De toekomst is nu: is IT er klaar voor?

Toen mij werd gevraagd om een trendbericht te schrijven voor 2016, bekroop me een licht gevoel van onbehagen. Ieder jaar weer beschouwen we massaal de it-ontwikkelingen van het afgelopen jaar en doen we voorspellingen voor het komende jaar. We kunnen wel blijven meedobberen op de trends en de voorspellingen van anderen, maar dan ontstaat het gevaar dat we ons in slaap laten sussen.

Alles blijft bij het oude, zolang we maar nieuwe technologieën aankopen en de juiste marketingstrategieën hanteren, toch? Ik zou dit jaar echter iets gewaagders willen voorstellen. Namelijk om per 1 januari alles wat we denken te weten los te laten en onze visie op it op een nieuwe manier in te vullen: toekomstbestendig.

De wereld is zichzelf opnieuw aan het uitvinden. Technologie wordt exponentieel slimmer. Innovatieve start-ups herdefiniëren hele sectoren. Businessmodellen kantelen. Opt in or lose out! We moeten dichterbij onze klanten gaan zitten. Alles draait om personalisatie en nieuwe vormen van communicatie. De menselijke maat. Flexibiliteit. Lenigheid. Scrum. De lijstjes zijn ieder jaar uitgebreider, omdat de technologie geen vaart mindert. Maar wat als de it-afdeling helemaal geen tijd heeft voor noodzakelijke innovatie? Wat als it de hele dag bezig is met ‘keeping the lights on’ en verlamd is door de eigen erfenis van verouderde systemen en trage, handmatige processen? Is het tij dan nog wel te keren? Ik denk van wel. Maar het moet wel nú gebeuren. De toekomst is nu.

Vergeet alles wat we (denken te) weten

It is bij veel organisaties langzaam aan tot stilstand gekomen. Men wil wel innoveren, maar wie onderhoudt er dan de systemen? Wie zorgt er voor het on- en offboarden van medewerkers? Wie zorgt ervoor dat iedere gebruiker de software krijgt waar hij recht op heeft? Wie zorgt dat de gebruikersrechten weer worden ingetrokken wanneer een werknemer ontslag neemt? Er is bij veel it-afdelingen simpelweg geen tijd en budget om risico te nemen, te experimenteren of te innoveren.

Het gevolg is dat de kloof tussen it en de business steeds groter wordt. Gebruikers krijgen niet de nieuwe technologieën waar ze behoefte aan hebben en het risco ontstaat dat de organisatie zijn concurrentiekracht verliest of dat medewerkers op zoek gaan naar hun eigen oplossingen. De it-afdeling komt hierdoor steeds meer buiten spel te staan. Willen we it weer de rol toebedelen die zij verdient, dan vereist dat een fundamenteel andere manier van denken en aanpak.

Denken als een start-up

It is van nature erg vooruitstrevend, maar de manier waarop grotere organisaties tegenwoordig it bedrijven is gedateerd en inflexibel. Het grote voordeel dat start-ups hebben, is dat zij geen bagage met zich meezeulen en niet worden gehinderd door logge systemen en tijdrovende processen. Hierdoor ligt voor hen de weg vrij om exponentieel te groeien en voorop te lopen op het gebied van innovatie. 

Hoe zou je de it van je organisatie inrichten als je opnieuw mocht beginnen? De eerste stap is eenvoudig: automatiseer veelvoorkomende processen die nu handmatig door de it-afdeling worden uitgevoerd. Facilitaire taken als on- en offboarding en rechtenbeheer zijn geen core-business, dus waarom zou je de kostbare tijd van de it-afdeling hier aan verspillen? De volgende stap is het slimmer inkopen van diensten, bijvoorbeeld door ze af te nemen uit de cloud. Zo kun je een goedkopere en kwalitatief hoogwaardige interne it-huishouding realiseren, waarmee je tijd en budget creëert voor innovatie.

