Shimano Europe Group verwerkte alle ingestuurde facturen handmatig in JD Edwards-software. Voor deze tijdrovende en geldverslindende klus werd een oplossing gezocht en gevonden in ISP-Vision van ISProjects. Het standaardpakket was niet toereikend, maar ISProjects-partner Cadran hielp bij de ontwikkeling van de interface.
Shimano Europe Group is de overkoepelende organisatie voor diverse verkoopkantoren die verantwoordelijk zijn voor de verkoop, marketing en service van technisch hoogwaardige hengelsportartikelen, fietsonderdelen en andere sportuitrusting in Europa. Het hoofdkantoor is gevestigd in Nunspeet, Nederland. Het Europese ‘Team Shimano’ bestaat momenteel uit meer dan vierhonderd medewerkers, verspreid over kantoren in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Engeland, Italië, Zweden, Finland, Noorwegen en Polen.
De administratie van de bedrijven van Shimano Europe in Duitsland, België en Nederland is centraal gevestigd in het hoofdkantoor in Nederland. Zij maken gebruik van JD Edwards software voor onder andere de verwerking van ongeveer 21.000 inkomende facturen per jaar voor zeven administraties. Zes full users en bijna zestig controleurs, adviseurs en budgethouders zijn betrokken bij goedkeuring en verwerking van de facturen.
Verbetering interne controle
Voorheen verliep de factuurverwerking bij Shimano Europe hetzelfde als bij de meeste andere organisaties. Facturen kwamen op papier of via pdf binnen voor verwerking door de crediteuren administratie. De facturen werden in JD Edwards geboekt met een betalingsblokkering en daarna werd de originele factuur verstuurd naar de ‘goedkeurder’ voor akkoord door middel van een handtekening. Na akkoord werd de betalingsblokkering van de facturen handmatig verwijderd in JD Edwards, zodat de facturen betaald konden worden.
Stukje efficiënt maatwerk
Inmiddels werkt Shimano Europe al weer geruime tijd met ISP-Invoice. Hartog: ‘Vooraf wilden wij graag een standaard oplossing gebruiken. Tijdens het project bleek echter dat er toch maatwerk verricht moest worden omdat onze producten uit Azië komen en wij onder meer met verschillende valuta werken. Dit gaf toen enige vertraging in het implementatieproces en nu achteraf geeft dit stukje maatwerk ons enorm veel voordeel.’
‘De consultant van ISProjects heeft de tijd genomen om onze afwijkingen zo standaard en efficiënt mogelijk te verwerken in het systeem. Dankzij zijn inspanningen heeft Shimano de meest optimale afstemming voor de matching bereikt. Daarnaast is met behulp van de partner Cadran de ingewikkelde interface uitstekend opgeleverd. Shimano heeft zoals reeds gezegd te maken met vele verschillende en dagelijks wisselende valuta. Om dit juist te verwerken in JD Edwards is een grondige kennis van de interface noodzakelijk. Cadran heeft hierin zeker toegevoegde waarde getoond.’
Automatische matching
‘Met name de automatische matching van de inkoopfacturen levert enorm veel tijdswinst op. Wij zijn een groeiende organisatie en hebben dankzij digitale factuurverwerking het team niet uit hoeven breiden. Verder zijn de accountants zeer content met de duidelijke audit trail en de overzichten die wij hen laten zien. Tot slot zijn de reacties vanuit de organisatie positief: de administratie heeft nu zicht op waar de facturen zijn, de goedkeurders kunnen waar en wanneer zij het wensen de facturen accorderen en er blijft tijd over voor andere werkzaamheden’, besluit Hartog opgewekt.
