Is ‘business intelligence’ een speeltje voor de grote bedrijven; komen alle stoere verhalen daar vandaan? Gartner-analist Frank Buytendijk meent van niet: de noodzaak tot transparante bedrijfsvoering geldt voor elke onderneming, en de praktijk laat zien dat ‘de kleintjes’ hun partij meeblazen.
| Bedrijfsintelligentie Nooit eerder tevoren beschikten ondernemingen over zoveel gegevens over klanten, transacties, voorraden enzovoort. ‘Business intelligence’ (bi) is de manier waarop organisaties deze oceaan aan data interpreteren om er inzichten aan te ontlenen die de bedrijfsvoering ten goede komen. Het kan helpen de winstgevendheid te vergroten, sneller te reageren op veranderende marktomstandigheden en de organisatie slagvaardiger te maken door personeel inzicht te geven in wat er binnen het bedrijf gebeurt. Van ‘leuk om te hebben’ is bi gegroeid naar een onmisbaar middel. Termen die ermee samenhangen zijn ‘business activity monitoring’, ‘key performance indicator’, ‘business process management’, ‘balanced scorecard’, ‘data cube’ en ‘data mining’. Onderzoeksbureau Gartner verwacht dat de groei van bi-gereedschappen nog doorzet tot in elk geval 2006. Onder de leveranciers is een consolidatie gaande. Business Objects kocht Crystal Decisions, Spss nam het Nederlandse Data Distilleries over en ‘algemene leveranciers’ als Oracle, Microsoft en IBM bewegen zich nadrukkelijk op dit terrein. Belangrijke bi-leveranciers zijn SAS, SAP, Microsoft, Business Objects, Cognos, Oracle, Microstrategy, Proclarity, Peoplesoft, Hyperion en Information Builders. |
Moeilijk mkb
Het is nog steeds prijzig, maar de kosten zijn gedaald. De bi-gereedschapleveranciers hebben nu hun ogen gericht op het mkb, hetgeen niet wegneemt dat ze zich steevast op de borst kloppen dat ze Fortune 100-bedrijven tot hun klanten mogen rekenen. De eerste die vol trots meldt een transportbedrijf van tweehonderd mensen als klant te hebben, moet nog komen. Daarbij komt dat de bi-leveranciers het moeilijk vinden het mkb te bedienen, terwijl dat de overgrote meerderheid uitmaakt van de totale bedrijvigheid in een land.
Business Objects bijvoorbeeld neemt om deze reden deel aan het Isv Advantage Initiative van IBM, een programma om onafhankelijke softwareleveranciers (isv’s) te ondersteunen bij het benaderen van de mkb-markt. De samenwerking is erop gericht Enterprise 6 van Business Objects geschikt te maken voor de DB2 Universal Database van Big Blue, en voor Linux en Websphere. Tegelijk onderneemt het tweetal gezamenlijke verkoop- en marketinginitiatieven om hun positie in diverse verticale mkb-markten te versterken.
Dat de softwaregrootmachten het lastig vinden door te dringen tot de kleinere bedrijven blijkt eveneens uit het feit dat Cognos geen voorbeeldklant voor dit artikel kan aandragen, terwijl Powerplay veel wordt gebruikt. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld Oracle. Er zijn tal van verzachtende omstandigheden (‘niet alle klanten willen in de openbaarheid’; ‘wij werken via partners en hebben geen zicht op hun klanten’; ‘wij hebben net nieuwe software specifiek voor die doelgroep gelanceerd’), maar toch.
Transparantie
Bij de middelgrote en kleine bedrijven zelf heerst een sfeer van: ‘handen af; dat is niet voor ons’. Dat is nou net niet waar, aldus Frank Buytendijk, research vice president bi en cpm (corporate performance management) bij analistenbureau Gartner. Hij houdt zich al jaren bezig met bi. “Een uitvloeisel van de commissie Tabaksblatt is dat alle, ook de kleinere, bedrijven heldere rapportages moeten kunnen leveren. Al is het niet voor iedereen verplicht, het wordt de norm. Er is een toenemende druk om ervoor te zorgen ondernemers juiste en controleerbare cijfers over de bedrijfsvoering kunnen leveren. Dat lukt allemaal niet meer in een Access-bestand.”
De achtergrond is de reeks aan boekhoudschandalen van de afgelopen jaren. Recent zijn de boeken van de Nederlandse dochters van het Italiaanse zuivelconcern Parmalat aan een (justitieel) onderzoek onderworpen. Overheden en aandeelhouders eisen dat ondernemingen een transparante bedrijfsvoering hebben.
