Meedogenloze efficiency. Hier wordt in de directiekamer altijd om gevraagd, maar het wordt niet altijd geleverd. Ook is het bij veel kantoormedewerkers momenteel de bron van ambitie enerzijds en bezorgdheid anderzijds. Alles moet immers sneller én goedkoper worden geproduceerd. Deze toenemende druk wordt ook gevoeld binnen IT-afdelingen, waar men wordt geacht andere afdelingen te helpen met het bereiken van die – soms onhaalbare – doelen.
Het verbeteren van de productiviteit is altijd al een topprioriteit geweest. Maar nu wordt het steeds belangrijker, want organisaties worstelen met steeds grotere hoeveelheden informatie, die het werk vertragen. Medewerkers besteden momenteel gemiddeld wel 25 minuten per dag aan het opsporen van oude documenten! Als dat cijfer wordt vermenigvuldigd met het aantal medewerkers in uw organisatie en het aantal dagen per week, wordt duidelijk hoe groot deze verspilling van tijd is. Wat kunt u er aan doen?
Three is the magic number
Slagvaardigheid, duidelijke communicatie en het aanreiken van de juiste middelen en infrastructuur aan het personeel worden vaak door IT-managers aangeduid als belangrijke factoren die helpen, een kantoor productiever te maken. Maar hebt u ooit op Google gezocht naar tips voor productiever werken? De voornaamste oplossing lijkt te bestaan uit ellenlange lijsten. ‘Vijf tips om de productiviteit op uw kantoor te verbeteren’, ‘Acht technologische tips voor de productiviteit van uw bedrijf’, ‘Vier productiviteitstips die iedere kleine onderneming zullen helpen’… Hoeveel tips u ook wilt, er is altijd wel iemand die ze biedt!
Ons cijfer is echter heel hanteerbaar: DRIE. Kantoormedewerkers in heel Europa vertellen ons dat de productiviteit heel gemakkelijk kan worden verbeterd door drie simpele factoren aan te pakken: centrale opslagsystemen, gestandaardiseerde processen en training.
Begin met de basis
Het hebben van de juiste infrastructuur zou slechts het uitgangspunt moeten zijn. Toch hebben IT-afdelingen hier vaak moeite mee. Het is cruciaal dat IT-management begrijpt hoe belangrijk het is dat informatie op doeltreffende wijze wordt beheerd.
Waarom? Omdat de helft van kantoormedewerkers vindt dat zijn bedrijf niet productief is, doordat informatie niet naar behoren wordt gedeeld. Dat leidt tot dubbel werk, een grote en onnodige verspilling van bedrijfsmiddelen en geld. Dit probleem kan gemakkelijk worden opgelost door met gestandaardiseerde processen te werken. Verschillende organisaties hebben natuurlijk verschillende procedures nodig, bijvoorbeeld voor de opslag van documenten, of een consequente naamgeving voor documenten.
Gebruikers bepalen het succes
Het is echter niet voldoende om standaardpraktijken in te voeren. CIO’s moeten ook zorgen dat ze worden nageleefd. Continue training is een belangrijke manier om het personeel te helpen met het begrijpen en gebruiken van deze werkwijzen, zodat ze geen tijd meer verspillen. Er zijn zelfs mensen die vinden dat dit de eerste prioriteit moet krijgen bij de verbetering van de productiviteit op kantoor. Naarmate medewerkers meer leren over de technologie die ze gebruiken, kunnen ze er immers beter gebruik van maken en dus beter werk leveren.
Verbeterde productiviteit is gemakkelijker te bereiken door technologie te introduceren die betere communicatie en beter gestroomlijnde arbeidsprocessen mogelijk maakt. Toch blijft verbetering altijd mogelijk. Gemiddeld 25 minuten per dag. En onze drie elementen vormen een goed begin.
