De Koninklijke Bibliotheek in Den Haag laat relevante documenten en e-mails van de directie archiveren via het Software-as-a-Service model. Deze aanpak gaat ook gelden voor het beheren van contracten, zodat inzichtelijk is welke contracten er zijn afgesloten en wanneer deze aflopen of op verlenging wachten. Gerard van Trier, directiesecretaris bij de KB, stelt dat zoveel mogelijk diensten die niet tot de kerntaken behoren, worden uitbesteed.
Voorheen werkte de KB met zelf ontwikkelde programmatuur op basis van Access-databases van Microsoft. De organisatie neemt de oplossing van Decos af als dienst. Dit betekent dat de leverancier voor een vast bedrag per gebruiker het technisch beheer van het DMS volledig uit handen neemt. In de eerste fase gaan 53 medewerkers gebruik maken van het systeem. Mocht die eerste fase succesvol zijn afgerond, dan wordt het DMS mogelijk organisatiebreed geïmplementeerd binnen de bibliotheek.
Directiesecretaris Gerard van Trier zegt dat mede voor de oplossing van Decos is gekozen, omdat het stadsarchief Amsterdam er zeer tevreden over was. ‘Wij willen een SaaS-oplossing, omdat het archiveren van contracten en e-mails niet tot onze kerntaken behoort. Daarbij zochten we een oplossing die snel is te gebruiken, de nodige functionaliteit biedt en geheel naar onze wensen is in te richten.'
