De eis die gesteld wordt aan het bewaren en beschikbaar houden van elektronisch opgeslagen informatie wordt steeds zwaarder. De druk komt vanuit de eigen organisatie, maar ook steeds vaker vanuit de wet. De reden is simpel: het beschikken over bewijs bij een toekomstig geschil met klant, businesspartner of overheid.
Onderzoek geeft aan dat 70 tot 80 procent van de bedrijfskritische informatie zich bevindt in het e-mailsysteem, al dan niet in de vorm van een bijlage. Het is dus zaak om ook deze informatie in lijn met wet- en regelgeving te bewaren. Voor it een grote uitdaging gezien de enorme hoeveelheid e-mail. Alles bewaren op de mailserver is geen optie, het mailsysteem wordt sloom en instabiel en back-up/restore is haast niet meer mogelijk. De oplossing: archiveren! Bezint eer gij begint is echter wel het devies.
Voor het archiveren van e-mail is recent een groot aantal producten op de markt gekomen. Maar let op, niet alle producten voldoen aan de eisen. Zo is het belangrijk om na te gaan of de retentieperiodes flexibel instelbaar zijn. Niet alle e-mail is gelijk. Ook het formaat van het archief doet ertoe. Is het open of proprietary? De toegankelijkheid van de informatie is een belangrijke overweging. Hoe zit het daarnaast met de retrieval? Het kunnen terugvinden van informatie is ten slotte het doel. En is het systeem transparant voor de eindgebruiker? Dat is een belangrijke factor in de acceptatie. Omdat een wissel van systeem zich kan voordoen moet ook worden nagegaan welke systemen worden ondersteund.
Op dit moment zijn er nog veel oplossingen die niet voldoen. Organisaties die ze inslaan, komen bedrogen uit wanneer er inderdaad bewijsmateriaal nodig is. Maar dan is het vaak al te laat.
Marc Leijten
Business Technologist bij CA Nederland
