Sportartikelenproducent Asics levert zijn producten over de gehele wereld. Winkels moeten van tevoren goed kunnen inschatten welke vraag er in een bepaald seizoen voor een bepaald product ontstaat. Daarnaast moet de informatie over de lopende verkopen en de voorraden zo zijn dat de winkels de consumenten snel en flexibel van de juiste producten kan voorzien. Asics gebruikt hiervoor de software van BI-leverancier Business Objects.
Twee keer per jaar plaatst de lokale verkooporganisatie een inkooporder bij de productieafdeling van Asics in Azië. Vervolgens wordt er een partij schoenen geleverd aan deze landelijke verkooppunten, die ze doorleveren aan de lokale winkeliers. Als blijkt dat er van een bepaald product te weinig is besteld, wordt er een nabestelling gedaan. Deze nabestellingen worden gebundeld door het Europese hoofdkantoor in Hoofddorp, voordat ze doorgestuurd worden naar de Japanse fabriek. Het duurt dan zo'n vier tot vijf maanden voordat de nabestelling bij de winkelier aankomt. Goed vooraf inschatten is dus het parool.
Het orderproces wordt sinds 2002 ondersteund door een Navision erp-systeem, maar het rapportageproces bleef tijdrovend en niet gebruikersvriendelijk. En juist deze rapportages zijn essentieel voor Asics om snel op de marktvraag in te spelen. Zo baseert de ontwikkelafdeling zijn voorspelling op het actuele inzicht in de orderstatus en de distributieafdeling doet dat voor zijn leveringsplanning. Daarom besloot Asics om de verkoop- en orderprocessen te centraliseren. De Europese it-organisatie in Hoofddorp was zich er al snel van bewust dat de gewenste centralisatie niet was door te voeren met het huidige rapportagesysteem.
Verschillende regio’s
De alternatieven moesten aan drie eisen voldoen. De nieuwe rapportagetool moest gefaseerd kunnen worden uitgerold naar vier Europese regio's. Daarnaast moest het nieuwe instrument centraal kunnen worden aangeboden door de Europese it-afdeling aan de verschillende regio's. Tot slot moest het nieuwe systeem vooral eenvoudig in het gebruik zijn. Uiteindelijk werd er gekozen voor de implementatie van Business Objects XI door Kadenza, specialist op BI-gebied.
Inmiddels werken de Benelux, Oostenrijk, Frankrijk, Duitsland en Spanje met het systeem. De uitlevertijden aan winkeliers is nu sterk verkort en de verkoopafdeling kan nu gedetailleerde analyses en vergelijkingen maken tussen de verschillende landen, zelfs tot op het niveau van het schoentype. Verleden jaar is het systeem in vier vervolgstappen uitgebreid en in de tweede helft van dit jaar wordt er nog een managementdashboard in gebruik genomen.
