De omslachtige methode om financiële gegevens uit de centrale database Cafas in rapportages te verwerken, omzeilden veel BZK-ambtenaren door zelf met een Excel-spreadsheet aan de gang te gaan. Inmiddels zorgt een webgebaseerde oplossing ervoor dat personeel gemakkelijk bij gegevens kan komen, de spreadsheetwildgroei is verdwenen en het beheer is vereenvoudigd.
Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) werken ongeveer vijftienhonderd mensen. Zij zorgen voor beleidsbepaling en -ontwikkeling. De uitvoering gebeurt veelal elders. Binnen het departement doen veel cijfers de ronde, want elk beleidsvoornemen dient een financiële vertaling te krijgen. Die getallen liggen in de DB2-database Cafas opgeslagen via de ooit zelf in CSP (later Cics Cobol) geschreven invoerprogrammatuur. Elke nacht pompt het systeem relevante getallen naar Promis, een gegevenspakhuis waaruit gebruikers met Focus for Windows van Information Builders putten voor rapportages. Althans, dit was in 1993 de bedoeling. Cafas is overigens ook het bronbestand voor de ambtenaren bij Sociale Zaken en Werkgelegenheid en bij Financiën.
Wildgroei
De praktijk bleek echter weerbarstig, vertelt Huig Haasnoot, hoofd Coördinatie Informatievoorziening en -systemen / Bureau Coördinatie Cafas. "De meeste mensen bleken niet in staat om voor hun zinvolle gegevens aan het systeem te ontlokken, vooral degenen die maar af en toe met Cafas te maken hebben, en dat is toch het merendeel. Daarom maakten zij zelf hun rapporten in Excel. Zo ontstond een wildgroei in rapportages."
Een belangrijk probleem was dat voor elke nieuwe versie de Directie Informatievoorziening bij alle clients nieuwe software moest installeren. Op de achtergrond speelt mee dat de rijksoverheid is overgestapt op een nieuwe methode van begrotingen opstellen. De beleidsdoelen zijn uitgangspunt en de financiële middelen volgen.
Haasnoot: "We willen Promis kunnen uitbreiden naar andere dan financiële gegevens en koersen af op een open omgeving. Personeelszaken heeft behoefte aan geldelijke informatie en beleidsvoorbereiders willen gegevens hebben over personele kwesties. Verder we willen het rapportagebeheer in één hand hebben."
Haasnoot en Rob Liemburg, adviseur informatievoorziening en -systemen bij BZK, gingen te rade bij ‘hofleverancier’ Information Builders. Liemburg coördineert het verbeteren van de inrichting van het gegevenspakhuis Promis. De oplossing is gevonden in behoud van de achterkant (Cafas en Promis) en verbetering van de presentatie- en rapportagemogelijkheden door gebruikmaking van Web-focus met MRE (Managed Report Environment) van Information Builders. Gebruikers hebben nu één login en krijgen, afhankelijk van hun rechten, een zekere (web)startpagina voorgeschoteld. Daar kunnen zij kiezen welke cijfers of andere gegevens ze willen hebben. Die komen vervolgens, als vanouds, uit Promis. Ze kunnen tevens ad-hoc rapportages genereren via Managed Reporting. Op de clients hoeft alleen maar een browser te worden geïnstalleerd. De conversie duurde vier dagen. Haasnoot: "Terwijl we dat eigenlijk als proefperiode hadden gepland, maar het was gewoon klaar in vier dagen."
Volgende slagen
Allereerst moesten Haasnoot en Liemburg het management overtuigen van de overstap naar Web-Focus en MRE. "Het draagvlak bleek groot. Na invoering bleek dat de beeldvorming over de backoffice-systemen positiever is."
Al zijn kant-en-klare rapporten nu simpeler te maken, het blijft lastig vast te stellen hoe de rapportages eruit moeten zien, welke ordening wordt gehanteerd. Daarom is een gebruikersoverleg gestart. Liemburg: "We hadden die meningen nodig om Web-Focus te bouwen. Inmiddels praten we ook over procedures, de inhoud van de rapportages en de manier waarop je zaken vastlegt. Daarmee hebben we eigenlijk een kwaliteitsslag gemaakt."
Inmiddels is het BZK-tweetal bezig de volgende slagen te maken. Verhoging van de gebruiksvriendelijkheid en verlenging van de levensduur van Cafas bijvoorbeeld door toevoeging van een gui en meer rapportagemogelijkheden aan de achterkant.
De prestatie- en evaluatiegegevens die volgens die nieuwe begrotingsmethode aan de Tweede Kamer moeten worden gepresenteerd, komen in een Filemaker Pro-database. Vandaar worden ze gekopieerd naar Promis, waaruit Web-Focus rapportages met financiële en niet-financiële gegevens levert.
Voor de toekomst zijn Haasnoot en Liemburg gecharmeerd van de mogelijkheid de Promis-gegevens te ontsluiten richting mobiele apparatuur, zoals pda’s al zijn ze nog niet bezig met de voorbereiding daarvan. "Beleidsambtenaren kunnen dan tijdens vergaderingen in het parlement ter plekke informatie raadplegen om hun minister te ondersteunen."
