De huidige economische crisis heeft zo zijn invloed op de manier waarop bedrijven met hun documenten omgaan. Verregaande bezuinigingen en de drang naar transparante informatie voorzieningen versterken de roep om innovatieve document oplossingen. Document management speelt hierop in en is niet voor niets helemaal hot.
Bedrijven zijn steeds minder bereid om hun kostbare tijd (en dus geld) te verspillen aan het verwerken, beheren en distribueren van documenten. Waar voorheen nog één of meerdere werknemers waren aangewezen om zich fulltime bezig te houden met het proces van factuurverwerking, wordt dat tegenwoordig steeds vaker gezien als slechts een taak van een werknemer die zich voornamelijk met andere zaken bezig houdt. Dit betekent echter wel dat het factuurverwerkingsproces op de schop moet, zodat deze werknemer het werk van enkele oud collega's kan overnemen.
Transparante informatie
Klanten op hun beurt zijn steeds minder bereid om hun vertrouwelijke informatie, en daarmee de controle, uit handen te geven. Ze willen inzicht in hun eigen informatie en willen kunnen bijhouden wat er met die informatie gebeurt. Nog liever zouden ze die informatie zelf in het documentsysteem van het bedrijf uploaden, om vervolgens te controleren of alle gegevens juist zijn. Het verklaart de enorme opkomst van online portals voor klanten, vaak gefaciliteerd door een document management systeem.
Het zijn de sleutelwoorden van deze crisis; productiviteit en vertrouwen. En dat zie je dus ook terug in de wereld van document management. Vele bedrijven hebben de eerste stappen op dit gebied al gezet, maar de meesten weten niet eens van het bestaan. Dus als het om document beheer gaat staat er de komende jaren heel wat te gebeuren.
Wouter Boot, consultant document solutions bij Yceland Intelligent Business Solutions
Beste Wouter
Met enig cynisme mag ik stellen dat je met dit artikel het voor elkaar gekregen hebt Yceland Intelligent Business Solutions op de zwarte lijst van mijn werkgever te krijgen.
Je hebt het over document management en komt niet verder dan facturen al voorbeeld.
Verder is het wederom een artikel waarvan ik er de laatste tijd in de computable te veel van tegenkom: wat loze kreten, en weinig inhoudelijk.
Wat voor documenten plaats je nu typisch in een document management systeem, hoe beheer je documenten, hoe faciliteer je parallel werken aan documenten, wat zijn de mogelijkheden op elektronische handtekeningen, wat kun je nu wel en niet onder documentbeheer plaatsen?
Zomaar wat simpele deelonderwerpen waarmee je je artikel een stuk meer “body” kunt geven
Beste PaVaKe,
Als je mijn artikel gelezen hebt, had je kunnen lezen dat ik duidelijk spreek over een bepaalde trend die zich ontwikkelt op het terrein van Document Management. De vragen die jij als voorbeeld geeft, zijn duidelijk applicatie afhankelijk. Het ene Document Management Systeem gaat nou eenmaal anders met parallel werken of elektronische handtekeningen om dan het ander. Omdat ik me hier niet wil concentreren op één bepaald pakket zijn deze vragen dus totaal niet aan de orde. Als je wilt weten hoe een bepaald DMS omgaat met documenten, dan doe je er goed aan gewoon een bezoekje aan hun website te brengen. Daar staat het doorgaans haarfijn uitgelegd.
Een verhaaltje onder kopje transparante informatie, dat gaat specifiek over vertrouwelijk informatie, waarover zelf controle zou moeten worden gehouden. Die zouden klanten steeds vaker zelf in hun eigen documentsysteem van het bedrijf willen upoaden en dat verklaart weer de enorme opkomst van de online document portals voor klanten.
crisis artikel 🙁
Beste Wouter,
Ik werd positief getriggerd door de titel van je artikel, maar in het artikel raakte ik je statement snel kwijt. De huidige economische cirsis gaat verder dan alleen platte kostenbesparing en document beveiliging. Hoe kan een document management systeem bedrijven helpen sneller, effectiever en vooral slimmer om te gaan met de beschikbare informatie?
Document Management als reactie op de crisis? Wat is dan Document Management? Twee medewerkers die documenten archiveren managen namelijk ook documenten. En crisis. Welke crisis? Zijn er belangrijke documenten zoek en hierdoor is en nu een crisis uitgebroken? Had dit met een goed Document Management (twee betere medewerkers) voorkomen kunnen worden?
Factuurverwerking slechts taak van een medewerker die zich voornamelijk met andere zaken bezig houdt? Wat dan als deze persoon er niet is? En wat heeft dit te maken met Document Management. De meeste accounting pakketten kunnen gewoon de facturen elektronisch uitsturen. Dit is ook een vorm van Document Management. Om een effectiever systeem / proces in te richten moet je dus wel weten wat het proces exact is en waar de potentiële kostenbesparingen zitten. De tijden dat systemen werden gekocht zonder goede analyse van het proces zijn toch een beetje voorbij. Kortom een goede en heldere business cases waarop een beslisser snel kan acteren of iets interessant is of niet. Dat mist dus volledig in dit artikel!