Informatie- en communicatietechnologie (ICT) gaan de zakenreizen nauwelijks verdringen. Een vrij groot deel van het zakelijke verkeer blijft doorgaan ondanks nieuwe mogelijkheden als video-vergaderen.
Dit blijkt uit een onderzoek van Kpmg Bureau voor Economische Argumentatie (Kpmg/Bea). Opdrachtgever is het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Centraal staan de effecten van de ‘informatiemaatschappij’ op verkeer en vervoer. Het eerst onderzocht zijn de gevolgen voor het zakelijke verkeer. Daaronder vallen alle verplaatsingen die door bedrijven en organisaties worden gemaakt, uitgezonderd goederenvervoer en woon-werkverkeer.
Over het algemeen blijken die gevolgen wat tegen te vallen. Meer dan 60 procent van het zakelijk verkeer verdwijnt niet zo snel, ook al wordt ruim gebruik van IT gemaakt. In potentie kan daar 30 procent of minder van de verplaatsingen verdwijnen. Hooguit 35 procent van de ‘dienstreizen’ of ander zakelijk verkeer zou achterwege kunnen blijven.
Substitutie
Kpmg onderscheidt twee soorten effecten: substitutie en generatie. Bij substitutie maakt de informatie- en communicatie-technologie fysieke verplaatsingen overbodig. Een voorbeeld is video-vergaderen waarbij iedereen binnenshuis kan blijven. Met generatie wordt het tegenovergestelde bedoeld, waarbij IT juist extra reizen noodzakelijk maakt.
Als voorbeeld worden opleidingen en congresbezoek genoemd. Veel mensen komen niet voor informatie-uitwisseling naar congressen, maar hopen daar andere mensen te ontmoeten. Ook voor opleidingen geldt dat het sociale contact, het ‘er even uit zijn’ en werkelijke interactie belangrijke aspecten zijn. De substitutie-potentie van deze categorie zakelijke reizen wordt op hooguit 30 procent geraamd. Daar staat tegenover dat op computergebied tal van opleidingen en congressen worden gehouden. Dit leidt tot extra gereis.
In de categorie ‘onderhoud en reparatie’ valt wel wat minder te reizen. Voor apparaten als computers en kantoorautomaten geldt bijvoorbeeld dat een groot deel van het verkeer in de toekomst niet meer nodig zal zijn, omdat op afstand kan worden vastgesteld wat er mankeert aan het apparaat. Als de storing in de software zit, kan het euvel op afstand worden verholpen. Zelfs voor bepaalde hardware-problemen kan dat. Bij het gehele onderhouds- en reparatieverkeer zou zo’n 40 procent van de reizen achterwege kunnen blijven.
Ook verkopers en after sales managers plegen veel op de weg te zitten. Hier valt hooguit 20 procent te bezuinigen. Genoemd wordt de noodzaak de klant in de ogen te kunnen zien. Alleen op deze manier zijn de latente behoeften van de klant aan te boren. De informatiemaatschappij stimuleert zelfs het reizen. Ontwikkelingen als globalisering van de economie en ’time-based competition’ spelen hier een rol.
Verder moet er nog al wat vergaderd worden. Mensen blijken voor dit soort contacten graag iemand in levende lijve te ontmoeten, stelt het rapport. Dit geldt met name wanneer in grotere groepen een flink aantal onderwerpen wordt doorgenomen. De substitutie-potentie wordt geraamd op 25 procent.
Generatie
Het generatie-effect van de informatiemaatschappij op zakelijke verplaatsingen is groot. Sinds mensenheugenis heeft elke verbetering van de communicatiemogelijkheden en van de informatievoorziening geleid tot een groter aantal contacten tussen mensen. Tevens neemt de afstand toe waarover wordt gereisd om deze contacten te onderhouden.
Korte en diepgaande discussies tussen mensen die elkaar al kennen en over een beperkter aantal onderwerpen praten, lenen zich beter voor video-vergaderen. Dit geldt met name voor mensen van eenzelfde bedrijf. Het meest geschikt voor video-conferencing zijn korte routinematige contacten tussen personen die elkaar goed kennen en waarin uitvoering van werkzaamheden en dergelijke wordt geregeld. Het doel is uitwisseling van informatie dan wel het geven van opdrachten. Naar schatting 75 procent van de reizen die voor uitvoeringsoverleg worden gemaakt, zijn overbodig als moderne communicatietechnieken worden gebruikt.
