Jammer dat Hans Kateman moet constateren dat nog steeds veel PR-afdelingen worden benaderd met de opmerking: ‘ik moet wat info kwijt over’. Gelukkig is dat de laatste tijd in mijn omgeving al anders, constateert Rose Marie Keijzer tevreden.
‘Communiceren is niet ganzen mesten’. Onder die kop laat Hans Kateman (Computable, 5 juni) weten dat er niet alleen ‘woorden’ nodig zijn om veranderingen te stroomlijnen. Ondergetekende is het van harte met hem eens en wil bij deze verwijzen naar ‘Woorden stroomlijnen veranderingen’, een in april in dit blad gepubliceerd artikel van haar hand.
Kateman geeft op perfecte wijze aan hoe een communicatieplan in elkaar steekt. In mijn dagelijkse praktijk komen ze ook ongeveer zo tot stand. Het is jammer dat hij moet constateren dat nog steeds veel PR-afdelingen worden benaderd met de opmerking: ‘ik moet wat info kwijt over’. Gelukkig is dat de laatste tijd in mijn omgeving al anders: de werkmethode ‘ganzen mesten’ wordt in een flink aantal gevallen naar de prullenbak verwezen.
Communicatie wordt strategisch opgezet: naast feitelijke boodschappen (bedoeld om kennis en kunde te vergroten) worden ook communicatieboodschappen verwerkt die tot een bepaalde verandering in houding of gedrag moeten leiden (zorgvuldig gedoseerd, maar bijvoorbeeld ook niveau- en cultuurgericht). Uiteraard gaat daar een grondige analyse van de doelgroepen aan vooraf (waar zitten de weerstanden, vooroordelen, hoe is de motivatie, wat is het opleidingsniveau, enzovoorts).
Daarnaast zijn onderwerpen als ‘inspraak’, ‘meedenken’ en ‘kritiek mogen uiten’ aan de orde. In de matrix middelen/boodschappen/doelgroepen worden onder ‘middelen’ ook de werkoverleg- en projectgroep-vergaderingen meegenomen, alsmede speciaal georganiseerde bijeenkomsten. Maar ook andere inspraakmogelijkheden komen aan de orde.
Nieuwe doelgroepen
Verder is vermeldenswaard dat de plannen steeds breder van opzet worden. Aanvankelijk waren ze gericht op de gebruikers, momenteel behoren ook de ontwikkelaars en bouwers van IT tot de doelgroepen. Dit is met name van belang wanneer de ontwikkelaars, bouwers en gebruikers binnen dezelfde organisatie functioneren.
De opzet van dergelijke plannen komt vaak voort uit een algemeen streven de kwaliteit zoveel mogelijk te verbeteren, dus ook de kwaliteit in communicatie. Een aantal bedrijven neemt inmiddels het kopje ‘communicatie’ standaard op in de plannen van aanpak rond de bouw en implementatie van IT. Er worden zelfs checklists ontwikkeld. Voorzichtigheid is geboden, want communicatie (dat blijkt uit het voorafgaande) blijft maatwerk. Professioneel opgezette communicatie kost tijd en geld. Lang niet iedereen is er van overtuigd dat een goed opgezet communicatieplan vruchten afwerpt. Ik zou het leuk vinden op deze pagina daar eens een epistel over te vinden.
Rose Marie Keijzer
Warmond
