Cio's letten onvoldoende op verborgen printkosten. Ict-directeuren kijken vooral naar directe kosten als hardware, onderhoud en de vervanging van toners. Verborgen printkosten als decentrale inkoop van printers, het belasten van de afdeling ict-beheer met printerstoringen en plaatsing van apparatuur op kostbare vierkante meters kantoorruimte, blijft vaak buiten beschouwing. Dat stelt marktanalist IDC.
Het onderzoeksbureau stelt dat door de aanpak van indirecte printkosten geld vrijkomt voor relevante ict-investeringen. Daarbij is uitbesteding van het printbeheer een oplossing. Volgens de marktonderzoeker kunnen bedrijven de prinkosten tot 30 procent verminderen door kritischer te kijken naar verborgen printkosten.
Zo adviseert de marktonderzoeker om kritisch te kijken naar de plaatsing en het aantal apparaten. Dat zorgt voor minder verlies van kostbare vierkante meter kantoorruimte door apparatuur en opslag van papier en toners. Daarnaast moet de ict-afdeling zoveel mogelijk worden ontzien als het gaat om vragen over printstoringen. Directeur advieszaken van IDC Benelux Peter Vermeulen: 'Eén op de twee calls bij een ict-helpdesk zijn printgerelateerd. Het is een onzichtbare kostenpost dat daar relatief duurbetaalde ict-medewerkers voor worden ingezet. Bovendien kunnen zij in de tijd dat ze bezig zijn met de printer geen andere klussen klaren.'
Managed print services
De analist wijst ook op de noodzaak van centrale inkoop. 'Nu worden printers vaak aangeschaft door de ict-afdeling, multifunctionals worden betaald van het budget van de facilitaire dienst of officemanager en kleine printers worden door vestigingen of afdelingen betaald. Zo ontbreekt het totaalbeeld van de uitgaven aan printproducten.'
Ook duurzaamheid speelt een rol. 'Minder papier gebruiken, door bijvoorbeeld dubbel te printen, scheelt in de kosten en energieslurpende apparatuur moet op tijd vervangen worden', licht Vermeulen toe.
Managed print services kunnen ook de productiviteit verhogen. Storingen aan apparatuur worden dan automatisch gemeld en de reparatie moet sneller op gang komen. Daarnaast kan de verbetering van documentbeheer de productiviteit van medewerkers verhogen doordat ze sneller toegang hebben tot de documenten.
TomTom verlaagt printkosten
Het onderzoek is gepresenteerd tijdens een bijeenkomst van 45 cio's, die werd georganiseerd door printerleverancier- en dienstverlener Xerox. Tijdens die bijeenkomst meldde leverancier van navigatieapparatuur TomTom dat 15 procent op de printkosten wordt bespaard door het printerbeheer uit te besteden aan een gespecialiseerde dienstverlener.
Verborgen printkosten kunnen naar boven komen bij een uitgebreide analyse van de documentstromen. Daarmee kijk je niet alleen naar hardware, onderhoud en vervanging van toners, maar naar het totale (kosten) plaatje van een bedrijf. Het bedrijf waar ik werk heeft zo’n concept waarmee de totale documentstromen worden geanalyseerd en vervolgens geoptimaliseerd, Optimized Print Services. Bij alle ondernemingen die we tot nu toe onder de loep hebben genomen, konden we in 90% van de gevallen verschillende optimalisatieadviezen geven bijvoorbeeld op het gebied van energieverbruik, documentefficiency en contractmanagement.
IDC geeft hier aan dat de verborgen printkosten bestaan uit indirecte printkosten. Indirecte kosten bestaande uit IT-beheer (helpdesk calls), plaatsen van decentraal ingekochte extra (in verhouding dure) printers en de kostbare footprint van apparatuur in kantoren. Energieverbruik valt helaas onder directe kosten zoals ook document efficiency want die moet directe (loon) kosten kunnen besparen. Contractmanagement bespaard ook directe kosten want men gaat namelijk goedkoper inkopen. Nog even werken dus aan het de optimalisatieadviezen op het gebied van (besparing op) indirecte kosten.
De hamvraag is natuurlijk of de kosten van het uitbesteden opwegen tegen het “verborgen kosten” die je nu hebt.
Een deel van de kosten zal toch gemaakt moeten worden, of dit nu intern is, of bij de derde partij waar je je printbeheer aan uitbesteed hebt.
En of je het beheer nu uitbesteedt of niet, het probleem dat iedere afdeling zijn eigen printers aanschaf los je daar niet mee op. Zeker wanneer men lokaal zijn eigen randapparatuur aan kan (en mag) sluiten, hou je dit niet tegen.
Belangrijk hierbij is dat je de behoefte eerst inventariseert, en waarom eenieder zijn eigen printers aanschaft. Is de IT afdeling te log, te bureaucratisch, vind de IT afdeling dat er genoeg printers zijn?
In dit geval wordt er deels al in oplossingen gedacht (uitbesteden) maar wordt niet gekeken naar het eigenlijke probleem (waarom koopt iedereen haar eigen printers binnen de afdeling)
Om nu de CIO direct verantwoordelijk te laten zijn voor de (verborgen) printkosten vind ik wel erg ver gaan. Uiteraard is hij eindverantwoordelijk voor alles aangaande de informatievoorziening van een organisatie maar nu lijkt het alsof hij elk detail moet kennen. Het lijkt me dat het beter is als hij verantwoordelijk is dat de organisatie inzicht heeft in de (verborgen) printkosten zodat er tijdig (bij)gestuurd kan worden bij ongewenste afwijkingen.
Ja, vooral minder printers neerzetten, zodat dure medewerkers verder moeten lopen en vervolgens op elkaar staan te wachten. Als de printer al werkt, want als die ene printer niet werkt is het verdomd onhandig dat de volgende aan de andere kant van het gebouw staat. Stuur dan toch maar een goedkopere ‘local support’ in plaats van actuarissen, ingenieurs en management te frustreren. Kortom, bedankt voor het advies IDC, maar we zoeken het zelf wel uit.