Niet alleen krachten buiten het bedrijf willen inzicht hebben, ook directies pikken het in toenemende mate niet meer dat zij zich door een stapel onbegrijpelijke Excel spreadsheets moeten worstelen om te weten hoe hun bedrijf ervoor staat – als het al lukt om de operationele bewegingen in Excel te vangen. Inzicht levert die cijferbrij meestal niet op en een terloopse opmerking van een manager dat hij relaties tussen omzetcijfers en verkopers wil zien, bezorgt de informatiemanager ter plekke hartkloppingen.
Op maat
Dat dergelijke situaties niet uit de lucht zijn gegrepen, illustreert een voorbeeld uit het mkb. Neem hofleverancier Maison de Bonneterie, modewarenhuis sinds 1889 met tegenwoordig twee grote winkels, een in Amsterdam en een in Den Haag, en twee kleinere winkels in Laren; in ’t Gooi, midden in het woongebied van de doelgroep. Er werken driehonderd personeelsleden, inclusief alle deeltijdwerkers.
Manager logistiek & ict Luuk van Geijtenbeek vertelt in vogelvlucht de automatiseringsgeschiedenis van het bedrijf sinds midden jaren negentig van de vorig eeuw tot nu. Een historie die veel ondernemers in het middensegment bekend in de oren zal klinken. In 1994 werd duidelijk dat de (bedrijfs)software en de hardware het nieuwe millennium niet zouden halen. De hardware was niet millenniumbestendig, de software zou niet langer worden ondersteund en uitbreidingen waren in de gedateerde ontwikkelomgeving slechts moeizaam (lees: erg duur) te bouwen.
Omziend in verwondering kwam Van Geijtenbeek terecht bij het toen nog onbekende Deense softwarehuis Navision (inmiddels onderdeel van Microsoft). Hij heeft de tekengebaseerde versie aangeschaft en is begonnen het klantenbestand van het oude platform over te hevelen naar het nieuwe. Medio 1996 volgde de complete overstap naar Navision. In de loop der jaren is de op maat gebouwde basisfunctionaliteit (in- en verkoop) uitgebreid met functionaliteiten als ’tracking and tracing’, ’tijdregistratie’ en budgettering.
“Ach ja”, zegt Van Geijtenbeek nu, “Het was wel aardig, maar het haalde het toch niet bij de gespecialiseerde software. Het besluit viel het ‘beste in zijn soort’-principe te omarmen, waarbij voor specifieke toepassingen speciaal daartoe ontwikkelde standaardsoftware wordt aangeschaft. Voor personeelsbeheer en salarisadministratie bijvoorbeeld Afas, voor de kassa’s BK Vision (ook in gebruik bij Hema en Miss Etam) en voor tijdregistratie/roosterplanning Softbrick. Zo heb je een diverse omgeving, waarbij het ene pakket wel aardige rapportages geeft en het andere nauwelijks. Het koppelen van de informatie uit al die pakketten is echter per definitie onmogelijk.”
Onwerkbaar
Voor in- en verkoop gebruikt Maison de Bonneterie nog steeds de ‘antieke’ versie van Navision. Rapportages kunnen weliswaar in maatwerk worden ontwikkeld, maar zijn erg statisch. Ieder nieuw gewenst inzicht vraagt om een nieuw rapport. Om die reden zijn steeds meer gegevens geëxporteerd naar Excel. “Iets eenvoudigs als kosten in verband brengen met omzet – en welke directie wil dat niet – ging niet. Deze informatie was immers niet uit één bron beschikbaar, maar verspreid over meerdere systemen en onderliggende databases; sommige standaard zoals MS SQL, andere native. Alleen Excel bood op dat moment uitkomst, maar informatie was dus niet actueel opvraagbaar. ‘Onwerkbaar’, concludeerde de directie”, zegt Van Geijtenbeek.
De diversiteit aan maatwerk en gespecialiseerde software voor deelfunctionaliteiten hebben als logische consequentie dat elk overzicht, laat staan inzicht, ontbreekt. Van Geijtenbeek kreeg de opdracht bi-software uit te kiezen. Met een adviseur aan zijn zijde heeft hij Cognos bekeken. “Heel mooi, maar te duur. Onderhoudskosten van 25 procent jaarlijks vonden we ook te veel van het goede. En zo’n dashboard hebben we niet echt nodig”, concludeerde hij. De rapportages van Crystal (inmiddels onderdeel van Business Objects) vond hij wel redelijk, maar iets te statisch en te plat. Proclarity viel wel in de smaak. “Net zo duur als Cognos in aanschaf, maar geen verplichte onderhoudskosten. We hadden tevoren de twintig belangrijkste kpi’s (key performance indicators) vastgesteld, waar Proclarity er standaard 80 procent van kon leveren. Bij Cognos was dat voor hetzelfde bedrag slechts de helft. Bovendien is het bij Proclarity simpeler in een later stadium kpi’s toe te voegen dan bij Cognos.”
