Unit 4 Agresso koppelt zijn HR- en salarisoplossing en financiële software Unit 4 Multivfers aan het nieuwe School Management Systeem (SMS) van ITIS Educational Services. Hiermee kunnen onderwijsinstellingen HR-gegevens, leerling-gegevens en de financiële administratie met elkaar integreren.
Medewerkers kunnen met één druk op de knop meerdere, volledig bijgewerkte gegevens naar boven halen. Zo is er bijvoorbeeld in één oogopslag inzage in het personeelsdossier en het formatieplan ten opzichte van het te verwachten aantal leerlingen voor het volgende schooljaar. Daarnaast kan men direct zien en of de budgetten dit toelaten.
Veel onderwijsinstellingen werken per afdeling met verschillende systemen. Zo wordt de financiële administratie in een ander systeem bijgehouden dan leerling-gegevens. Het kost docenten vaak veel tijd om gegevens over een leerling handmatig op te zoeken. Wanneer een school gebruik maakt van losse systemen kan een verantwoordelijke niet in één oogopslag zien of een leerling bijvoorbeeld heeft betaald voor en excursie. In het School Management Systeem zijn verschillende onderdelen in één systeem opgenomen. Gegevens zijn door elke afdeling binnen de organisatie gemakkelijker en sneller terug te vinden.
Naast een beter informatiebeheer, helpt het School Management Systeem ook voor een betere doorstroom van documentatie. Doordat documenten direct ingescand en elektronisch in één centraal systeem worden verwerkt, komen deze direct bij de juiste afdeling of persoon terecht. Declaraties worden sneller via de juiste weg uitbetaald en kunnen niet meer kwijtraken. Omdat documenten centraal zijn opgeslagen, zijn deze daarnaast voor iedereen gemakkelijker terug te vinden.
Niet alleen de school zelf, maar ook ouders hebben profijt van het systeem. Het School Management Systeem is webbased, en door iedereen die geautoriseerd is te benaderen. Naast schoolmedewerkers hebben ook leerlingen en ouders toegang tot het systeem. Ouders hebben zo te allen tijde inzicht in de resultaten van hun kinderen en de openstaande facturen en eventuele (deel) betalingen. Ook hebben zij inzicht in het rooster, zodat zij precies weten wanneer hun kind welke lessen moet volgen. Het systeem biedt zelfs een mogelijkheid om te bekijken wanneer een leerling absent geweest is. Zo is het ook een efficiënt instrument tegen het spijbelprobleem.
De eerste onderwijsorganisatie die met het School Management Systeem werkt is de Stichting het Rijnlands Lyceum. De vier scholen van de stichting en het centraal servicebureau hebben ieder een aantal onderdelen in de vorm van pilots geïmplementeerd. De scholen staan aan de vooravond van de verdere implementatie van verschillende functionaliteiten van het School Management Systeem.
"Het School Management Systeem maakt een einde aan de versnippering van informatie", zegt Roel Bolt, sales manager bij Unit 4 Agresso Personeel & Salaris. "Medewerkers hoeven hierdoor niet meer eindeloos naar gegevens en documenten te zoeken. Dit scheelt een instelling aanzienlijk veel tijd en geld. Omdat ook ouders beter op de hoogte zijn en de communicatie met docenten kan worden verbeterd, levert SMS ook een belangrijke bijdrage aan de verbetering van het onderwijs."
