Wanneer een bedrijf voor ogen heeft voor welke functies binnen de organisatie mobiel werken relevant is en de mobiliteitsstrategie vorm heeft gekregen, kan in kaart worden gebracht welke investeringen er nodig zijn met betrekking tot de infrastructuur, software, apps en apparatuur.
Om de uiteindelijke investering die mobiel werken vraagt, te bepalen is het helaas niet mogelijk een checklist af te werken, legt Computable-expert Reza Sarshar, projectleider bij Ictivity, uit. ‘Dat zou betekenen dat er een standaard manier is, terwijl een mobiliteitsstrategie er voor elke organisatie anders uitziet. Mobiel werken kun je inzetten om sommige werkprocessen efficiënter in te richten en flexibiliteit in de bedrijfsprocessen in te bouwen. Het bedrijfsproces mede bepaalt de manier van mobiel werken die een organisatie toe gaat passen. Mobiel werken voor een arts ziet er totaal anders uit dan voor een sales manager.’ Het is dus een verschijnsel dat in verschillende vormen voorkomt. Afhankelijk van het model dat een organisatie kiest, is het mogelijk meer te weten te komen over de benodigde investering.
Faciliteren
Als duidelijk is omkaderd wat je met mobiel werken wilt bereiken, is het volgens de Computable-experts pas verstandig om te bepalen welke devices, software en andere middelen nodig zijn. Gebaseerd op de profielen van medewerkers en hun activiteiten en takenpakketten is te bepalen welke programma’s nodig zijn, welke software geschikt gemaakt moet worden voor mobiel werken en welke devices van toepassing zijn. Bovendien moeten, naast het vaststellen van de verschillende gebruikersprofielen binnen een organisatie, ook de behoeftes van de organisatie en beoogde verbeterpunten worden bepaald.
Hoewel mobiel werken aan de ene kant facilitaire kostenbesparingen zal opleveren, aangezien er minder geld nodig is voor de huur van een kantoorpand of zelfs koffie, betekent een mobiliteitsstrategie dus vooral een investering. Een bedrijf kan op basis van zijn mobiliteitsstrategie kiezen voor het zelf aanschaffen van een mobiele infrastructuur of deze afnemen als dienst in een abonnementsvorm. Computable-expert Ruud Pieterse, information systems architect bij HP: ‘Dat is een keuze. Maar in beide gevallen geldt: hoe meer functionaliteiten je mobiel wilt aanbieden des te groter de investering. En dat hangt weer samen met de gebruikersorganisatie en wat een bedrijf zijn medewerkers wil aanbieden.’
Investeringng
Ook zal er in apps geïnvesteerd moeten worden. Of de keuze valt op het laten bouwen of zelf bouwen van apps is mede bepalend voor de kosten. Yuri Zagt, application & business consultant bij HP: ‘Elke app moet ook weer worden onderhouden en continu worden aangepast om mee te kunnen met de tijd’, zegt hij. ‘Door de grote verscheidenheid aan devices en platformen wordt dit alsmaar complexer.’ En hier zijn uiteraard de nodige kosten aan verbonden.
Ook de kosten voor beveiliging zijn afhankelijk van verschillende factoren. Wanneer wordt gekozen voor de inzet van tablets om het werk makkelijker en efficiënter te maken, moet de beveiliging hiervoor ook worden geregeld. En, Android werkt anders dan Windows. Moet een organisatie drie verschillende besturingssystemen ondersteunen of is het misschien beter haalbaar om slechts één besturingssysteem te ondersteunen? Deze vragen zijn beter te beantwoorden nadat de doelen duidelijk zijn gesteld.
Sarshar: ‘Om de mobiele organisatie op te kunnen bouwen is het dus van belang eerst duidelijk in kaart te brengen waar je als organisatie staat en waar je vanuit de huidige situatie heen wilt.’ Bij het bepalen van de investering moet vervolgens rekening worden gehouden met onderwerpen zoals software, hardware, apps, beveiliging, ondersteuning en kennis van de beheerders. Door dit via een breakdown structuur te doen, is het volgens Sarshar mogelijk de uiteindelijk benodigde investering te bepalen. Maar daarmee is een bedrijf er nog niet. ‘Naast de materiële investering moet er ook rekening worden gehouden met de investering in bedrijfscultuur, werkwijze en management’, benadrukt Sarshar.
De checklist, toch een poging:
– Er moet geïnvesteerd worden in extra hardware voor gebruikers naast hun bestaande device.
– Er moet geïnvesteerd worden in softwarelicenties voor het werken op en via nieuwe hardware.
– Er moet geïnvesteerd worden in een laag waarmee het bestaande applicatielandschap geschikt kan worden gemaakt voor het werken op tablet of laptop of beide – beschreven in Mobility Enterprise Application Platform (MEAP).
– Er moet geïnvesteerd worden in beveiliging op verschillende plekken binnen de (mobiele) architectuur.
– Er moet geïnvesteerd worden in kennis van gebruikers, managers en cultuur.
– Er moet geïnvesteerd worden in kennis van de beheerders voor het beheer, onderhoud en ontwikkeling van de nieuwe architectuur.
Reza,
Goede toevoeging! Mobiel werken is niet alleen techniek maar ook politiek en logistiek. Alleen dan kan je er een succes van maken.
Het zou duidelijker zijn als het begrip mobiel werken vervangen zou worden door plaats en tijd onafhankelijk werken. Mobiel zijn is geen doel. Er zijn veel omstandigheden waar bijvoorbeeld bereikbaar zijn anderen direct in hun werk hinderen, bijvoorbeeld tijdens een seminar, een vergadering etc. daar zijn dan weliswaar weer andere bereikbaarheidsvormen voor nodig/mogelijk, maar per saldo zou daar de strategie over moeten gaan: wat onder welke omstandigheden en daarna tegen welke kosten.
Eens Maarten. Maar ja, welk begrip in de ict is nu voor de volledige 100 procent duidelijk? Enerzijds zorgt dit voor onduidelijkheid. En anderzijds ook weer voor veel leuke discussies die zeer leerzaam kunnen zijn.