Van Meijel Automatisering, leverancier van softwareoplossingen voor de bouw en de industriële dienstverlening, heeft een oplossing voor de afhandeling van inkoopfacturen op de markt gebracht.
Met de oplossing, die ontwikkeld is met behulp van het business proces management systeem Teamworks, worden gedigitaliseerde inkoopfacturen stapsgewijs door het fiatteringsproces geleid. De oplossing leidt niet alleen tot een betere beheersing van de factuurstroom, maar ook tot een aanzienlijke versnelling van het afhandelingsproces en een flinke kostenbesparing. De BPM-oplossing voor de factuurafhandeling is leverbaar als uitbreiding op Metacom, het ERP-systeem van VanMeijel.
De afhandeling van binnenkomende facturen is doorgaans een complex en tijdrovend proces, waarbij veel personen betrokken zijn. In de praktijk worden vaak -meerdere- kopieën van een factuur gemaakt en voor een paraaf naar alle betrokkenen rondgestuurd. Intern is meestal niet duidelijk wie voor welk bedrag of welk project tekeningsbevoegd is. Het goedkeuringsproces is niet alleen zeer tijdrovend, maar meestal is evenmin duidelijk in welk stadium het proces zich bevindt of bij welke functionaris de factuur in behandeling is. Nog afgezien van het tijdverlies, de onnodige kosten en mogelijk irritaties bij toeleveranciers kan het trage proces problemen opleveren voor de cash flow planning.
Met de business process management oplossing voor de factuurafhandeling wordt het hele proces geautomatiseerd. Alle binnenkomende facturen worden gescand en ingeboekt, waarna meteen het goedkeuringsproces start. In de oplossing kan worden vastgelegd welke stappen in welke volgorde doorlopen moeten worden, en wie welke verantwoordelijkheden heeft. De factuur wordt als PDF-document naar de betrokken functionarissen in het fiatteringsproces verzonden. Zij kunnen hun goedkeuring -eventueel vergezeld van aanvullende notities- doorgeven. Dat proces kan bijvoorbeeld via een webportaal, via Outlook of SharePoint geregeld worden. Nadat het fiatteringsproces is doorlopen wordt de factuur door de financiële administratie betaalbaar gesteld. Het systeem biedt vele mogelijkheden om zelf regels voor de inrichting van het proces en de routing te definiëren. Een regel kan bijvoorbeeld zijn dat er een herinnering wordt verzonden als niet binnen een bepaald aantal dagen wordt gereageerd. Een ander voorbeeld is dat inkoopfacturen boven een bepaalde waarde, tenminste door de financieel directeur goedgekeurd dienen te worden.
Dankzij deze oplossing is er altijd een duidelijk inzicht in de status van openstaande facturen en de eventuele knelpunten of vertragingen in het proces van de factuurafhandeling. Dankzij de digitalisering zwerven er geen overbodige kopieën rond en wordt er veel tijd bespaard, waardoor de oplossing binnen korte tijd concrete kostenbesparingen oplevert.
De BPM-oplossing voor het afhandelen van de inkoopfacturen wordt als aparte oplossing naast Metacom aangeboden. Metacom wordt ingezet voor het inboeken en betalen van de inkoopfacturen. Het fiatteringsproces wordt binnen Teamworks afgehandeld en klantspecifiek ingericht.
De BPM-oplossing voor factuurafhandeling is het eerste tastbare resultaat van de samenwerking tussen Lombardi, de aanbieder van de BPM-oplossing Teamworks, en VanMeijel dat sinds vorig jaar de exclusieve rechten voor de bouw heeft. Lombardi wordt door gerenommeerde onderzoeksbureaus als Gartner en Forrester als één van de beste BPM-leveranciers omschreven. Teamworks biedt tools voor ontwerp, weergave en simulatie van werkprocessen en een werkportaal met een overzicht van alle lopende processen en openstaande taken, waardoor afwijkingen en vertragingen direct gesignaleerd en werkprocessen realtime aangestuurd kunnen worden.