Maar niet alleen de systemen en processen moeten op orde zijn, ook de manier waarop gewerkt wordt moet innovatie faciliteren. Succesvolle startups hanteren vaak het ‘fail fast, fail often’ principe: neem geen grote risico’s met omvangrijke en langlopende projecten, maar benader je interne innovatie vanuit kleine, handzame projecten. Ontwikkel je organisatie en je producten door heel veel uit te proberen en heel vaak te falen, om zo uiteindelijk succes te boeken. Niet alles is namelijk te voorspellen en door gewaagde experimenten ontstaan vaak de meest innovatieve producten en diensten. Ontwikkel daarom een experimenteercultuur, ben bereid nieuwe dingen uit te proberen en overwin de interne weerstanden in je organisatie. Werkt een idee niet? Laat het dan snel weer los en probeer het volgende idee uit.

De toekomst is nu

Heb je je it geautomatiseerd, de ondersteunende diensten uitbesteed en experimenteren tot speerpunt verheven, dan heb je een gedegen basis voor innovatie gelegd. It is haalbaar en voorspelbaar geworden en de rest van de organisatie zal sneller bij it aankloppen voor ondersteuning bij nieuwe business-proposities. De organisatie is nu toekomstbestendig en flexibel genoeg om veranderende omstandigheden het hoofd te bieden. Net op tijd, zou ik willen stellen, want die toekomst gaat zich in 2016 voltrekken. 

Ter illustratie: Je ziet het nu al gebeuren als je naar bedrijven als Tesla kijkt. Tesla is geen auto maar een innovatieplatform. Onlangs werd er een update op het platform gepubliceerd, waardoor gebruikers handsfree konden rijden. Dit is iets wat een autofabrikant van de oude stempel, zoals Ford, nooit zou doen, omdat het veel te risicovol is. En dat zorgt ervoor dat bedrijven als Tesla hand over hand de markt veroveren en de oude, loggere producenten uiteindelijk ver achter zich zullen laten. Hetzelfde principe geldt voor de it-organisatie. We moeten onze it niet meer zien als een servicedesk met technologie, maar als een platform. Een platform voor innovatie.

We hebben visie nodig

De allerbelangrijkste stap die organisaties op dit moment kunnen maken om op de toekomst voorbereid te zijn, is het ontwikkelen van een visie. Een visie die gericht is op verandering en die verandering mogelijk maakt. Een visie die door het hele bedrijf wordt gedragen en die de organisatie achter een transformative purpose schaart. Wat willen we veranderen in de wereld? Hoe blijven we relevant? Hoe bieden we een voortdurend veranderende toekomst het hoofd te midden van start-ups als Airbnb, Uber en Tesla, die tien keer sneller kunnen produceren, tien keer betere producten leveren en een tien keer grotere winst per werknemer realiseren dan de gemiddelde organisatie in hun branche?

Eén ding is zeker: we gaan het niet redden wanneer we heel veel risicobeperkingen inbouwen, of wanneer we onze it outsourcen en de regie kwijtraken. We moeten innovatieve it integreren in onze bedrijfsprocessen, want alleen zo kunnen we ervoor zorgen dat onze organisaties zelf innovatief blijven. Formuleert it hier geen visie over, dan bestaat het gevaar dat de organisatie volgend jaar niet meer relevant en competitief is of dat er bijvoorbeeld een complete it-organisatie ge-insourced wordt om toch te kunnen innoveren. We moeten nu handelen of het onderspit delven. Veranderde je twintig jaar geleden niks, dan kon je nog met gemak twintig jaar vooruit, maar veranderen organisaties vandaag de dag niks, dan zijn ze binnen een paar jaar van de aardbodem verdwenen (en de kans is groot dat ze daarvoor een SpaceX-ruimteschip van Elon Musk, ceo van Tesla, moeten inhuren).

Mijn nieuwjaarsboodschap is dan ook: laten we it weer gaan gebruiken zoals het ooit bedoeld is. Laten we zorgen dat it weer innovatie mogelijk maakt. Wanneer we er in 2016 met zijn allen de schouders onderzetten en een platform voor innovatie creëren, dan kunnen we de toekomst met vertrouwen tegemoet zien. Ik wens jullie allemaal een heel gelukkig en vernieuwend 2016!