Iedereen weet dat de groei van de hoeveelheid data dagelijks toeneemt. Ook weet iedere informatieprofessional dat van die data minder dan 10 procent gestructureerd en gecontroleerd wordt opgeslagen in een contentmanagementsysteem. Met andere woorden, het wordt iedere dag lastiger om die informatie te vinden die je zoekt. Dit wekt dagelijks ergernis en onbegrip op bij de kenniswerker op de werkvloer.
Het is ook best vreemd. Op het Internet vinden we met behulp van Google of Yahoo al snel de informatie die we nodig hebben – of in ieder geval voldoende aanknopingspunten om je verder te kunnen verdiepen. Op je werk is het vaak al lastig om als eindgebruiker de gemeenschappelijke schijf van je afdeling te doorzoeken. Laat staan dat het mogelijk is om je zoekresultaten te combineren met de zoekresultaten uit je e-mail of de gemeenschappelijke schijf van een andere afdeling. Het terugvinden van informatie is dus een tijdrovende en frustrerende activiteit.
Als je de ict-manager binnen je organisatie hier op aanspreekt, zal hij (of zij) je meedelen dat er wordt gewerkt aan de implementatie van een flexibele netwerk- en applicatietiearchitectuur waarbij de structurering en ontsluiting van de informatiehuishouding van groot belang zijn. Kortom, er wordt aan gewerkt maar dit zal zeker nog een aantal jaren duren voordat het zover is.
Dit is een uitstekend moment om als ict-manager de implementatie van Enterprise Search te overwegen. Als ict-manager levert je dit een aantal voordelen op:
- Gebruikers hoeven niet jaren te wachten op de nieuwe architectuur maar kunnen snel zoeken zoals ook al op het internet gewend waren. De ict-manager kan hiermee relatief goedkoop en snel scoren bij een grote groep medewerkers.
- Het werken met Enterprise Search levert de ict-afdeling waardevolle inzichten op over het gebruik van Search zodat deze kunnen worden geïntegreerd in de nieuwe netwerk- en applicatietiearchitectuur.
- Gebruikers zullen ervaren dat ze informatie beter terugvinden als ze betekenisvolle bestandsnamen en metadata toevoegen. Dit levert een meer gestructureerde opslag van informatie op.
- Moderne Search-tools bieden tegenwoordig ook recordsmanagement-faciliteiten, waardoor de ict-afdeling meer grip krijgt op het verwijderen van informatie (minder storagecapaciteit nodig).
- Daarnaast biedt Enterprise Search een aantal efficiencymaatregelen zoals attendering, profiling en analyse waardoor kenniswerkers efficiënter kunnen werken.
Kortom, beste ict-manager, er is geen enkele reden om niet meteen te gaan scoren met Enterprise Search.
Adriaan Hondelink
Managing Consultant
Content Strategy
Adriaan slaat de spijker op zijn kop. Enterprise Search is een hele slimme eerste stap op weg naar een Enterprise Information Management oplossing, waarin informatiewerkers zowel actualiteit (in de vorm van real-time rapportages, zie de hele interessante integratiemogelijkheden tussen bijvoorbeeld Google en BI-tools) als het organisatorische geheugen (kennisdossiers) ter beschikking krijgen.
Aanvullend voordeel is dat search als eerste stap de mogelijkheid biedt inzicht te krijgen in het informatievergarend gedrag van de eigen medewerkers. Dit ligt in het verlengde van punt 2 van Adriaan. Vanuit Usability perspectief is het echter zeer gebruikelijk om gebruikte zoektermen ook te analyseren in het kader van persona modellering, oftewel het vormen van een beeld van de behoefte en wensen van de informatiewerkers. Niet alleen netwerk- en applicatiearchitectuur kunnen hiervan profiteren, de hele ontsluitings- en personaliseringslaag kan hier zijn voordeel mee doen.
Met deze inzichten kunnen meer structurele oplossingen ontworpen worden, waarin Search naar mijn mening wel altijd een rol zal blijven spelen.