| Vaste voet In het mkb krijgt bi vaste voet aan de grond, getuige een aantal voorbeelden. De middelgrote woningcorporatie Wonen Centraal (115 medewerkers) in Alphen aan den Rijn gebruikt producten van Information Builders om managementinformatie uit de primaire systemen los te weken. In een later stadium wil de corporatie bepaalde informatie ook ter beschikking stellen aan gemeenten, aannemingsbedrijven en huurders. De Onderwijs Service Groep (driehonderd medewerkers) is het grootste administratiekantoor voor onderwijs in Nederland. Via haar website kunnen de klanten, ongeveer duizend scholen, via een beveiligde verbinding inzicht krijgen in hun financiële situatie. Via modules van Business Objects is het mogelijk rapportages de maken van ziekteverzuim, personeelsverloop, salarisadministratie en dergelijke. Cunningham Lindsey TES, een Nederlands bedrijf (tachtig medewerkers) dat gespecialiseerd is in risicobeheer voor de automotive industrie, gebruikt Proclarity om informatie over de bedrijfsvoering op het scherm te krijgen. De organisatie opereert internationaal. Ze houdt de toestand van auto’s bij van in de fabriek tot aan het parkeerterrein bij de dealer en gedurende het logistieke traject daartussen. Van kennis voor de eigen verzekeringstak zijn deze gegevens gegroeid naar een voor autofabrikanten interessante benchmark. Het bedrijf kan dankzij al die (historische) gegevens meer diensten aanbieden. |
Wilde dwarsdoorsneden
Navision blijft nog steeds de belangrijkste bron van gegevens, maar die worden nu, samen met alle andere, verzameld in de database SQL Server van Microsoft, waar standaard analysegereedschap bij zit. “In Proclarity genereren we de rapporten en maken we analyses. We hebben zojuist de ‘verkoopcube’ ingericht. In latere fases volgen de overige goederenbewegingen, crm/clp, financiën en logistiek”.
Enkele tienduizenden euro’s heeft Maison de Bonneterie tot nu toe uitgegeven: ongeveer 35 duizend voor de software (SQL Server en Proclarity) en circa 25 duizend voor de firma Datacon uit Tilburg die de implementatie doet. “We zijn enthousiast. Het systeem moet zich in de praktijk nog bewijzen, maar het is een leuk project. Bovendien is het op tijd en binnen budget klaar, wat niet gebruikelijk is.”
Het doel van de hele operatie is om beter te kunnen sturen op de primaire bedrijfsprocessen. Dit is mogelijk doordat informatie op ieder gewenst niveau, over alle bronnen heen, beschikbaar is. Zo zijn de meest wilde dwarsdoorsneden te maken (het typische slicen en dicen van bi), legt Van Geijtenbeek uit. Met Proclarity beschikt Maison de Bonneterie voortaan over eenduidige begrippen en neemt de afhankelijkheid van de onderliggende bronnen af. Een ander doel is het terugbrengen van de ict-kosten: de statische, tijdrovende rapportage is vervangen door ‘realtime’ dynamische verslaglegging met minimale aanvullende beheerkosten, omdat Proclarity helemaal past binnen de bestaande architectuur van het modewarenhuis.
Overigens is de onderneming nog niet klaar met investeren. Er moeten nog een paar cubes worden gebouwd. “We doen voorzichtig aan”, aldus Van Geijtenbeek, “omdat een bi-traject vaak nieuwe inzichten met dito vragen oplevert.”
Informatie delen
De kpi’s zijn de belangrijkste meeteenheden die een organisatie wil weten: omzet, marktaandeel, winst, marges, verkoop, geografische gegevens, levertijden en zo meer. “Het moeilijkst is te bepalen wat en hoe je precies wilt gaan meten”, verklaart Buytendijk. “Daarbij moet je oppassen dat je niet te veel gaat meten, want dan heb je weer een zee van data waarin je verdrinkt. Het verschilt per bedrijf waar je de nadruk op wilt leggen. Daarbij heb je twee soorten meetwaarden: de alledaagse en de analytische. De eerste zijn de operationele gegevens, de tweede graven wat dieper en zoeken achtergronden. Wij hebben trouwens in de loop der jaren wel per bedrijfstak benchmarks opgebouwd, zodat iemand zich kan spiegelen aan het gemiddelde.”
Buytendijk kan zich voorstellen dat bi een onderscheidend element kan vormen ten opzichte van de concurrentie; ook in het mkb. “Denk aan autoleasemaatschappijen; je kunt de klant inzage geven in rentabiliteit, in jouw wagenpark. Je moet daar wel goed over nadenken; welke managementinformatie wil je doorspelen en met welke kwaliteit?” De analist verwacht dat het mkb in toenemende mate deze gereedschappen gaat gebruiken en dat dit een neerwaartse druk op de prijzen van de software zal hebben.< BR>
