Omdat er zoveel diverse ict-oplossingen in omloop waren, had het Nederlandse Rode Kruis geen actueel inzicht in de werkzaamheden van de 332 afdelingen. Nu alle ict-systemen zijn vervangen of geconsolideerd en op nieuwe Microsoft-technologie draaien kan de organisatie decentraal blijven functioneren, terwijl alle beheer centraal plaatsvindt.Het aantal systemen is van tientallen teruggebracht naar drie.
Het Nederlandse Rode Kruis is wereldwijd actief om mensen te helpen, te verzorgen en te beschermen. De activiteiten betreffen vooral mensen die slachtoffer zijn van oorlogen, conflicten en rampen. Het Nederlandse Rode Kruis bestaat uit 332 zelfstandige Rode Kruis-afdelingen met zeshonderd beroepskrachten en 35.000 vrijwilligers.
De zelfstandige afdelingen, elk met zijn eigen activiteiten, werken onder een gemeenschappelijke (financiële) koers. Voor de administratie van de werkzaamheden maakte de organisatie gebruik van ruim dertig verschillende applicaties met verschillende databases. 'Er was gedurende jaren wildgroei ontstaan door, onder meer, zelfbouw en het ontbreken van een doordachte architectuur. Verschillende systemen communiceerden niet met elkaar, waardoor eenzelfde naam of relatie meermalen in de systemen voorkwam', aldus Daan Brenninkmeijer van 2ML ICT Solutions. Hij is interim ict-manager van het Nederlandse Rode Kruis.
Door de grote diversiteit aan afdelingen en ict-applicaties was het niet eenvoudig om snel op nieuwe ontwikkelingen te reageren. 'Ook was het moeilijk om op een gemakkelijke manier te rapporteren, waardoor het hoofdkantoor geen actueel inzicht had in de activiteiten van de diverse afdelingen', zegt Brenninkmeijer.
Om slagvaardiger, efficiënter en transparanter te worden, heeft het Nederlandse Rode Kruis alle afdelingen en districten laten opgaan in één vereniging. Diezelfde doelstellingen waren, onder andere, ook de aanleiding voor een volledige reorganisatie van de it. Brenninkmeijer: 'Om als organisatie slagvaardiger te zijn, moesten we ook onze processen beschrijven: die moesten doeltreffender zijn. Om ook efficiënter te kunnen opereren, moesten de systemen slimmer worden, zodat onze gebruikers minder tijd achter de computer hoeven te besteden en productiever kunnen zijn. En voor meer transparantie was het noodzakelijk om tijdig, volledig en correct te rapporteren, zodat we het effect van de hulpverlening en de manier waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd kunnen verantwoorden.'
Uitdaging
Het Nederlandse Rode Kruis wilde af van de diversiteit aan ict-applicaties. "Om onze drie doelen te realiseren, zochten we een totaalconcept van één leverancier, draaiend op één platform. We wilden beschikken over een geprofessionaliseerd proces- en systeemlandschap. Eén applicatielandschap dat alle noodzakelijke ondersteuning biedt bij onze dagelijkse bedrijfsvoering en helpt om de productiviteit van de samenwerkende eindgebruikers te verbeteren.'
Om een en ander vorm te geven werd het interne project ‘Samen 1' opgestart. 'Het Nederlandse Rode Kruis kent een centraal beheer, maar is operationeel gezien een decentrale functionerende organisatie. Met Samen 1 zijn de taken, verantwoordelijkheden en middelen zodanig verdeeld dat we in het hele land de ondersteuning kunnen bieden die nodig is.'
De periode van het opstarten van het it-project tot en met de uiteindelijke invoering, bedroeg zeven maanden. Hoekstenen van de oplossing zijn Microsoft Dynamics CRM 4.0 en Microsoft Dynamics AX 2009 met daaromheen Microsoft Office SharePoint Server 2007/2010 en Microsoft Office 2007.
Brenninkmeijer: 'We streven naar één leverancier, één platform en het Microsoft platform biedt die omgeving. Bovendien kun je binnen het platform nog allerlei keuzes maken.'
