Sommige bedrijven lijken forse problemen te ondervinden bij het oplossen van het millenniumprobleem. Andere zijn nog maar nauwelijks begonnen met de aanpak ervan. Aan bestuurders van beide categorieën geeft de directeur van Sparring Partner twaalf tips voor een juiste aanpak met beperkte kosten.
1 Let op uw eigen individuele aansprakelijkheid.
Hoewel er nog vrijwel geen enkel juridisch proces wordt gevoerd over aansprakelijkheid bij het millenniumprobleem, zal dat na de eeuwwisseling naar verwachting sterk veranderen. Omdat het millenniumprobleem wordt geacht een zaak te zijn van zowel algemeen als automatiseringsmanagement, zullen bestuurders hierop worden aangesproken. Zij moeten erop toezien dat de millennium-problematiek binnen de organisatie serieus wordt genomen. Veel bestuurders starten daarom een groot project. Liever een onsje te veel, dan te weinig, lijkt het adagium. Zo gaat het bij ABN Amro en ING om projecten van elk 500 miljoen gulden, bij Shell om meer dan 300 miljoen en bij Unilever om maar liefst 1 miljard gulden. Voor de departementen van de Nederlandse overheid worden de kosten voorlopig begroot op 500 miljoen gulden. De kosten van de millenniumaanpak worden doorgaans begroot op 1 tot 3 procent van de jaaromzet van een bedrijf.
2 Eis resultaten, geen inspanningen.
Vraag van een externe dienstverlener die u helpt bij het oplossen van uw millenniumprobleem een resultaatverplichting en niet slechts een inspanningsverplichting (zoals doorgaans gebeurt). Vandaag de dag moet dat ook mogelijk zijn, omdat veel externe dienstverleners de vraag naar hun diensten nog maar slapjes vinden. Verwacht wel de nodige weerstand bij de onderhandelingen.
De ervaring leert echter dat partijen door de bocht gaan zodra ze substantiële omzet aan hun neus voorbij dreigen te zien gaan. Haal ze niet het vel over de oren, maar vraag wél een boven-normale inzet, waarbij de externe dienstverlener een deel van het risico draagt.
3 Let op mogelijke millenniumproblemen bij uw handelsrelaties.
Uw bedrijf bevindt zich niet op een eiland, maar is voor de dagelijkse bedrijfsvoering afhankelijk van tal van andere partijen, zoals leveranciers, banken en ook afnemers. Het heeft weinig zin om de eigen zaken volledig op orde te hebben als deze andere partijen door de millenniumproblematiek worden overvallen en er grote hinder van ondervinden. In de praktijk blijkt het echter lastig om een goed inzicht te krijgen in de ernst en de omvang van de problemen bij relaties en handelspartners. En wees eens eerlijk: als u zou weten dat u een fors millenniumprobleem had, zou u dat dan direct zeggen? En wat zou u anderen vertellen als u niet eens wéét of u er een groot probleem mee heeft? De informatie zal heus wel bekend worden, maar waarschijnlijk als het te laat is.
Daarnaast is het moeilijk, zo niet onmogelijk, om een objectief oordeel te krijgen over de ernst van de problemen bij een specifiek bedrijf. Voor accountants is een taak weggelegd om een dergelijk oordeel te geven, aangezien een groot millenniumprobleem de continuïteit van een onderneming kan bedreigen. Echter, de accountants hebben de millennium-problematiek nog volop in studie en zijn er in het geheel nog niet uit hoe zij hiermee willen omgaan, bang als ze zijn om geconfronteerd te worden met claims in het geval hun oordeel niet juist blijkt te zijn.
Om toch iets aan deze precaire situatie te doen, zijn de volgende acties het overwegen waard:
- maak u minder afhankelijk van leveranciers en banken door de mogelijkheid te creëren een bepaalde dienst of product steeds bij minstens twee verschillende organisaties af te nemen (‘multi vendor policy’);
- zorg ervoor dat u ook uw afzet zoveel mogelijk spreidt over meerdere klanten;
- bevorder dat uw relaties eenzelfde strategie toepassen;
- verlang van uw belangrijkste relaties een schriftelijke verklaring dat zij het millenniumprobleem onder de knie hebben. Overweeg serieus over te stappen naar andere relaties, wanneer u zo’n verklaring niet krijgt.
