Automatiseren leidt – als het goed is – tot een efficiencyverbetering en een grotere efficiëntie leidt tot … ontslag! Als ict'er ben je dus verantwoordelijk voor het ontslag van een groot aantal collega's. Kijk maar eens goed om je heen: de afgelopen jaren hebben op de financiële afdeling van je bedrijf flink wat collega's afscheid genomen.
Als we de effecten van de automatisering over een langere periode bekijken, dan wordt duidelijk dat in de meeste processen efficiencyverbeteringen zijn ontstaan, die op hun beurt weer hebben geleid tot een productiviteitsverbetering. Uitkomst: het werk kan door minder mensen gedaan worden. Vanuit mijn financiële achtergrond zet ik de gevolgen voor financiële processen in de afgelopen twee decennia op een rij. Als voorbeeld neem ik een handelsonderneming, het proces in je eigen organisatie kun je er in gedachten naast houden.
1. Orders en verkopen
Erp-software met volledige procescontrole heeft, mits het pakket vanaf het begin goed is ingericht, veel controletijd weggenomen bij de controller. Iedere handeling in het primaire of transactieproces is voorzien van koppelingen naar de boekhouding zodat het bedrijf een aantal volautomatische boekhouders heeft gekregen.
Daardoor hebben controllers minder werk aan het primaire proces, de controles op dit primaire proces zijn vervangen door een analytische beschouwing op basis van parameters. Dit is een plek waar het benodigde aantal financials ernstig gereduceerd is ten opzichte van vroeger.
2. Boeken van bankmutaties
Het inboeken van bankmutaties is door automatisering bij de banken en vernieuwingen in de boekhoudsoftware grotendeels vervallen. Betalingen en ontvangsten gaan rechtstreeks het eigen systeem in, slechts uitzonderingen hoeven te worden verwerkt. Alleen uitzonderingen vragen aandacht.
3. Credit control
Een organisatie heeft de keus om zelf de debiteuren te beheren, maar kan soms beter gebruik maken van uitbesteding. Bij een organisatie gaat het om uitzonderingen, maar voor de partij aan wie je het proces uitbesteedt, is het een primair proces met eigen software. Door de grote aantallen posten kunnen zij een efficiënter proces uitvoeren dan een organisatie ooit zou kunnen.
4. Verwerking van ingekomen facturen
Afhankelijk van de omvang van een organisatie is er een keuze uit automatiseringsoplossingen te maken. Binnenshuis kan gekozen worden voor het scannen van facturen die automatisch worden verwerkt in de crediteurenadministratie. Hierdoor kan ook het betalingsproces sterk vereenvoudigd worden. Beide processen zijn ook uit te besteden aan derden.
5. Loon- en salarisverwerking
Personeels- en salarisadministratie zijn geautomatiseerd, alleen proces-, aansluitings- en volledigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, zodat alleen de controle nog overblijft.
6. Met Standard Business Reporting gaat de wereld open
Belastingaangiften, deponeren van jaarrekeningen, alles kan digitaal worden geregeld, waarmee veel menselijke handelingen overbodig zijn geworden, zodat ook hier alleen controle overblijft.
7. Controle op het grootboek
Excuses, maar voor dit proces kunnen automatiseerders in het geheel niets betekenen.
8. Documenten- en takenbeheer in het primaire proces van planning en control
Processen voor het effectief beheren van documenten in de financiële kolom zijn ook geautomatiseerd en kunnen out-of-the-box worden aangeschaft. Vervanging van shared drives en shared folders door professionele oplossingen dragen direct bij tot efficiencyverbetering.
9. Balansdossier en accountantswerkzaamheden
Inmiddels is er ook software om planning- en controlprocessen transparant te maken. De organisatie heeft hiermee nu een audittrail en elektronisch balansdossier.
10. Elektronische verwerking van het jaarverslag
Door digitalisering van dit proces wordt veel tijd bespaard, de gegevens stromen naar het online jaarverslag en hoeven alleen nog te worden gecontroleerd. Hiermee bespaart de controller veel tijd.
11. Big data en small data
Elk bedrijf krijgt hiermee te maken: de analyse van schijnbaar ongestructureerde data waaruit onder andere analyses gemaakt kunnen worden om klanten te beïnvloeden. Vergelijk small data met een blikje water en big data met een stromende rivier waar je – met bi-tools – je handen in steekt om de temperatuur te meten.
12. Het dashboard van de financiële omgeving
Hier zal nog veel veranderen, omdat de statische en periodieke controles aangevuld dan wel vervangen worden door zogeheten continuous monitoring, waarbij je het principe van management by exception kunt toepassen.
Vergelijk de financiële afdeling met de bedieningsruimte van een energiecentrale, waarbij direct afwijkingen kunnen worden gesignaleerd.
13. Sociale media
Het is jammer, maar dit stuk automatisering hebben de financiële mensen nog niet omarmd. Dat ligt vermoedelijk aan het type mensen dat hier werkzaam is.
Vraag
Natuurlijk zijn er tal van voorbeelden van productiviteitsverbeteringen in diverse processen. Zo kun je denken aan de chemie, farma, procesindustrie, industriële productie, documentenbeheer. Het lijkt mij best interessant om ook andere processen op deze wijze onder de loep te nemen, om te laten zien wat samenwerking tussen ict en de business aan efficiencyverbeteringen heeft opgeleverd. Wie durft het aan om op deze plek andere processen en hun verbeteringen wat gedetailleerder te beschrijven?
@Andre
In mijn reactie had ik het over 3 dingen:
1. Sturende guestimates, getallen die gebaseerd zijn op ervaringen.
2. Verstand van de business, kennis die niet uit de cijfers komt.
3. Ondernemen vs boekhouden, geen spoken zien maar kansen benutten.
Stellen dat bovenstaande punten dodelijk zijn in een business omgeving klopt alleen als je niet verder kijkt dan een boekjaar, iets van korte termijn winst en lange tijd rendement;-)
@Ewout, korte termijn denken is typerend voor Angelsaksich denken. Er zijn nog teveel bedrijven die eenmalig(jaarlijks) naar hun cijfers kijken. Ook met kwartaalrapportages wordt vaak nog te nonchalant omgesprongen, 2 maanden schatten en dat rapporteren en 1 keer zoals het hoort.
Een ondernemer kan alleen goed zijn als hij/zij teruggekoppeld krijgt of zijn/haar -al dan niet weloverwogen besluit- ook goed is geweest.
En uiteraard is mij bekend wat punt 3 betekent:
Ook al krijg je 10 keer door een boekhouder uitgelegd dat cashflow netto winst + afschrijving is, in de praktijk blijkt pas echt dat je de afschrijving niet uitgeeft en dat dat geld op de bank blijft staan (simplistisch en sterk vereenvoudigd voorbeeld)
Maar in dit artikel is het financiële gedeelte als voorbeeld van de evolutie van software in een domein genomen, maar dat was je al duidelijk heb ik begrepen 😉
Maar in de praktijk wordt ieder jaar om natuurlijke redenen afgesloten: aangiftes, deponeringen etc.