In heel Europa verspillen bedrijven miljoenen euro's aan investeringen in IT-producten en -services. Is dat bij uw organisatie ook zo? Dat zou zomaar kunnen. Misschien zelfs zonder dat u het beseft. De voor de hand liggende vraag is dan ook: “Waarom?” Kennelijk is de voornaamste reden dat veel technologische aankopen verkeerd of zelfs helemaal niet door het personeel worden gebruikt.
Hoe komt dat? Is het product misschien niet geschikt voor het doel waarvoor het is aangeschaft? Geeft u uw medewerkers wat ze werkelijk willen en nodig hebben? Heeft u ze geraadpleegd tijdens het aankoopproces? Dat is absoluut de eerste stap die nodig is om hun betrokkenheid bij en toekomstige gebruik van de technologie waarin u hebt geïnvesteerd te garanderen. Maar als u wilt zorgen dat uw medewerkers zich achter uw aankopen van nieuwe technologie scharen, is een aankondiging niet genoeg. Ze moeten het ook leren gebruiken.
Training is een ‘must’
Trainingsprogramma’s zijn een voor de hand liggende oplossing. ‘Training’ is echter een brede term. Het is ook niet voldoende om te focussen op een enkel aspect, bijvoorbeeld efficiënte documentenopslag, in de hoop dat dit alle IT-investeringen winstgevend zal maken. De training moet over de hele breedte van het bedrijf plaatsvinden. Er moet duidelijk worden gemaakt, hoe de productiviteit en winstgevendheid kunnen worden verbeterd met behulp van technologie. En wat de bedrijfsbrede gevolgen zijn van ondoordachte technologische aankopen. Verder moeten educatieve initiatieven regelmatig worden herhaald en bijgewerkt, naarmate bedrijfstools worden aangepast en ontwikkeld.
Vergeet de mobiele medewerker niet
Eén groep werknemers die zich vaak buitengesloten voelt, zijn de flexibele, mobiele werkers: mensen die onderweg of thuis werken. Voor hen is het bijwonen van trainingen op uw hoofdkantoor of een andere centrale locatie lastig. Omdat verwacht wordt dat het aantal mobiele werkers tegen 2015 de 1,3 miljard zal halen, wordt het steeds belangrijker om hen niet te negeren. Bent u in staat om tegemoet te komen aan de behoeften van uw groeiende groep mobiele medewerkers? Hoewel de meeste werknemers vinden dat hun bedrijf adequate systemen heeft om op afstand te werken, vindt ruim de helft dat informatie zoek raakt door de manier waarop het wordt opgeslagen. En één op de drie is van mening dat versiecontrole van documenten een moeilijke taak is. Het is duidelijk dat verbetering op dit terrein gewenst en nodig is. Het opstellen van een degelijk trainingsprogramma, ook voor de mensen die niet in het kantoor werken, is wellicht het antwoord.
Maximaliseer het rendement uit uw IT-investeringen
Om te zorgen dat de investeringen van uw organisatie in informatiebeheer rendement opleveren, dient u allereerst te bekijken hoe uw IT-infrastructuur in elkaar zit en hoe hij wordt gebruikt, zowel op kantoor als op afstand. Als de mensen die over IT beslissen precies begrijpen waarmee ze werken, zijn de voordelen van training onmiskenbaar. Tweederde van de mensen die training hebben gehad, zegt namelijk dat ze daarna de technologie optimaal kunnen benutten voor hun informatiebeheer. Investeren draait niet alleen om het aanschaffen van nieuwe oplossingen. Het hele bedrijf en het gedrag van het personeel moeten onder de loep worden genomen om te bepalen waar het vergroten van de productiviteit meer winst zal opleveren.