Het blijkt dat alle grote, gerenommeerde leveranciers inmiddels druk bezig zijn met voorbereidingen op de overgang naar de volgende eeuw. Alle leveranciers zijn ook tamelijk open over het stadium waarin zij verkeren, en over de pijnpunten en dergelijke. Zij menen zich weinig risico’s te kunnen permitteren, ondermeer omdat signalen over problemen met hun producten veel eerder bekend worden dan problemen met minder bekende merken. De allergrootste leveranciers, zoals Microsoft en IBM, bieden echter slechts in bescheiden mate de helpende hand. Daar staat tegenover dat externe dienstverleners hun (nieuwe) millennium-klanten in de toekomst steeds scherper zullen selecteren, en daarbij zullen letten op gangbaarheid van het aangetroffen computerplatform, kansen op vervolgopdrachten, de mogelijkheid om reeds bestaande klanten te kunnen blijven bedienen, en de kansen op succes.
Het kan een enorme toer zijn om oudere maatwerkprogrammatuur te herstellen, vanwege het ontbreken van documentatie of zelfs broncode. Niet voor niets zijn veel bedrijven overgegaan tot het vervangen van deze programmatuur door bedrijfsbrede standaardpakketten van leveranciers als Baan, Sap, Oracle en Peoplesoft. Aan de andere kant kan het gebruik van zo’n standaardpakket juist een millenniumprobleem in zich dragen, zoals het geval lijkt te zijn bij het pakket van Hiscom dat in veel Nederlandse ziekenhuizen wordt gebruikt. Inmiddels begint de tijd wel erg te dringen om millennium-bestendige pakketten met succes voor het jaar 2000 in te voeren, en worden de hierbij benodigde consultants een steeds schaarser ‘goed’.
5 Zet dienstverleners en leveranciers onder druk.
Aangezien iedereen op hetzelfde moment met gelijke problemen worstelt, is de beschikbaarheid van goede hulp schaars. Te meer omdat de automatiseringsmarkt zonder millenniumproblematiek toch al overspannen was, én omdat er nog een andere uitdaging bestaat: de invoering van de euro. Slechts weinig bedrijven beseffen dat ze in deze enorme schaarste extra hun best moeten doen om goede mensen binnen te krijgen.
Er wordt grof geld verdiend door externe dienstverleners. Dat is te billijken zolang de kwaliteit in redelijke verhouding staat tot de hoge tarieven. Steeds vaker blijkt er sprake te zijn van een schril contrast tussen beloftes die gemaakt worden en tarieven die gerekend worden enerzijds, en prestaties die (niet) geleverd worden anderzijds. Daarom is een zorgvuldige intake van bureaus én individuele consultants en programmeurs van vitaal belang. Besef ook dat in een dergelijke situatie de hardste schreeuwers doorgaans het meeste gelijk krijgen. Schuw dus niet om uw externe dienstverlener flink onder druk te zetten om zijn beste mensen te leveren.
Verder is het van belang om goede mensen te behouden. Niet alleen bureaus hebben in de gaten dat in deze tijden de bomen tot in de hemel kunnen groeien, ook de individuele medewerker binnen zo’n bureau, die door u wordt ingehuurd, beseft dat voor carrièrestappen geldt: nu of nooit. Zodra dergelijke medewerkers niet meer tevreden zijn, dreigt u hen te verliezen. Daarom dient extra aandacht te worden geschonken aan het gemotiveerd houden van mensen, alsmede aan het juridisch dichtspijkeren van contracten met externe dienstverleners om vroegtijdig vertrek van waardevolle hulp in concrete tegenprestaties gecompenseerd te krijgen.
Tenslotte is het essentieel om goede mensen zo productief mogelijk te laten zijn. Aanwezige kwaliteit moet optimaal worden benut om op effectieve en efficiënte wijze de problemen te kunnen oplossen. Bij veel projecten is sprake van verkwisting van kwaliteit, doordat medewerkers op de verkeerde taken worden ingezet.
