Kantoorpersoneel print de baas op kosten

Ruim de helft van het Nederlandse kantoorpersoneel jaagt de baas op kosten door buitensporig te printen en te kopiëren. Daarbij komt dat medewerkers geen idee hebben wat de kosten per print zijn en het hen ook niets interesseert. Dat terwijl de print- en kopieerkosten gemiddeld 3 à 4 procent van de bedrijfskosten uitmaken. Verder nemen kantoormedewerkers het niet zo nauw met de veiligheid: bijna vijftig procent van de medewerkers laat wel eens vertrouwelijke documenten open en bloot op de printer of op het eigen bureau liggen. Dit blijkt uit een representatief onderzoek uitgevoerd in opdracht van Canon Nederland onder Nederlandse kantoormedewerkers.

In het onderzoek heeft Canon vier aspecten bekeken waar iedere printergebruiker mee te maken heeft: printkosten, milieubelasting, documentbeveiliging en de diverse gebruiksmogelijkheden die printers bieden.

Meer dan de helft van de Nederlandse kantoormedewerkers houdt geen rekening met wat een printje kost. Men print er op los en geeft tegelijkertijd aan niet te weten wat een printje kost, maar dat interesseert ze ook niet. Dat terwijl printkosten voor een bedrijf 3 à 4 procent van de bedrijfskosten uitmaken. "Hier valt nog veel geld te besparen", stelt Martin Trampe – algemeen directeur van Canon Nederland N.V. Printers gaan steeds efficiënter om met energie, inkt en papier, waardoor de kosten per print de afgelopen jaren sterk zijn gedaald. Helaas blijft voor de meerderheid blijft het adagium: ach… zolang de baas betaalt."

Het aantal Nederlandse kantoormedewerkers dat bewust omgaat met de printer en oog heeft voor de milieubelasting die overbodig printen met zich meebrengt, groeit. De milieubewuste ‘tree hugger’ kiest bij voorkeur voor zwart-wit printen en natuurlijk altijd dubbelzijdig. Hij baalt ervan als hij verkeerde printjes heeft gemaakt die vervolgens ongebruikt in de papierbak verdwijnen. Ook al houdt 50% van de Nederlandse kantoormedewerkers geen rekening met de kosten van een printje, maar liefst 78 procent irriteert zich wel aan collega’s die maar raak printen zonder stil te staan bij het milieu. Het blijft echter niet bij "wijzen naar collega’s"; 30 procent van de ondervraagden geeft aan foutieve prints zelfs te gebruiken als kladpapier.

Bijna de helft van de Nederlanders laat wel eens vertrouwelijke documenten slingeren op het bureau of bij de printer. Desondanks zestig procent van de kantoormedewerkers dat de printers op kantoor beveiligd moeten worden. De helft hiervan geeft ook aan dat mensen veel te slordig omgaan met vertrouwelijke documenten. Martin Trampe: "Beveiliging van documenten wordt steeds belangrijker. Daarnaast wordt het vanuit de regelgeving steeds belangrijker om inzichtelijk te maken wat er met die documenten gebeurt: wie print wat en wanneer? Daarom leveren wij bij onze apparatuur steeds vaker identificatiemogelijkheden.

Gebruikers moeten zich bijvoorbeeld met een pasje of logincode bij de printer bekendmaken voordat ze een printje kunnen maken."

Printen alleen is voor de Nederlander niet genoeg. Dubbelzijdig printen, nieten, scannen en kant en klare boekjes uitdraaien, allemaal zaken die 36 procent van de ondervraagden van zijn printer verwacht. Daarnaast vindt bijna een kwart het leuk om te weten wat ‘hun’ apparaat allemaal kan en bijna twee op de vijf zullen elke optie van de printer ook daadwerkelijk uitproberen en gebruiken. Trampe: "Printers kunnen steeds meer en worden in toenemende mate uitgerust als slimme desktops. Onze laatste printsystemen kunnen nog wijzigingen in documenten aanbrengen, documenten mailen en allerlei handige bewerkingen uitvoeren zonder dat je hoeft terug te lopen naar je computer. Dit scheelt de gebruikers een hoop tijd en werk… en de baas uiteindelijk een hoop geld."