Eén leverancier
Marcel Lucker van Winvision uit Nieuwegein, de Microsoft Gold Certified partner die de implementatie voor het Nederlandse Rode Kruis verzorgde, stelt dat om meerdere redenen is gekozen voor Microsoft technologie: 'Microsoft Dynamics CRM biedt alle functionaliteit en kracht die we nodig hebben om onze ruim zeshonderd beroepskrachten, 35.000 vrijwilligers, 250.000 actieve leden en 750.000 donateurs in kaart te hebben. Bovendien laat de opgeslagen informatie zich naadloos integreren met de andere toepassingen op het Microsoft-platform, zoals Dynamics AX en Office en Outlook.'
Daan Brenninkmeijer noemt nog een reden: 'De internationale federatie van het Rode Kruis heeft een accreditatie met Microsoft. Daardoor kunnen we tegen gereduceerde licentiekosten gebruik maken van Microsoft software.'
Marcel Lucker vertelt waarom geen gebruik is gemaakt van de ingebouwde crm-functionaliteit in de erp-oplossing Dynamics AX: 'Het Nederlandse Rode Kruis heeft Dynamics AX draaien voor de boekhoudkundige en de hrm-processen. Dynamics AX heeft weliswaar ingebouwde crm-functionaliteiten, maar die zijn onvoldoende om de bijna één miljoen relaties van het Nederlandse Rode Kruis mee te beheren. Voor een dermate omvangrijke ledenadministratie is toch echt een aparte crm-applicatie vereist, en dan is Dynamics CRM natuurlijk een goede keuze, omdat het aansluit bij de andere oplossingen, het goed in te passen is in de marketing campagnes, gebruiksvriendelijk is en uitstekend integreert met de ingebruikzijnde Office-applicaties.'
Voordelen
Inmiddels wordt het nieuwe Microsoft platform gebruikt om alle operationele processen van beroepskrachten en vrijwilligers af te handelen. Het platform is daartoe ingericht als intranet, dat via één portalingang te benaderen is. De ruim zeshonderd medewerkers en de 35.000 vrijwilligers van het Rode Kruis hebben via deze portal beveiligd en gecontroleerd toegang tot onder meer planningtools, waarmee ze in de toekomst hun activiteiten kunnen invoeren, bijhouden en wijzigen. Door de intranet-opzet kunnen ze die gegevens met elk apparaat, op elke plaats en op elk moment opvragen en bewerken.
Een ander voordeel vindt Brenninkmeijer het eenvoudige beheer: 'Alle mutaties worden nu niet meer decentraal op de verschillende afdelingen bewaard, maar worden allemaal op één centrale plek bewaard. Voor ons it-beheer is dat een flinke ontlasting van de werkdruk en verlaging van de beheerkosten.' Lucker: 'De verwachting is dat de tco dit jaar met 30 procent zal afnemen. Die flinke afname is mede te danken aan de bekendheid van de medewerkers met applicaties als Office en Outlook. De besparing komt ook door het feit dat de portal gericht is op 'self-service' waardoor extern beheer van de applicatie niet meer nodig is; veel werk wordt voortaan door de vrijwilligers gedaan. Er is slechts beperkt training nodig, en ook de trainingskosten voor het werken met componenten Dynamics CRM en Dynamics AX vallen laag uit. De gebruiker ervaart Dynamics CRM namelijk vooral als een uitbreiding van Outlook en de meeste gebruikers werken via het portaal waarvoor geen extra training nodig was.'
Beroepskrachten kunnen hun documenten eveneens in de SharePoint Portal-omgeving bewaren. Brenninkmeijer: 'Onze beroepskrachten én vrijwilligers overal in de wereld hebben toegang tot het platform. Het bevordert de onderlinge samenwerking, ook al omdat de bediening en het navigeren door het systeem heel gebruikersvriendelijk is.'
Toekomst
De SharePoint portal wordt verder uitgebouwd, zodat alle informatie en communicatie via de SharePoint omgeving kan lopen. Degene die inloggen krijgen een gepersonaliseerde omgeving te zien. 'Website, SharePoint en de Remote Desktop Services worden dezelfde omgeving. Dat is veel gemakkelijker te beheren, goedkoper in onderhoud en voor webredacteuren en contentmanagers gemakkelijker up to date te houden', besluit Brenninkmeijer.