Helaas geeft de Nederlandse overheid in de persoon van coördinerend bewindspersoon Kohnstamm het slechte voorbeeld. ‘Naarmate we er minder een probleem van maken, is de bereidheid van leveranciers om samen te werken ook groter, zo veel begrijp ik nog wel als jurist’, aldus Kohnstamm. En dat terwijl hij juridisch juist zo sterk lijkt te staan om een vuist te maken. Waarschijnlijk valt mede uit die slappe houding ook de achterstand bij de Nederlandse overheid te verklaren, evenals de gebrekkige voorlichting die uitgaat van het door de overheid ondersteunde Millennium Platform. Beide punten van kritiek worden overigens door Kohnstamm bestreden.
6 Haal er een goede jurist bij.
Het millenniumprobleem is niet alleen een technisch en organisatorisch probleem, maar met betrekking tot de afwikkeling van de (hoge) kosten vooral ook een juridische aangelegenheid. Het is dan ook zaak juridische expertise bij de hand te hebben voor de volgende zaken:
- het beoordelen van bestaande leverings- en onderhoudscontracten met hard- en softwareleveranciers op de aansprakelijkheidspositie van uw organisatie;
- het (doen) ontbinden van bestaande contracten die nadelig zijn voor het verantwoord uitvoeren van het millenniumproject, en het (laten) afsluiten van nieuwe contracten;
- het zorgvuldig opbouwen van een dossier van (wan)prestaties van andere partijen die nodig zijn bij het oplossen van het millennium-probleem, zodat (later) de gemaakte extra kosten met succes zijn te verhalen;
- het consciëntieus verhalen van kosten van uw millenniumproject op derden;
- het verstrekken van informatie aan derden die vragen naar de status van het millennium-probleem binnen uw organisatie. Wees u ervan bewust dat u daarbij zorgvuldig bepaalt in welke mate u deze vragen wilt beantwoorden. Geslotenheid wekt achterdocht, openheid leidt tot veel werk om de situatie zorgvuldig te beschrijven en geeft ook de nodige zorgen bij anderen, en leugentjes of een verkeerde voorstelling van zaken worden genadeloos afgestraft;
- het volgen van de jurisprudentie op het gebied van de millennium-problematiek. Het is opvallend te noemen dat er tot op heden nauwelijks processen zijn of worden gevoerd op dit gebied.
7 Doe uw voordeel met reeds bestaande kennis en ervaringen.
Gelukkig hoeft u niet alles in uw eentje op te lossen. Tal van organisaties houden zich inmiddels bezig met het probleem, en gelukkig zijn vele daarvan bereid hun kennis en ervaringen met anderen te delen. Zo is op Internet een schat aan informatie te vinden (projectplannen, overzichten van problemen en oplossingen per type computer en besturingssysteem, platformen en discussiegroepen waar mensen elkaar om raad kunnen vragen). Ook ontstaan er, vaak gestimuleerd door nationale overheden, steeds meer fora waar organisaties hun ‘best practices’ met elkaar delen. Zorgvuldig (laten) zoeken op Internet of in andere bronnen kan u een vermogen aan duurbetaald advies besparen.
8 Streef niet naar perfectie.
Het is niet raadzaam om het gehele millenniumprobleem tot in de hoogste graad van perfectie op te lossen. De andere organisaties waar u in de dagelijkse bedrijfsvoering mee te maken heeft, zullen dat ook niet doen, en aangezien u van hun afhankelijk bent in uw bedrijfsvoering en dus bij het oplossen van uw millenniumprobleem, zal het u ook niet l�kken. Daarnaast zijn de geautomatiseerde hulpmiddelen die worden gebruikt bij het opsporen en repareren van de fouten in de software vaak zelf niet volledig foutvrij. Bovendien ontbreekt domweg de tijd en leidt het streven naar perfectie al snel tot onaanvaardbaar hoge kosten.
Stel dus prioriteiten, en laat u niet meeslepen door externe dienstverleners die graag ‘alles’ willen oplossen, om maar zoveel mogelijk uren te kunnen declareren. In feite is de belangrijkste prioriteit de continuïteit van uw bedrijfsvoering. Het is daarbij niet zo erg wanneer uw medewerkers tijdelijk (enige maanden) hinder ondervinden van de eeuwwisseling, maar het is wel ernstig als u uw verplichtingen aan derden niet kunt nakomen.
