Reserveringen komen via allerlei kanalen binnen. Deze moeten zo snel en zorgvuldig mogelijk in het reserveringssysteem worden verwerkt. Een proces dat voorheen veel tijd kostte en foutgevoelig was. Door de documenten-workflow grotendeels te automatiseren met NSi AutoStore, besparen de hotels van Crowne Plaza en Holiday Inn aanzienlijk op tijd en geld.
Het Holiday Inn Amsterdam en het luxere Crowne Plaza Schiphol vallen onder dezelfde franchiseonderneming. Om efficiënter te werken en kosten te verlagen wordt er samengewerkt op verschillende gebieden, waaronder ict en back-office. Beide hotels hebben service hoog in het vaandel. Gasten moeten snel, vriendelijk en effectief geholpen worden, ongeacht hun vraag of wens. Dit geldt ook voor reserveringen, die via allerlei kanalen binnenkomen. Gasten kunnen kamers boeken via verschillende websites, telefoon, fax, post en mail. Vaak wordt dit ruim vooraf gedaan, maar regelmatig vindt er een last-minute boeking of verandering plaats. Ongeacht de methode en timing moeten deze reserveringen zo snel mogelijk worden verwerkt en gesorteerd, zodat zowel gasten als receptiemedewerkers niet voor onaangename verrassingen komen te staan.
Efficiencyslag
Reserveringen moesten voorheen handmatig worden ingevoerd in een elektronisch systeem. De hardcopy exemplaren werden in dossiers opgeslagen en moesten regelmatig worden geraadpleegd voor specifieke gegevens of verificatie. Een tijdrovende activiteit. Door de inzet van documentmanagementsoftware NSi AutoStore zijn alle reserveringen eenvoudig te digitaliseren en op een eenduidige manier te archiveren.
‘We hadden behoefte aan een snelle, correcte verwerking van onze reserveringen. Het moest een efficiënte manier zijn. Daarnaast wilde ik een eenvoudige, low-maintenance en liefst aantrekkelijk geprijsde oplossing. Dat is gelukt. Het huidige systeem is zo effectief en stabiel dat ik telkens weer vergeet waar en op welke server het draait. Ik heb er geen omkijken naar. Het doet gewoon wat het moet doen’, aldus Valentin Dumonnet, regional it-manager bij Crowne Plaza Schiphol en Holiday Inn Amsterdam.
Tijdsbesparing van enkele uren per dag
Vrijwel alle reserveringen voor beide locaties, ongeacht de manier van binnenkomst, worden voorzien van een barcode en gescand. Op die manier is geen handmatige invoer meer nodig, wat tijd bespaart en het aantal fouten vermindert. Na deze digitalisering worden ze automatisch gesorteerd en overgezet naar het reserveringensysteem. Met die laatste stap maken de hotels een efficiencyslag. Het invoeren gaat veel sneller en receptiemedewerkers hoeven niet meer te zoeken naar de (papieren) gegevens. Alles is direct digitaal beschikbaar en men beschikt altijd over de juiste en volledige gegevens. Zo worden groepsreserveringen netjes gesorteerd of worden meerdere boekingen van eenzelfde gast overzichtelijk bij elkaar gezet. Prettig werken voor de receptionisten, en een efficiënte service richting de gasten.
‘We krijgen ongeveer honderd tot 150 reserveringen per dag via allerlei wegen. Er zitten zelfs nog zo’n twintig faxen per dag tussen. Als we dat allemaal nog handmatig moesten verwerken, kost dat veel meer tijd en is het systeem onnauwkeuriger. Het nieuwe reserveringsysteem geeft ons een tijdsbesparing van ongeveer 70 procent per invoer, dat kan dus oplopen tot een paar uur per dag.”
Hardware-onafhankelijk
In 2011 kregen de hotels een extra uitdaging op ict-gebied. Alle it-middelen stonden voor die tijd op een derde locatie. Toen dit hotel werd verkocht moest de it verhuizen naar het Crowne Plaza hotel in Hoofddorp en het reserveringsysteem worden overgezet. Hierdoor moest men ook overstappen op andere mfp’s (multifunctionele printers) die reeds in gebruik waren. De enige voorwaarde van de hotelorganisatie was het behoud van het reserveringsysteem. Bij nadere inspectie bleek het een kleinere uitdaging dan gedacht. NSi-partner Dokumento vond de oplossing in AutoStore dat hardware-onafhankelijk werkt. Het systeem kon dus zonder probleem worden overgezet naar de nieuwe machines, zonder merkbare downtime.
‘Bij de verhuizing van de it-omgeving stond een grote wens centraal: het reserveringsysteem moest ongewijzigd blijven en makkelijk mee te verhuizen. We stapten over naar andere hardware, dus we dachten dat het een uitdaging zou worden. Maar dat bleek mee te vallen en het functioneerde vrijwel direct, zonder grote aanpassingen’, besluit Dumonnet.
