We horen regelmatig dat de ict-uitgaven bij ondernemingen onder druk staan of dat men sterk moet bezuinigen in deze onzekere economische tijden. Zowel op operationeel als op projectniveau dient men zorgvuldig om te gaan met de beperkte financiële middelen. Een van de domeinen waarin de afgelopen jaren fors is geïnvesteerd is dataopslag en -management. Maar ook hier moet de broekriem worden aangehaald, alleen hoe demp je de groei van dataopslag en houd je de kosten in de hand?
Zoals gemeld is de afgelopen jaren fors geïnvesteerd in dataopslag en -management. Dit was ook te verdedigen, want de vraag naar dataopslag bleef maar groeien met cijfers tussen de 20 en 100 procent. Geen enkel bedrijf of afdeling kan zich veroorloven dat men geen opslagruimte meer heeft voor die enorme stroom aan data. Dus bleef men maar storage kopen, vaak in veelvoud van de vraag en voorspelde groei.
Zelfs dit bleek regelmatig niet eens voldoende. Hoe beheers je buitensporige datagroei en de gerelateerde kosten? Geen nieuwe projecten meer uitvoeren, data ouder dan één jaar maar verwijderen, minder data repliceren, mailboxcapaciteit beperken? Een veel gehoorde opmerking is dat de huidige opslagsystemen al eigenlijk niet meer toereikend zijn en dat uitbreiding c.q. vervanging voor dit jaar was gepland.
In het huidige ecomische klimaat gaat dit voorlopig dus niet gebeuren. Allemaal vragen en gedachten die leven bij storage- en systeembeheerders. Maar de cruciale vraag is, waar wordt al deze storage voor ingezet en wat is effectieve benuttingsgraad? Het blijkt in de praktijk dat men over zeer weinig tot geen informatie beschikt over de karakteristieken van alle opgeslagen data. En juist hier valt in veel gevallen snel en 'eenvoudig' winst te behalen; ken je omgeving en stel jezelf de vragen:
– Welke applicaties genereren de data?
– Zijn deze bedrijfskritisch of niet?
– Wat zijn de performance-karakteristieken van deze data en staan zij op het juiste platform?
– Wat is de mutatiegraad van data?
– Bruto versus netto opslagcapaciteit, hoeveel storage is 'provisioned', gealloceerd en ook werkelijk benut?
– Is de onderhoudsvorm in lijn met de bedrijfsafhankelijkheid?
– Is alle data uniek of is veel data in meervoud opgeslagen?
– Genereren lopende of nieuwe projecten werkelijk zoveel data als wordt gevraagd?
– Gebruiken we alle aangeschafte functies en licenties?
– Welke servicelevels verwacht de business van databeschikbaarheid, performance, RPO's en RTO's? Kennen zij het kostenmodel en zijn zij bereid de gerelateerde prijs te betalen?
– Zijn de taken- en verantwoordelijkheden van de beheerders in lijn met werkelijke geleverde diensten?
– Kunnen we taken automatiseren of vereenvoudigen?
– Etc., etc.
Dit dwingt je om na te denken over storage- en capaciteitsmanagement in relatie tot de business versus kosten. Vaak levert dit zeer verrassende uitkomsten op en kan men door een optimalisatie veel geld besparen op investerings- en operationele kosten. Wanneer binnen het bedrijf de kennis en ervaring niet aanwezig is om een antwoord op dit soort vragen te geven, is het verstandig een externe consultant in te schakelen.
Vaak kan men door gebruik te maken van marktstandaard assessmentmethodieken binnen een paar weken een gedetailleerd rapport uitwerken met een lijst van aanbevelingen voor optimalisatie van de storage- en datamangementinfrastructuur, SLA's, beheerinspanningen, etc. Juist in deze tijden is het van belang dat ict en business transparant naar elkaar zijn om zo de kwaliteit van dienstverlening te optimaliseren tegen een competitieve prijs.
Cees Heikamp
Manager storage practice
Bull Nederland
