Software asset management (SAM) levert voor elke organisatie voordelen op. Meer inzicht in de kosten en het gebruik, en een duidelijk overzicht van alle aanwezige licenties – daar wordt elke it-afdeling beter van. Voor grote organisaties is SAM helemaal een must, aangezien de financiële impact voor hen veruit het grootst is. Zowel wat betreft eventuele besparingen als potentiële risico’s.
In mijn vorige bijdrage liet ik zien dat het Nederlandse bedrijfsleven weinig inzicht heeft in de precieze kosten en het gebruik van software. Dat artikel is – net als dit stuk – gebaseerd op een onderzoek van onderzoeksbureau No Ties (disclaimer: uitgevoerd in opdracht van B-lay).
Het onderzoek maakt daarnaast duidelijk dat gebrekkig softwarebeheer grote-bedrijvenproblematiek is. De financiële gevolgen hiervan hebben bij organisaties met meer dan 250 medewerkers namelijk de meeste impact. Naast het feit dat zij de grootste softwarebudgetten hebben, zijn er volgens het onderzoek nog een aantal factoren die daaraan bijdragen. Die zet ik in dit artikel op een rij.
Hoe groter de organisatie, hoe minder kennis
Als eerste blijkt dat hoe groter de organisatie is, hoe minder kennis er is van softwarekosten- en gebruik. Van de organisaties met minder dan 250 medewerkers weet 63 procent van de ondervraagde beslissers hoeveel er jaarlijks aan software wordt uitgegeven. Bij organisaties met 250+ medewerkers ligt dit percentage op 33 procent en bij 1.000+ op slechts 21 procent.
Voor softwaregebruik is eenzelfde aflopende trap te zien. Bij zestig procent van de kleine bedrijven wordt alle software gebruikt, terwijl dit bij de grote bedrijven maar voor 45 procent geldt.
Dit gebrek aan inzicht wordt veroorzaakt door een gebrek aan overzicht. Dat zal iedereen die bij een grote organisatie werkt bekend in de oren klinken. Deze bedrijven hebben over het algemeen een ongelooflijk complexe software-infrastructuur en vaak honderden tot duizenden softwareproducten in gebruik, afkomstig van meerdere leveranciers. Als deze softwareproducten en de bijbehorende licenties niet beheerd worden, is het overzicht snel zoek. Het gevolg van deze combinatie van weinig kennis en veel producten is evident: de kans dat contractuele afspraken worden geschonden is bij grote organisaties aanzienlijk.
Vooral audits bij grote bedrijven
Dat weten softwareleveranciers, zoals SAP, Oracle, IBM en Microsoft, natuurlijk ook. Daarom zijn software-audits bij hen onderdeel van het verdienmodel. Als zij die controles niet uitvoeren, lopen ze een groot deel van hun inkomsten mis.
Omdat een audit tijdrovend is, wordt hier alleen een beroep op gedaan wanneer er sprake is van gerede twijfel over de compliance-positie. Kortom: audits vinden plaats wanneer er contractuele overtredingen zijn te verwachten. En zoals eerdergenoemde resultaten van dit onderzoek laten zien, komen die het vaakst voor bij organisaties met meer dan 250 medewerkers.
Het onderzoek bevestigt dat grote bedrijven het meest te maken krijgen met audits. 78 procent van de organisaties met meer dan 250 medewerkers krijgt jaarlijks minimaal één audit voor de kiezen. Voor bedrijven met meer dan duizend personeelsleden ligt dit percentage op 83 procent. Ook voor kleine organisaties is het percentage met 62 procent nog relatief hoog, maar de frequentie ligt bij de grootste bedrijven een stuk hoger. Zeventien procent van de 1.000+-bedrijven wordt jaarlijks gemiddeld vier maal ge-audit of zelfs nog vaker. Dit kan verklaard worden doordat een audit door bijvoorbeeld Microsoft vaak reden is voor Oracle of SAP om ook een controle uit te gaan voeren. Waar rook is immers vuur: de kans is in zo’n geval groot dat er wat te halen valt.
Grootste budgetten
Softwareleveranciers kijken naar de grote jongens, want daar valt op financieel vlak immers het meeste te halen. Doordat de softwarebudgetten veel hoger zijn (en in de miljoenen lopen), heeft dezelfde contractovertreding bij een grote organisatie meer impact dan bij een kleiner bedrijf. De nabetaling of boete zal dus een stuk hoger zijn.
Wie deze cijfers op een rij ziet, zou verwachten dat SAM vanzelfsprekend is voor elk bedrijf – een no-brainer. Toch onderschatten grote organisaties nog steeds de toegevoegde waarde, met als gevolg dat velen nog elk jaar miljoenen weggooien als gevolg van ongebruikte software of compliance-issues. Dat is geen bangmakerij – en zeker niet bedoeld als Wij van WC-eend-advies – maar puur een constatering van de huidige situatie. Het is zonde. Software moet zorgen voor besparingen of een positieve bijdrage leveren aan het verdienmodel, in plaats van dat het uiteindelijk meer kost dan het oplevert.