9 Kies het tempo van uw millenniumproject zorgvuldig.
Naarmate de tijd verstrijkt, ontstaat er meer duidelijkheid over de oplosbaarheid van tal van deelproblemen van het millenniumvraagstuk. Voor steeds meer technische componenten ontstaan oplossingen. Methoden en technieken voor het analyseren en oplossen van het millenniumprobleem worden geleidelijk aan verder verfijnd. Dat betekent dat er met het verstrijken van de tijd steeds productiever kan worden gewerkt. Markant voorbeeld is het feit dat in 1997 de helft van alle nieuw geleverde PC’s nog niet millenniumbestendig bleek.
De uurtarieven van externe dienstverleners zullen echter ook beduidend toenemen. Bovendien wordt naar verwachting de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel een heet hangijzer. Niet voor niets heeft minister Wijers onlangs aangekondigd een nationaal appél aan studenten, vut’ers en gepensioneerden te zullen doen om bij te dragen aan het oplossen van het probleem.
Alles overziend is het dus van belang dat u inschat op welke momenten u bepaalde tussenresultaten wilt boeken. Zowel te snel als te langzaam handelen kan tot extra kosten of problemen leiden.
10 Wees inventief.
Het millennium-probleem is uniek in zijn aard en omvang. Daarom willen verzekeraars de risico’s ook niet of nauwelijks verzekeren, tenzij tegen excessief hoge premies of zeer strenge voorwaarden. Dat automatisering een jong vak is met een zeer beperkte traditie van gedegen vakmanschap, helpt de zaak niet. Temeer omdat automatiseringsprojecten keer op keer uit de planning blijken te lopen, hetgeen bij millennium-projecten natuurlijk een doodzonde is.
Wees dus voorbereid op de nodige verrassingen. Er zal sterk een beroep worden gedaan op het improvisatietalent binnen uw organisatie. Wees vooral ook kostenbewust: in veel millennium-projecten kost het verhelpen van het probleem bij het PC-park verreweg het meeste geld, terwijl hiervoor vaak juist zeer goedkope oplossingen bestaan.
11 Voorkom paniek.
Angst is ook bij het oplossen van uw millenniumprobleem een slechte raadgever. Laat u niet afschrikken door ‘broodje aap’-verhalen over zaken als pacemakers en liften die het zullen begeven tijdens de eeuwwisseling, maar ga op zoek naar de feiten en argumenten. Er is tot op heden geen enkele harde aanwijzing dat ons een wereldwijde ramp boven het hoofd hangt. Laat u niet gek maken door de ‘millennium-maffia’.
12 Zorg voor nazorg.
Pas in het jaar 2000 weet u echt waar u aan toe bent. Uit voorzorg is het verstandig reeds nu mensen te reserveren voor grotere of kleinere calamiteiten die dan aan het licht komen. Zorg daarbij wel (via bijvoorbeeld extra beloning en andere motivatoren, alsmede via financiële sancties) dat deze reservering niet eenvoudig kan vervallen, waardoor u zonder hulp de volgende eeuw in moet.
Weeg de risico’s
Wie de risico’s weegt en zijn huiswerk doet, bespaart enorme kosten. Uit bovenstaande adviezen komt wellicht het beeld naar voren dat er bijzonder zwaar weer op komst is, en dat u alle zeilen moet bijzetten, met alle kosten vandien. Gelukkig verschilt de noodzaak tot omvangrijke acties per situatie. Bedenk hierbij dat veel automatiseringsprojecten lijden aan de kwaal dat alle resources volledig worden uitgeput, ook al had de taak binnen een beperkter budget succesvol kunnen worden afgerond (‘work fills the time available’). Allesbepalend is het risico dat uw organisatie loopt, en de mogelijkheden om daar iets aan te doen. Het globale beeld van het risico is binnen een dag in te schatten, de mogelijke maatregelen zijn binnen enkele dagen te verkennen en om te zetten in concrete voorstellen voor beheersbare projecten, met indicatie van resultaat, rest-risico en kosten.
Ben Eppenhof is directeur van Sparring Partner te Aalsmeer.
e-mail: eppenhof@euronet.nl.
