvoudig de beoordeling uitvoeren.
Voorafgaand aan de implementatie verwerkte Shurgard de facturen handmatig,waaronder het handmatig scannen en / of het verzenden van facturen per post naar andere locaties waar de verwerking was gecentraliseerd. Vervolgens was er een handmatige follow-up door het financiële team voor de goedkeuring van de facturen. Dat moest anders. Er werd gekozen voor een snelle implementatie en een live-versie werd in heel Europa in zes weken geïmplementeerd.
Alle facturen worden nu gescand in één systeem. Dat is een groot voordeel met vijf supportcentra waar de facturen lokaal worden ontvangen. Een digitale workflow zit in de tool verwerkt, waardoor geen follow-up door het financiële team meer nodig is. Ook beschikt de oplossing over een webtool die goedkeurders eenvoudig de beoordeling/goedkeuring laat uitvoeren. Dit is zeer gemakkelijk voor mensen die vaak reizen, zoals facility managers die het grootste volume in de organisatie vertegenwoordigen. De ingebouwde e-mailfunctionaliteit maakt het mogelijk documenten intern of aan derden te versturen, met een automatische trace in de audit trail van JD Edwards. Die audit trail bevat alle commentaren en routing van de factuur van boekhoudkundige verwerking tot de definitieve goedkeuring. Tevens beschikt de oplossing over monitoring/rapportering-functionaliteit, waardoor Shurgard beter inzicht krijgt in knelpunten als het aantal facturen, waar en door wie behandeld. Zodoende is er geen risico’s meer om een document te verliezen.
Snelle implementatie
Steve Vancraenem, director of Accounting Europe, Shurgard: ‘Het implementatieproject verliep enorm snel. Een live-versie werd in heel Europa in zes weken geïmplementeerd. Mede dankzij de goede ondersteuning en interactie tussen Shurgard en het ISProjects team tijdens de implementatiefase. Tevens ontvingen wij zeer bruikbaar advies van het ISProjects team bij de implementatie van het goedkeuringproces: ze aarzelden niet om de klant tegen te spreken en lieten zien dat andere routes mogelijk zijn om te voorkomen dat er veel extra ontwikkelingswerk moest worden uitgevoerd.’
Shurgard begon in 1994 in België en is nu de grootste exploitant, eigenaar en ontwikkelaar van self-storage faciliteiten in Europa, met 197 winkels in zeven landen: Frankrijk, Nederland, Zweden, het Verenigd Koninkrijk, België, Duitsland en Denemarken. Shurgard biedt zowel particulieren als bedrijven een eenvoudige en handige oplossing in speciaal gebouwde eenheden van één tot dertig vierkante meter. Shurgard’s Europees netwerk bedient 126.000 klanten met bijna één miljoen vierkante meter verhuurbare ruimte.
