Organisaties kunnen met de archiefwet in de hand hun papieren documenten vervangen voor digitale versies. Van groot belang hierbij is om te overwegen wat wel en wat niet in aanmerking komt om bewaard te worden.
Stukken met de waarde van cultureel erfgoed of een historisch belang moeten bewaard blijven. Documenten op het gebied van beleid of milieu dienen ook voor onbepaalde tijd bewaard te blijven. De stukken die voor bewaring in aanmerking komen moeten zorgvuldig volgens de beleidsregels worden gedigitaliseerd. Voor het digitaliseren van deze documenten is een machtiging tot substitutie vereist.
Substitutie machtiging altijd noodzakelijk?
Documenten die voor een beperkte periode bewaard moeten worden mogen ook gedigitaliseerd worden. De periode beslaat afhankelijk van het stuk een tijdsspanne van één tot honderdtien jaar. Bijna alle bewaartermijnen liggen onder de twintig jaar. Stukken die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen en niet worden overgedragen aan een (nationale) archiefplaats vallen niet onder de substitutiewetgeving.
Voor het digitaliseren van deze stukken is geen machtiging nodig. Wel is het noodzakelijk om de rechtskracht van de digitale stukken te beoordelen. Echter de rechtskracht van het origineel gaat pas over naar het gedigitaliseerde stuk als het origineel vernietigd is. Voor alle digitale en niet-digitale stukken geldt echter wel dat de stukken te allen tijde in goede staat, ordelijke en toegankelijk moeten zijn opgeslagen.
Bewaren en vernietigen
De termijn van het bewaren van de digitale en de niet-digitale stukken is aan strenge regels gebonden. Als de bewaartermijn van een stuk afloopt moet het worden vernietigd. Financiële stukken hebben een minimale bewaartermijn. Zij hoeven na de bewaartermijn niet te worden vernietigd. Er moet dan wel speciale aandacht worden besteed aan de persoonsgegevens. Deze mogen namelijk alleen bewaard worden zolang de persoonsgegevens toereikend zijn voor het doel waarvoor zij zijn verkregen. Dit betekent dat bij het vernietigen van persoonsgegevens niet alleen het document maar ook die persoonsgegevens in alle systemen vernietigd moeten worden.
Onderhoud digitaal archief
De gedigitaliseerde documenten worden als bestanden op disk opgeslagen. Deze schijven kunnen over een termijn van jaren hun informatie verliezen. Daarom is het van belang de opslagen informatie en de schijven zelf regelmatig te verversen. Gedigitaliseerde stukken die lang bewaard moeten worden hebben dus onderhoud nodig, terwijl originele papieren stukken zonder beheer in een archief kunnen worden opgeslagen.
De vraag is of documentsubstitutie met al die regelgeving wel de gewenste besparing levert. Meerdere aspecten zijn daarbij van belang: een goede beheer- en raadpleegapplicatie en een juiste selectie van documentstromen. De beheerapplicatie dient werk uit handen te nemen in plaats van werk te geven. Een goede beheerapplicatie is er een die eenvoudig te bedienen is, eenmalig documenten opslaat met de juiste bewaartermijn en waarmee op eenvoudige wijze een selectie te maken is van te vernietigen stukken. Het raadplegen van digitale archieven kost vele malen minder tijd dan het raadplegen van papieren archieven. Immers de menselijke inspanning om een archiefstuk te tonen, inclusief het beheren van een uitleen administratie, is bij een papieren archief veel arbeidsintensiever dan bij een digitaal archief.
Daarnaast is een grote winst te behalen door de juiste processen op de juiste wijze te digitaliseren. Alle processen of documentstromen digitaal automatiseren op dezelfde wijze als het manueel afhandelen is vragen om extra werk: voor de behandelende afdelingen om het in de systemen te krijgen, voor de ict-afdeling om alle uitzonderlijke systemen te ondersteunen, en voor de document beheerafdeling om de documenten te bewaren, te onderhouden en op tijd te vernietigen.
Kortom, digitalisering van archieven en documentstromen vraagt om een zorgvuldige en weloverwogen afweging om het voordeel te maximaliseren.
Elke vorm van vervanging of het nu gaat om te vernietigen of permanent te bewaren informatie valt onder artikel 7 van de Archiefwet ca. Is er sprake van op termijn te vernietigen informatie dan is een te publiceren besluit van de zorgdrager nodig. Op dit onderdeel is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Is er sprake van te bewaren gegevens dan is als extra een machtiging van een hoger bestuursorgaan (Provincie, Minister van OCW) noodzakelijk. Dit is overigens een regel die geldt sinds 1995.
Vervanging, of zoals sommigen nog steeds zeggen substitutie, in de zin van de Archiefwet heeft twee kenmerken:
1) gegevens (originelen) gaan van één omgeving/drager naar een andere waarna de eerdere omgeving/drager wordt vernietigd (en dus ook dat origineel)
2) in de nieuwe omgeving of op de nieuwe drager krijgen deze gegevens weer de status van origineel
De Archiefwet bevat de voorwaarden en kaders die nodig zijn om, zolang de informatie bestaat, de authenticiteit en betrouwbaarheid daarvan te kunnen aantonen. Wanneer er geen besluit gepubliceerd is dan wordt het voor een overheidsorganisatie moeilijk om deze kwaliteiten aan te kunnen tonen in bijvoorbeeld rechtszaken.
Er zijn naast het digitaal maken van papieren documenten ook vele andere vormen van vervanging. Voorbeelden zijn het afdrukken van e-mails (en de bijbehorende vernietiging van de inhoud van mailserver) en de vele conversie- en migratietrajecten.
De aandacht ligt nu vooral bij de eerste groep, de ‘klassieke’ substitutie(het lijkt bijna een hype), maar het echte grote zorgenkind zijn de digitale gegevens die sinds 1995 al vele conversie en migratietrajecten doorlopen hebben en nog zullen doorlopen zonder de aandacht die het verdient. De gegevens zijn er wel en ze worden ook overal gebruikt, maar niemand kan de authenticiteit en betrouwbaarheid aantonen. En dan gaat het bijvoorbeeld om gegevens in basisadministraties, om financiële gegevens, gegevens in de strafrechtketen, de ketens van de sociale voorziening (UWV, Sociale diensten), onderwijs, studiefinanciering en ga maar door. Gelukkig voor de betrokken overheden en ons als belastingbetalers heeft nog niemand daarnaar gevraagd.